提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化

提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化

徐文博

菏泽市巨野县档案局274900

摘要：档案管理在经济建设和社会各项事业中的作用凸显，且日益受到广泛的关注，要求人员素质高、设备先进、网络建设完备，建立合理有效的、可操作性强的方案，解决现实中的具体问题，寻求解决的方法，推进档案管理的规范化、标准化、信息化进程。

关键词：档案管理；人员素质；科学化建设；存在的问题；解决方法

档案是人类社会活动的原始记录、是人类智慧的源泉、是社会文明的思想宝库、是科学研究的重要资料、是最可靠的固化记录，最具有权威性和凭证性、是社会文明进步的重要标志。随着时代的发展、社会的进步，在市场经济体系建立的过程中，档案作为国家机构、社会组织以及人们在社会活动中形成的有价值的各种形式的原生性信息积累和物化形态，以其包含的数量巨大的关于人民、组织、社会与经济发展、自然现象和事件等各类信息资源，对促进人民对其自身的了解和形成社会民族意识产生巨大的影响。档案管理在经济建设和社会各项事业中的作用凸显，并日益受到广泛的关注，对档案管理也提出了更高的要求。同时不断提高档案管理人员整体素质，其意义深远而重大。档案管理科学化已成为适应社会信息化发展的基本途径，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。

1提高和强化档案管理人员的整体素质，逐步适应和实现档案管理现代化

在新形势下，要做好档案工作，没有强有力的档案管理人员做基础，没有开拓创新的精神，没有丰富的专业知识，提高和强化档案工作就成为一句空话。档案管理人员整体素质关系到档案管理的成败，意义十分重大。因此经常进行专业技能培训、严格考核、优胜劣汰，是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证，也是逐步实现档案管理科学化的重要途径。更新档案管理人员的思想观念、提高档案管理人员的管理水平及信息技术素质，全面提高档案管理人员的素质，逐步适应和实现档案管理现代化。

1.1档案工作人员应具备的素质

随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务的意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展，所以档案管理人员还需具备广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能力等。为适应新时期档案管理工作，档案工作人员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风、过硬的业务技能等素质。只有具备较高素质的档案工作人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。1.2提高档案工作人员的素质

随着社会的发展，对档案管理人员的要求也越来越高，档案管理人员不仅要掌握档案管理基础知识，还要具备新的素质，概括而言，需要在意识、能力、精神3个方面有新的提升。树立服务意识、安全意识和创新意识，打造操作能力、管理能力、学习能力；培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神。因此要抓好档案工作网络建设、抓好档案队伍建设、抓好档案现代化信息资源建设、利用现代化技术，实现档案管理规范化、标准化、信息化。对档案管理人员，按其所具有的专业技能层次，分期举办各种档次的专业技能培训，请档案学专家和实践经验丰富的专业人才传授专业知识；定期实行严格的专业理论与实践测验。实行专业技能培训考核、采取公开招聘，实行公平竞争，优胜劣汰。实践证明，这也是提高档案专业人员整体素质和工作质量的有效方法。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。

2档案管理科学化的概念及作用

档案管理现代化包括规范化、标准化、信息化。档案科学化管理是当下的一个管理概念，首先是一种意识、一种理念、一种态度，还是一种精益求精的文化。目前，档案管理人员所要做的就是怎样把这种意识、理念、态度贯穿于档案管理实践中，使它成为档案管理人员工作和生活中的一部分，切实成为档案管理人员的自然习惯。规范化管理就是建立健全档案法制意识、强化依法治档、深入宣传和贯彻执行《档案法》和国家有关档案工作的法律、法规，促使档案工作逐步走上依法治理的轨道；标准化管理就是指在档案工作领域内，由档案事业主管机关会同标准化部门对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制订出科学统一的规划和技术规范，并予以贯彻执行、修订的全部过程，使档案工作逐步规范化、统一化，以获得最佳的工作秩序和社会效益；信息化管理就是在文件的起草、签发、催办、归档等运作过程是在计算机和通讯线路中进行的，具有方便修改、复制、查询、储存的特点，没有草稿与印稿、正本与副本的差异，实现文件与档案的统一。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案管理人员将面对更多的以磁盘为载体的储存档案，广大信息检索者关心的是信息的内容，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案管理人员义不容辞的责任。不失时机地提供价值的档案信息，必须有一个精选的过程，使得电子档案具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。尤其是珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失，其原始原貌无法复原再生，其损失无法估量。因此，不断强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案有着不可替代的凭证作用，至关重要。由此看来，档案管理科学化是档案利用工作发展的必然趋势。

3档案管理科学化的目的

科技在发展，时代在进步，要求档案管理也应适应当代社会的发展。档案科学化建设的最终目的就是加强档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现规范化、数字化、标准化、系统化、网络化。《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。管理科学化可采用的模式有很多，适合本行业特点的模式是最佳的选择，目前国内档案管理信息化建设通常的做法是在建设计算机、网络硬件平台的同时，逐步实现档案的规范化、无纸化、安全化管理。

4档案管理科学化的关键

随着社会的日趋进步，我国的档案事业也随之发展。从最初的手工档案管理，到公文、档案一体化管理，不仅繁冗、复杂，浪费了很多的人力物力以及存储空间，而且不可避免的是纸质的档案不能长期完好的被保存下来。新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代。档案科学化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快了档案进入科学化管理的脚步。要求人员素质越来越高、设备更新要快、网络建设完备。随着计算机信息管理网的建立与发展，电子档案的使用越来越广泛。电子档案为档案事业的发展提供了机遇，是对传统档案管理深刻的变革。为保证数据的可靠性和通用性，需要按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换、传输；电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门很难完成；电子档案归档的技术处理工作，实施电子文件管理战略。随着档案事业的发展，档案管理和维护水平需要不断提高。新技术的应用、人为破坏、自然灾害、管理低效等导致档案面临着日益严峻的安全威胁。档案安全保障体系构建的基本方针是积极预防、综合防范，在政策引导下建立一种完善长效的安全机制。