充分发挥企业档案库的作用

充分发挥企业档案库的作用

李世艳

中山长虹电器有限公司广东中山528427

摘要：在当今社会经济发展的大环境下，各种类型的商业企业也随之不断发展壮大。对于一个企业来说控制成本，促进销售等工作固然十分重要，但是立足于企业自身的发展，企业的档案工作也不容忽视。企业档案库是企业管理工作的重要组成部分，它可以通过企业其它活动间接地促进企业经营、盈利。只有做好企业的档案管理工作，充分发挥企业档案库的作用，才能促进企业档案管理工作更好的为实现企业经营目标服务,才能充分发挥企业的优势，推动我国经济发展。

关键词：充分发挥；企业档案库；作用

前言

现阶段在世界和我国市场竞争十分激烈的总体环境下，企业的生存发展也变得日益艰难。对任何一个企业来说，要想适应激烈的竞争环境并在其中脱颖而出都需要不断加强自身建设，提高整个企业的水平，进而提高企业的竞争力适应社会发展。利用企业档案库完善企业发展中的不足可以在一定程度上提高企业竞争力，帮助企业在激烈残酷的市场竞争中取得优势。本研究立足于企业档案库管理的实际问题，通过深入分析，为企业档案库的应用提供一些参考。

1.企业档案库的概况

1.1企业档案库的内容

企业的档案库对企业的经营发展来说十分重要，对企业的档案进行管理包含很多内容，主要有对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等。在这些过程中都要仔细认真，保证企业档案库能起到实际作用。在进行文件收集时要保证文件的完整性，减少遗漏状况的发生。在进行整理时要注重装订过程中的原则，使文件整齐，利于翻阅。同样，对其进行分类也十分重要，要根据实际应用习惯，根据具体内容按“部门”、“大类”、“小类”等进行分类编排。为了使档案文件更好的服务于企业，可以对企业的档案进行编号和编定档号，档案文件需要按照“档案分类编号表”编制简洁明了的编号，且不宜随意修改。档号编定同样需要依照原则、顺序编制。企业应配备相关人员负责档案库中文件的归档和清理，以便翻阅和查档。不仅如此，企业档案还需要注重保存期限，文件的保存期通常有政府相关法令限制。电子文档作为一种新形式不仅可以实现便于管理，还能实现无纸化办公，为企业发展提供便利。

1.2企业档案库的作用

企业档案库对企业来说有十分重要的作用主要是因为档案以行政管理类、经营类为主。行政管理类为企业经营管理提供服务，经营类文件档案通常包括合同文件、会计文件档案等。只有充分发挥企业档案库的作用才能在一定程度上保证企业生产经营的顺利进行。企业档案是企业符合社会法治要求的体现，因为企业的档案直接来自于员工和法人的生产经营活动，是一种直接产物和原始记录。因此，保管好企业档案文件可以在很大程度上保证企业的安全性。除此之外，档案可以促使企业更加适应现代信息化社会的发展，企业档案库中包含大量信息，这些信息是企业分析自身发展状况迎接市场竞争的有力武器，因此，充分利用信息库还能帮助企业分析消费者行为，探索市场发展的规律，进而根据企业自身状况制定有力的发展战略。

1.3树立发挥企业档案库作用的观念

充分发挥企业档案库的作用需要企业全体员工、相关工作者牢固树立发挥企业档案库作用的观念，只有工作者了解档案库的信息，并将其充分利用到实际工作中才能发挥企业档案库的作用。要树立全方位的企业档案观，从企业经营、管理、发展的全局出发，将档案管理从封闭转向开放，使原本以库存形态存在的档案服务于企业。不仅如此，还要树立档案库以企业经营发展为核心的观念。这要求企业档案库的相关工作者具有很强的为人服务，任劳任怨的品质。企业应该对相关工作人员进行考核和培训，并为其实际工作提供便利。同时，相关工作者也要充满工作热情，全心全意为企业服务，将认真、耐心、周到的品质发挥到实际工作中。还要树立档案工作的自我发展观，当前我国社会经济发展迅速，企业档案的相关内容和管理也应该适时发展，以适应社会需要。有条件的企业还应该充分利用自身优势，帮助企业档案库更新升级，进而让档案库更好的服务于企业。

