档案管理原理在档案管理实践中的运用之探索

档案管理原理在档案管理实践中的运用之探索

刘茹涵

国网湖南省电力公司沅陵县电力分公司

摘要：随着社会不断进步，科技持续发展，我国档案管理事业已步入崭新的发展阶段。档案具有较好的参考与凭证作用，借助文字、图表等形式记载过去与现在的发展经历。作为一项系统化的工作，档案管理中需要优化利用多样化的管理技术，遵循一定的原理，是提高档案管理效率与质量，综合利用档案信息的关键所在。因此，本文作者客观分析了档案管理实践中档案管理原理的具体应用。

关键词：档案管理原理档案管理实践运用

当下，我国计算机网络技术飞速发展，被广泛应用到不同行业和领域中，进一步提高了社会信息化程度，而档案管理工作也面临着更加严峻的挑战。在不同行业、领域发展中，档案形式呈现出多样化的特点，档案数量不断增加，档案工作人员的工作量大幅度增加，工作难度更大，档案调取与分类有着更加严格的标准。为此，在档案管理实践中，档案管理人员必须综合分析各方面影响因素，通过不同途径将档案管理原理巧妙应用其中，促使档案管理一系列工作顺利开展，提到档案信息利用价值。

一、系统管理原理的应用

在现代化管理中，系统理论是必不可少的重要理论基础之一。站在现代管理学角度来说，如果系统管理原理已达到管理的最优化，相关人员必须全面、客观分析对应的管理目标，注重目标系统的“层次性、目的性、全局性”特点。系统管理原理是档案管理学原理之一，在档案管理实践过程中，能够客观展现档案管理的“全宗”原则[1]，是社会大众“最熟悉、最容易接纳”的思维与行为模式。在“互联网+档案管理”时代背景下，系统原理具有的“层次性、全局性”等特点都需要借助“大数据”技术才能顺利实现，“大数据”已被称之为巨量资料。在经济社会飞速发展中，档案资料包含的内容甚至细节都在不断膨胀，每天都有海量的档案数据信息需要处理，也就是说国家档案馆高层次档案管理部门想要更新档案信息的收集、整理等过程，必须从海量的数据信息中迅速找到人们所需的重要的档案信息，不断完善档案内容，使其更加完善。从某种角度来说，系统管理可以让杂乱无章的东西变得井然有序，档案管理必须是整体地规范管理，而不是局部。在系统管理原理作用下，档案管理现代化水平不断提高，而档案管理人员必须打破小生产分割模式，树立系统化的管理理念、整体观念，注重系统项目管控，多角度加强档案管理，为不同行业、领域的持续发展提供关键性的资料信息，提高档案信息资源的利用价值，降低“人力、物力”方面的支出，降低档案管理成本，获取更多的经济利润。

二、整分合原理的应用

展现现代管理学角度来说，整分合原理是指以整体规划为基点，明确分工，分工协作基础上科学整合，提高办事效率与质量。具体来说，相关人员必须结合具体化情况，科学、合理规划其整体，明确各环节事项，使其处于统一的网络体系中，为提高现代管理效率做好铺垫。狭义上说，档案管理工作包括多方面内容，比如，存储、编研、统计、鉴定[2]，广义上说，宣传出版、科研、学会、档案教育等也属于档案管理工作范畴。在档案管理实践中，档案管理人员必须借助整分合原理，促使档案管理工作更加可靠、完整，而不同级别的档案管理部门必须综合分析各方面情况，认真履行自身职责，完成相应的任务，每年都需要以社会市场为导向，制定出科学、合理的工作目标，为提高档案管理工作效率做好铺垫。在档案管理工作开展中，所制定的工作目标也是各级档案部门在某时间段必须达到的效果，是其在档案管理工作与活动中的核心方向，有利于档案管理计划顺利执行，考察、验收档案管理工作绩效方面的重要参考依据，使其更加考核更加客观、公正。在制定档案管理整体目标之后，各级档案管理部门必须根据不同工作岗位性质、特点，层层划分，将整体目标中的具体事项落到实处，确保不同岗位工作人员清楚自身的职责以及任务，进行合理化的分工，优化调整人员结构，有效防止“权、责、利”混淆，确保一系列档案管理工作有序开展。在“互联网+档案管理”时代下，“云计算”是实现整分合原理的核心技术，能够更好地应用到档案管理实践中。就“云计算”而言，有着丰富的内涵与外延，没有统一化的定义，具有多样化的优势，比如，分布式的数据库、虚拟化的技术[3]。在查阅档案数据信息以及关键字中，用户犹如在“百度”中搜索，在档案信息云计算平台中，档案信息已被划分为多个小的子程序，在服务器作用下，形成规范化的系统，在“计算、搜索、分析”基础上，便能呈现出所有对用户有用的档案信息，这是档案管理软件不具备的功能，极大地缩短了用户查阅档案信息的时间，提高了档案信息的利用效率。

