档案管理数字化的初步探讨

档案管理数字化的初步探讨

刘文彬

谷城县城乡建设档案管理处，湖北襄阳441700

摘要：在档案信息化之前，由于存放数量多、保管条件差、查找利用率低、档案管理员知识单一等问题，档案管理中心的纸质档案整理复杂，所有档案资料不是来自同一个地方，各部门各自整理，各搞一套等原因，这些工作的整理过程烦琐、复杂是不言而喻的。而且，纸质档案极易受损，保存难度大。档案管理中心的档案众多都是年代久远的档案资料，这些档案资料承载着珍贵的历史查阅价值。这些纸质档案在翻阅或移动过程中不可避免造成损坏，保存难度艰巨，要解决这些问题最好的办法是实现档案管理信息化。

关键词：档案管理；数字化；特点

1数字化档案管理的特点

传统借阅档案操作流程，查阅人必须要亲自到档案管理中心，才能查找翻阅档案并复印所需要的档案资料。整个查阅过程既耗费时间长又时效性受影响。如果异地查询资料，问题更加的突出。纸质档案数量有限，无法满足多人查阅使用的需求，如出现同一份档案同时查阅，就排队等候，档案利用的时效性受影响。档案信息化系统解决了这些问题，它实现精确、快速检索，适合于复杂的模糊查阅功能。查阅人在档案管理系统中检索所需要的公司名称或其他信息能快速查阅，如需要直接点击打印即可。档案管理系统可以多人查阅，只要在多台电脑系统里安装档案管理系统即可多人查阅同一份档案资料，不存在等候排队的情况。档案的传输实现信息化管理后，以文件的方式在线传输，提高传输速度的同时，保证了信息的安全性。保证档案存储的稳定性，保存时间更长，不会受到任何外界环境变化的影响，存储载体多种多样、方便管理、携带与查阅。整理扫描完成的档案资料录入档案管理系统，实现信息资源得到了更大的开发，进一步实现了资源共享，为日后工作提供了一定的便利性。通过计算机技术全程贯穿了每一个环节的工作难度大大降低了，也缩短了工作时间，如有档案资料需要修改直接使用计算机操作，快速找到目标文件，随机完成修改，包括档案的阅览、统计等功能都可实现，缩短时间和节省精力。

2数字化档案在档案管理工作中的作用

数字化档案管理工作可以使单位的档案管理工作更加规范和标准，有效提高工作效率，同时还能节省单位资源，降低运行成本。因此各单位应当不断提高对数字化档案管理方式的重视，逐步学习先进的档案管理技术，提高自身的管理水平。

2.1促进档案管理工作规范化进行

数字化档案管理工作可以帮助单位建立一个完善的档案数据库，将档案信息转换成电子格式还能提高档案查询和管理效率。电子化档案管理数据库并非只能存储电子档案，还可以实现电子档案的规范化管理，帮助单位构建专业的信息化电子档案管理系统，使各个部门的工作人员都可以及时查看以及更新档案信息。这种档案管理方式可以克服传统存储模式存储性较差以及查阅速度慢的缺点，实现资源整合及共享，提高数字化档案管理的效能。

2.2有效提高档案管理工作的效率

随着我国信息技术的飞速发展，我国已经逐渐步入信息化时代，这就要求各单位应当跟随时代发展的脚步，不断学习先进的信息技术来完善自身管理方式。数字化档案是将计算机作为传播的载体，同时还能存储大量信息进行信息管理。由于人工整理方式速度较慢而且容易出现差错，会浪费大量的工作时间，同时会影响管理工作的质量。应用数字化档案管理方式可以加快工作人员管理以及分类的速度，有效缩短工作人员的整理进程，提高档案信息整理效率。

2.3降低企业档案管理成本

数字化的档案信息管理可以有效节省档案存储空间，同时还能减少人工审查过程对档案资料的破坏，降低单位的运行成本。数字化档案管理技术可以将档案存储在硬盘中，管理工作者仅通过计算机就可以完成档案管理与维护，而传统的档案管理方式还会出现纸质资料受潮或者被虫蛀的情况，因此需要耗费大量的人力资源进行档案管理以及修复。而数字化档案管理方式可以进行无限期的资源使用，同时不用担心数据信息的损坏，极大程度地保护了档案的安全。

3档案数字化管理措施

3.1管理系统已逐步整合办公自动化系统

为顺应国家档案管理部门颁布实施的有关文件精神，在外部网络中应将数字档案管理系统应采用物理隔离方式与其它管理系统切断一切联系。但通常而言，研发设计完成的档案管理与办公自动化系统并非由一个软件公司完成，两个系统存在不一致的格式和标准，有时还将产生不兼容问题，在系统之间连接、数据交换及移植等方面容易造成不方便的问题，还容易对档案系统的具体应用造成十分不利的影响。因此，这两个软件系统的研发设计应保持相对统一，在系统数据接口方面应采取兼容性设置，有利于导入和移植档案材料，也便于日后系统的运行维护和升级更新。采用统一标准后，档案管理系统与办公自动化系统可保证文件档案材料管理实现一体化，对于提高管理效率也具有重要促进作用。

3.2提高档案资源信息的数字化管理水平

为实现数据共享，对大数据资源平台进一步加强建设，使档案信息资源在该平台中实现共享，提高档案资源信息的数字化管理水平。如果在档案资源信息管理方式上只是采取单机或内部简单局域网联网方式，不能达到预期效果。为保证有效发挥其重要的利用价值，应基于地方为中心尽快建立档案数据库检索与服务中心。该部门包括全部档案数据信息，有效利用该中心收集整理相关部门对档案利用检索方面的服务需求。构建数据检索与服务中心可使重复归档立卷工作得到有效避免，也能实现对各种档案资源价值的深入挖掘，进而提高档案的有效利用水平。

3.3海量档案数据库加强建设

目前很多部门的档案数据规模还相对较小，只积累了近年来的一些数据，而还存在大部分历史数据没有实现数字化转换，增大了档案开发利用的难度。因此，一定要使数字档案管理系统充分发挥出功能，对以前的历史档案按照一定的计划和步骤逐步完成数字化转换工作，不仅要将一些纸质档案，还要将具有典型意义的荣誉证书等实体档案资源加强管理，应采用数字化方式转换后向系统中存入。而且，数字化处理后的音频、声像等档案资源可对在线播放方式提供相应支持，有利于档案利用效率不断提高。

3.4档案人员加快专业知识更新

我们正处于信息爆炸的信息时代，一定要彻底转变传统档案管理工作方式，将数字化管理与网络化建设作为档案管理工作重心，进而使档案管理工作有利于信息技术的快速发展。因此，对档案管理人员学习理论技术产生十分积极的作用，为提高档案数字化工作水平创造有利条件，随着信息化管理的深入实施，档案管理人员应进一步提高整体工作水平，通过深入学习并领会有关知识使视野不断拓展，知识结构更加丰富和进一步优化，对于提高专业能力也具有重要促进作用，使自己逐渐成为对档案管理业务和信息技术比较熟悉的高水平技术人才。有关部门应在资金方面进一步加大支持力度，为高层次人才的培养创造有利环境，并对教育培训活动定期组织开展，建设一支专业化的档案管理队伍。

4结束语

总之，档案是一个单位最重要的组成部分，要强化规范管理，对归档到移交档案必须统一管理，制定一套严格的制度，并建立健全切合实际的档案管理制度或电子档案查阅管理制度，严格把关实体档案与电子档案的借阅手续，杜绝实体档案与电子档案乱借乱发，防止分散流失。必须提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下基础。对档案的日常保管、利用、借阅做出明确规定，结合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

参考文献

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