2.企业档案库的应用

2.1提高企业档案库的质量

对于企业档案库来说，文件档案的质量问题不得不提。高质量，以为中心工作提供服务为宗旨和原则的档案管理十分重要。在档案库的日常运行维护中要注重档案信息反馈，并不断改善服务方式。在实际工作过程中，注重档案信息的反馈十分重要，只有这样才能取得良好的信息资源开发的最佳效果。要充分重视使用档案信息的工作人员的信息反馈和要求，要注重档案内容能产生的经济效益和社会效益，并保证其能得到充分的应用和发挥。不仅要加强对相关工作者素质的考察和培养，还要运用现代化的管理方式对其进行管理。现代化的管理方式可以节约管理成本，提高工作效率，符合当前社会经济发展的要求。提高企业档案库的质量是促使企业加强对档案库应用的关键，高质量的文件档案信息对企业经营发展意义重大。各类企业都不能忽视企业档案库信息和档案库管理的作用。[1]

2.2应用企业档案库的重要性

应用企业档案库十分重要，主要有以下几个体现。在企业档案库的长期发展过程中形成理论宝贵的服务经验。自上个世纪九十年代以来,无数企业如雨后春笋般蓬勃发展，经历过几代档案工作者的探索和实践,企业档案库管理已经形成了较为完善的体系，适合在各类企业中推广、应用。较为完善的档案库管理通常包括:编制总目录、分类目录、底图目录、全引目录等,方便利用者查档的检索服务方式;时刻关注企业生产过程、基建技改、设备检修、产品科研等。[2]制定好管理体系后还需要进行标准化、规范化的基础管理，标准化、规范化管理不仅可以为企业档案向现代化迈进奠定牢固的基础,还能构成企业档案提升企业竞争力的基本实力。对一个企业来说行之有效的企业档案管理需要企业内各级领导和档案工作者对优质企业档案管理的重视，只有这样才能从各个层面提高对档案的重视，帮助提升企业综合竞争力。

2.3如何发挥企业档案库的作用

解决如何发挥企业档案库的作用这一问题是发挥企业档案作用的最后一步，也是与实际应用的衔接。发挥企业档案库的作用主要可以通过拓宽馆(室)藏领域、理顺与企业相连的各个渠道、提供档案与强化编研并举。拓宽馆藏领域要从企业生产经营建设出发,结合各种因素,来确定自己的收集范围,进而拓宽馆(室)藏数量、门类、全宗。还要大力收集、存储企业主要产品、主体或特殊设备、营销渠道、科研课题研究报告。还要如上文所述提高馆(室)藏的质量。企业要理顺与企业相联系的各种渠道，档案库的相关工作者在平时工作中要致力理顺与企业各部门、各环节的联系渠道,通过手中掌握的涉及企业各项工作的档案信息为企业核心业务服务,推动企业整体向前发展，创造更大的经济价值。利用现代网路手段进行对档案内容的编研，可以提高档案管理的效率，促进档案信息的有效分享，不断适应市场需求。

3.结语

在当前国内国际市场竞争十分激烈的情况下，我国企业竞争力并不十分明显，尤其是企业内部对档案库的重视和应用还不够。我国企业应该从提高对企业档案库的重视程度开始，逐步将企业档案库中的内容应用到日常生产经营中，为企业提高竞争力服务。除此之外，企业相关管理者还要注重对企业工作者档案记录、管理、应用等技能的培训，使企业档案库中的档案内容等更规范。只有这样，才能充分发挥企业档案库的作用，有利于企业实现自身目标。

参考文献

[1]王毓慧.适应与转变———当前企业管理和技术指导下档案工作的选择[J].中国档案,2005.6.

[2]陈瓦夏.加快发展档案事业是科学发展观的题中之义[J].中国档案,2005.3.