对我国档案工作中信息管理技术的分析

对我国档案工作中信息管理技术的分析

范凤英

河北省黄骅市羊三木乡大港油田第六釆油厂工艺研究所档案室061100

摘要：随我国的信息化建设取得了飞速的发展，在国家信息化战略的决策下，信息化建设的力度在不断的加大，信息化技术开始渗透到各行各业中，并取得了非常好的效果。在此情况下，国家档案局也提出了档案信息化的概念，并对我国档案的信息化建设进行了具体的规划，从而使档案信息化建设得以正式的启动和发展，在档案信息化建设的过程中取得的成绩是很显著的，但我们也不能忽视建设过程中所存在的问题，为了保证档案信息化建设的良性发展，需要对建设过程中的信息管理问题和难题采取合理的措施进行解决，从而完善我国档案信息管理技术，使档案信息化建设得以健康的发展。

关键词：档案工作；信息管理；技术

一、我国档案工作中信息管理技术的相关问题

（一）信息技术应用缺乏规划

在一般的公司中，其往往不会对档案管理工作给予较多的重视，相关的管理人员并未对信息技术进行必要的统筹与规划，这在很大程度上降低了其工作效率，同时大大影响了其管理规范化水平，管理部门缺乏科学的标准对档案进行管理。与此同时，该项工作也缺乏完善的运行体系，因此，在信息检索中往往无法获得完整、准确的信息资源，这使得档案的利用效率与管理水平都相对较低，因此，管理工作的统筹规划对于档案管理水平的提升来说起着非常重要的作用。

（二）技术人员专业水平较低

目前，我国档案管理的信息技术人才往往过度集中于部分经济相对较为发达的沿海城市，而经济落后的内陆地区则缺乏必要的专业技术人员，这在一定程度上导致人力资源的分布不均匀，因此，我国在不同城市的档案管理水平往往存在较大的差距，甚至在部分地区，其完全不具有足够的人力资源与技术支持展开档案管理的信息化建设工作。

（三）制度体系不完善

由于目前我国的档案信息化发展历史相对较短，这使得其相关法律法规与制度体系都不够完善，这在很大程度上阻碍了档案信息化建设的发展步伐，从而使得管理水平久久无法得到大幅度的提升。另外，制度体系的不完善使得相关的管理工作缺乏标准、可靠的依据，这在很大程度上对管理规范化水平的提升造成了一定的负面影响，因此，这要求相关的管理人员需要采取必要的措施有效实现制度体系的完善。

（四）管理的滞后性

在我国的档案信息化建设进程中，往往更多的是对信息化、电子的关注，而对档案管理的重视度却不够，其实档案信息化建设的核心应该是对档案管理流程的精简、优化和重组。但在我国现在的档案信息化建设中，却仍在沿用传统的管理体制，使档案的信息化建设与档案管理明显脱离，与为公众提供优质的服务具有很大的差距，档案管理的滞后性很大程度上制约了档案的信息化建设进程。

二、我国档案工作中信息管理技术问题的应对措施

（一）实现技术体系的统筹规划

档案信息化管理主要为了实现信息资源的良好整合与高效利用，同时使得资源的共享性大大提升，能够更好地为航空公司各部门提供服务。因此，在相关信息技术体系的深入改革之前，相关的管理人员应该加强对该体系的统一规划与标准管理，进一步提升技术的规范化应用水平。另外，领导人员应该有效解决当下档案管路工作各自为政的现状，通过对技术体系的统一规划，实现各项技术的良好配合与协调，从而进一步提升档案管理信息化水平。除此之外，相关的管理人员还应该掌握信息技术的基本内容与主要特征，从而为档案工作的顺利开展奠定基础，进一步提升管理效率，实现信息资源的一体化管理，确保信息的完整性与安全性。

（二）提升技术人员的专业水平

目前，由于我国档案信息化管理的专业技术人员相对较少，这在很大程度上对其信息化改革工作形成了一定的阻碍。由于伴随着的科学技术水平的高速提升，传统的技术体系已经远远无法适用于当下的工作需求，因此，这要求相关的技术人员不仅需要掌握计算机技术，还需要了解必要的管理理论思想，从而更好地满足岗位需求。首先，相关的人力部门应该有效拓宽招聘渠道，对人才给予足够的重视与培养，建立高质量的技术人员队伍；其次，需要定期对技术人员开展必要的培训，引导其掌握最新的技术体系，同时掌握一定的信息化管理思想，进一步提升自我专业水平；最后，需要加强与其他公司的交流和合作，加强技术研讨与经验交流，为技术人员创造良好的学习环境与条件，进一步实现专业人才的培养。

（三）建立完善的制度体系

对于目前我国档案管理技术制度体系的建立重要包括两方面的内容，第一，建立完善的法律法规，从而为网络环境的规整、档案信息的管理以及信息平台的建设等工作提供一定的依据，进一步为信息管理技术的规范应用奠定基础；第二，相关的管理人员应该加强对档案工作标准的完善，从而为技术人员的实际工作加以约束与规范，达到信息技术水平提升的目的。总而言之，完善的制度体系对于档案工作技术的信息化建设来说起着非常重要的作用。

（四）加强信息技术的应用

在传统的档案管理技术中，相关信息资源的应用往往会在很大程度上受到空间、时间等各个当面因素的约束，其无法实现资源利用效率的最大化，因此，要想实现档案资料的准确、快速检索，这要求相关的管理人员应该加强对信息技术的应用，通过网络系统与计算机技术等现代化技术体系的应用，从而为档案资料的高效检索提供一定的渠道与途径，进一步提升资源的利用效率。

（五）档案信息管理要统一规划、统一原则

档案信息化建设的目的，是为了将档案信息资源集聚和整合起来，实现档案资源社会共享，更好地为各级领导和机关服务，为社会各界服务，为广大公民服务。为此，档案信息管理工作在当前新一轮深入发展的关键时刻，必须统一规划、统一标准、统一规范，克服各自为政。把握适合档案工作规律和特点的基本原则，才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作。坚持以档案信息开发利用为中心，文档管理一体化、双轨制、确保网络安全等原则。

（六）抓紧档案信息化法制与标准建设

一是加快推进档案信息化法制建设。加快研究和制定电子公文归档、电子档案管

理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展；二是完善档案信息化标准体系。学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善地方性标准规范和实施办法，是档案信息化建设中要解决的一些重要问题。

结语：在我国的档案信息化建设进程中，往往更多的是对信息化、电子化的关注，而对档案的信息管理重视度不够，其实档案信息化建设的核心应该是对档案信息管理流程的精简、优化和重组。但在我国现在的档案信息化建设中，却仍在沿用传统的管理体制，使档案的信息化建设与档案管理明显脱离，与为公众提供优质的服务具有很大的差距。档案信息管理的滞后性很大程度上制约了档案的信息化建设进程，从而在公司发展中无法发挥出应有的作用。对于档案工作中信息管理工作存在的问题进行了分析总结，然后提出了解决的措施，对于档案的信息管理工作具有重要的意义。对于档案的信息进行有效的管理，能够提高档案信息的开发利用，对于公司的发展提供优质的服务。随着信息技术的不断发展，对于档案的信息管理工作应该不断的创新，适应现代化的发展模式，投入一定的资金，建设一支优秀的管理队伍，为档案信息管理工作创造更加有利的环境。

参考文献：

[1]顾问长.档案管理中现代化信息技术的运用分析[J].办公室业务,2019(06):96-96.

[2]啸天雯.办公自动化环境下档案管理的必要性和可行性分析[J].办公室业务,2019,306(01):123+126.