三、动力原理的应用

管理离不开强大的动力，需要多层次科学应用动力，确保各方面的管理工作有序开展，这便是所谓的“动力原理”。在现代管理过程中，人们扮演着双重角色，被管理者与管理者，具有较大的能动性，动力原理也被灵活应用到管理实践中，可以充分挖掘人们各方面的才能，在平凡的工作岗位上创造更多的价值。当下，我国档案管理实践中，有着两种动力，即物质动力、精神动力[4]。一是：物质动力。在做一件事情中，人的动力和其在物质与精神方面的追求紧密相连，这也是特别正常的。在档案管理实践中，领导者可以围绕按劳分配原则，充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性，全身心投入到工作中，认真做好本职工作。二是：精神动力。在实际工作中，档案工作人员必须从不同角度入手，准确把握档案管理工作与国防现代化、工业现代化等之间的联系，明确档案工作在不同方面所起到的作用以及取得的成果，根据档案工作人员在档案管理实践中取得的成绩给予不同程度的精神奖励，使其对他们的绩效考核更加客观、合理，积极、主动参与到各类档案管理工作中，注重自身各方面技能的提高，是提高档案管理效率与质量的重要保障。在“互联网+档案管理”背景下，动力原理在档案管理实践中的应用离不开“物联网”的深化，而“物联网”和“云计算、大数据”相同，都有着“新颖、繁杂”的词汇[5]，借助局域网等通信技术，以全新的形式将“传感器、控制器、人”等有机融合，顺利实现人与物、物与物的相连，顺利实现信息化、智能化等。在档案管理实践中，物联网技术等的不断应用有利于档案管理人员借助国内外档案管理方面的新方法、新思维等，获取更多重要的外部信息，是提高档案管理整体水平的关键所在。

四、结语

总而言之，在“互联网+”时代背景下，在档案管理实践中，档案管理原理的应用有着不可替代的作用。档案管理人员必须优化利用云计算、移动互联网、大数据等信息化技术，多角度、多层次巧妙利用各种档案管理原理，动力原理、系统管理原理、整分合原理、反馈原理等，借助反馈原理，可以及时优化改进反馈回来的档案信息，优化整合各类档案信息，有效保护档案信息，提高其利用价值，为不同行业、领域发展提供重要的参考依据，促进其持续发展。以此，不断促进新时期档案管理事业向前发展，走上长远的发展道路。

参考文献

[1]鲍蔚然，周丽霞.基于公共管理视角下的档案管理实践范式转换力场研究[J].兰台世界，2012，26：43-44.

[2]范亚静.档案管理现代化应用中档案管理原理探讨[J].黑龙江史志，2015，11：166.

[3]杜枫.档案管理原理在“互联网+”时代的运用[J].企业改革与管理，2016，05：57.

[4]卢爱凤.档案管理原理在档案管理现代化中的应用[J].中外企业家，2016，18：192-193.

[5]陆宪良，冯玮.信息环境下纸质档案管理的创新探索[J].兰台世界，2010，14：32-33.