医疗设备档案管理之我见

医疗设备档案管理之我见

吕勤业

吕勤业

广州市中西医结合医院510800

【摘要】随着科学技术的不断进步，医院引进的医疗设备也越来越多，建立和完善医疗设备档案管理对保障医疗设备的使用和医院的正常运行显得尤为重要。本文通过对医疗设备档案管理的重要性和主要内容的阐述，分析了当前医疗设备管理中存在的的问题，并根据实际工作经验，提出了相应的对策。

【关键词】医疗设备、档案、管理

近年来，我国的医疗卫生体制改革不断深入，国家和人民群众对医院所提供的医疗服务要求也越来越高，这也促使得各家医院不断引进、更新和提高自身的医疗资源。其中医疗设备的引进、更新和提高是一个重要组成部分。而如何管好用好本单位的医疗设备，充分发挥现有医疗设备的作用，加强设备档案管理是医疗设备管理的重要一环。从固定资产管理角度来看，由于医疗设备已经成为医院固定资产中的重要组成部分，加强医疗设备档案管理对于降低医疗设备使用成本，提高设备使用率，延长设备使用寿命，以取得更高的经济效益和社会效益将发挥重要作用。

一、医疗设备档案管理的重要性及档案内容

医疗设备档案属于科技档案类，它记载着医疗设备在医院的整个生命周期。因而一份完善的医疗设备档案，应是体现了设备从论证到购买、从验收使用到效益分析，从维护维修管理到设备报废的各个时期的事件记录。

1、医疗设备设备档案记录了设备购买的整个过程

随着国家和地方政府及相关部门对医疗设备购置的规范化管理的要求不断清晰，医疗设备的购置由原来粗放式采购进入到依循国家法律法规和政策进行。一个内容完备的医疗设备档案应当具备对整个购置过程详细记录，包括是否按照相关法律法规要求进行，是否符合当时的政策要求。

2、医疗设备档案记载着设备合法来源

由于医疗设备的特殊性，国家对在我国境内生产、使用的医疗设备建立了专门的法规，即《医疗器械监督管理条例》。具体到作为使用者的医疗机构，对于在用的医疗设备，“出身”是否合法，购进渠道是否合法，在医疗设备档案中应有相关的资质材料予以证明。这一点在医疗器械监管部门检查时非常重要。另外，当牵涉到医疗设备的医疗纠纷时，合法的进货渠道及产品将为纠纷解决提供有利于院方的证据。

3、医疗设备档案记载着设备的初始状态

依照国家法律，医疗设备进入医疗机构时应随机附有合格证，对于高值、大型设备还有在厂测试数据表等。这些资料验证了到院设备是否合格。另外，设备的装箱单、开箱验收单、安装验收单记载着设备配置的最初始状态，为今后设备维修、检测提供依据。

4、医疗设备档案包含了设备的相关技术资料

医疗设备档案中的相关技术资料包括使用说明书、安装图纸、操作手册、维修手册、系统手册等。这些资料可以让使用者按照正确的操作流程操作，避免因为不规范操作，减少医疗设备对人的伤害，降低事故发生率，进而提高医疗设备的有效使用率。

5、医疗设备档案记载着设备的使用过程

作为一项完善的医疗设备档案，其中应包含一定时期的设备使用情况经济分析以及设备维修维护记录。这些资料对于高值、大型设备尤为重要。这些资料将为如何挖掘设备潜力提供依据，为设备运行成本分析提供参考，为今后同类设备的采购在性能、质量及使用率方面提供最直接的数据。在计划对设备进行报废处理时，这些记录将是重要的参考。

二、医疗设备档案管理中存在的问题

1对医疗设备档案的特点认识不足，重视程度不够

在医院中，医疗设备档案一般由档案管理员管理，但档案形成却由设备管理部门完成的。因此，一些医院对于医疗设备档案内应包含的内容不清楚，重要的文件未纳入档案中，造成设备前期管理或后期管理的记录环节缺失，造成档案内容不完整，从而给医疗设备的文件查询工作带来困难。从而影响到政府审计、产品回溯、设备维修、固资管理、成本核算等一系列工作。

2医疗设备档案管理制度有待完善，专门的管理监管机构有待健全[1]

目前一些医院对医疗设备档案管理的制度还相对简单，其设备档案的管理水平也处于初级阶段。随着医疗事业的发展，各级医疗机构的医疗设备在种类、数量上正在快速增加，先进设备取代老旧设备的速度也将快速提升。因此建立一套完善的医疗设备档案管理制度是医院的当务之急。

3档案管理人员能力和素质有待提升

部分医院的档案管理人员由于缺乏专门的档案管理培训和学习，把普通的文件管理方法运用到医疗设备档案管理中来。加上一些管理人员的责任感不强，导致诸如档案随意乱放，借出不及时收回，甚至丢失，给设备档案管理工作造成混乱。

三、对医疗设备管理过程中的建议

1建立健全医疗设备档案管理制度和监管体系

医疗设备档案管理制度是医疗设备档案管理的指导性文件，过去许多医院该项制度过于简单、笼统，对档案管理人员及档案使用者无指导作用和约束力，自然也就缺乏有效管理。医疗设备档案管理制度应遵循档案管理规律，同时又要结合医疗设备的特点建立。对于医疗设备档案虽不一定是设专职人员管理，但必须是有专人负责，并且作为医疗设备管理部门的负责人，应清楚了解设备档案状态，经常检查设备档案的完整情况，及时纠正、指导在档案管理过程中出现的问题。

2多措并举，不断提升档案管理人员的能力和职业素质[2]

医疗设备档案管理应采用多种方式提高管理人员的职业素质和管理水平。可以通过参加档案管理学习班，学习大型医院的的先进管理经验等形式，提高档案管理人员的管理水平。同时要使医疗设备档案管理人员多接触院内医疗设备，了解设备的原理、功能，从而形成一种对医疗设备的直观感受。对于提高档案管理人员的职业素质，可以通过宣传、奖惩等手段，加大对档案管理人员职业道德素质的教育，是他们从思想上重视自己的工作，规范自己的行为。只有建立起拥有过硬的业务能力和较高的职业素质的档案管理人才，才能不断加强医疗设备档案管理，保障医疗设备的正常运转。

总之，医疗设备档案管理是一项十分重要又复杂的工作，需要医院、员工的共同努力，用思想来保障，用制度来监管，用行动来维护。从而不断提高医疗设备档案管理工作，实现医疗设备的正常运行，保证医疗效果的顺利实现，促进医院的可持续发展。

【参考文献】

[1]刘伟.加强医疗设备档案管理提高设备的使用效益[J].中国医疗设备，2010,11(09):82.

[2]刘晓卿．医院医疗设备档案在医院现代化建设中的作用[J].医疗设备信息，2006,9(11):55．