企业档案数字化工作研究

企业档案数字化工作研究

章静云

广东省第四建筑工程有限公司

摘要：随着信息化和互联网技术的进步，企业档案管理工作已进入到数字化和信息化建设阶段。运用数字化、信息化技术，使档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥其重要作用，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，势在必行。为适应形势发展的要求，我们着眼未来，对档案数字化进行了多方面的实践与探索。

关键词：档案；数字化；建设

一、首先明确档案信息资源数字化的指导思想

以优化理论为指导，以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好在发挥档案信息资源的作用。

档案信息资源数字化的目标，一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆（室）创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是提高信息传递速度，提供更大范围内的利用。所以说档案信息资源数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其后网上资源共享打下坚实有效的物质基础。

二、档案信息化建设的核心是资源建设

1、档案数字化建设应从标准建设和安全管理两个方面着手。档馆数字化建设的最终目标是实现档案信息资源最大的共享，而档案信息共的前提是包括档案业务流程、管理系统、网络技术、信息交换等方面的标准化与规范化。但长期以来，各地建设数字化档案采用的方式方法不尽相同，档案信息系统没有具体的标准可遵循，数据库的结构不统一，数据不规范，都给实现资源共享带来很大的困难。因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案数字化建设高质量的坚实基础，也是数字化档案馆能否实现最大范围共享的重要前提。

标准化的规范体系包括业务规范、技术标准和管理规则三个层面，数字化档案馆建设中确定标准的原则是优先采用国际通用和适用范围尽可能广泛的标准，以提高系统和数据等软硬件环境的兼容性。如：在技术层面应直接采用国际和国家标准；在数字化档案业务规范层面应优先采用国家标准；在数字化档案管理规则层面则以本馆实际需要为主、以借鉴为辅进行补充，由此形成标准化的规范体系。

安全是数字化档案建设不可忽视的一个重要方面，主要有档案信息泄密和数据丢失两大安全问题。所以数字化档案必须采取一系列措施保证档案信息的保密与安全，通常需要采取制度管理和技术保证两方面的双重措施，方能保证档案信息的基本安全。对此，档案馆（室）的数字化建没中应该形成一套管理制度体系，并采取相应的技术措施进行自动控制。

三、档案信息资源的数字化体现科学性和系统性

1、科学性。我们所说的档案信息资源数字化决不是单纯的档案信息导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而是目录检索数字化与档案全文数字化之和。这就提出在规模庞大的档案资源中，对数字化是全部数字化还是有选择、区分的数字化。档案信息资源数字化应具科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急，分阶段，分层次有步骤的进行。

2、系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论是对档案的来源，还是档案内容的内在逻辑，又或不同档案的关联性等等，都应保持档案信息外在的连贯、完整与内在的有机联系。另外，还包括保持数字化软硬件的系统性。即软硬件的配置、数据库标准等在数字化阶段保持一致性，保证数字化技术、软硬件的可继承性，从而确保数字化系统内在的可持续发展性。

四、档案数字化管理的几点思考与建议

l、提高认识，统筹规划。首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好库藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、库藏数量、档案信息利用等基本情况。根据库藏情况制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。最后，档案数字化是—项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需要分批大量取出，一定要保障原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。

2、加强基础工作，认真做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几个方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。c、数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。

3、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；业务形态于现有技术手段相抵触；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些业务问题和相关技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作，所以应加强这方面技术人员的培养。我们应不断学习最先进的档案管理模式，不断走出去看看，开拓眼界，才能跟上时代发展的主旋律。

4、为发挥计算机网络的优势，重组和再造优化流程的实质，就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析，不但要打破原有业务规程，还要改变行政管理分工，进行全方位的变革。档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响，轻者降低效率，重者决定成败。

五、结语

为了加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用，我公司多年来在财力与人力上花大力气致力于档案信息库建设和档案的数字化工作。档案数字化与利用服务工程是一项长期的任务，需要从理论上解决的问题很多，在实践中遇到的许多问题也不少，我们仍将继续深化，与同行保持进一步的研究与实践。

参考文献

[1]梁景芝，档案数字化建设存在的主要风险和控制，档案管理，2015，06

[2]智璐璐，对当前档案信息数字化的反思，档案与建设,2016(8)