论机关档案管理工作存在的问题及对策

论机关档案管理工作存在的问题及对策

史春艳

辽宁东兴计算机技术有限公司

【摘要】近年来，我国档案事业取得了较大的发展。同时，在机关档案管理工作中的各类问题逐渐显现，不利于机关档案管理工作中的进一步发展。本文对当机关档案管理工作中的各方面问题进行了分析，并提出了相应的建议。

【关键词】机关档案；管理；问题；对策

随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作引起各级领导的重视，发现和解决机关档案管理工作中存在的问题和不足，认真做好机关档案管理工作是各级机关的重要职责和使命。

一、机关档案管理工作中存在的问题

（一）机关档案管理理念亟待更新

目前而言，档案工作其重要性未能引起各机关领导以及机关档案相关管理人员的足够重视的情况非常普遍。一些行政机关档案管理工作人员的管理理念陈旧，将档案工作简单的认为只要保证档案资料不损坏、不丢失就可以，在工作中为了保管而保管，档案资料不能有效的利用。一些单位领导对档案管理的重要性有了一定的认知，但是对档案管理工作缺乏长期有效的规划，没有将档案管理工作提上议事日程，也没有纳入单位年度考核日程，只是将档案管理的重视停留在了口头上。

（二）管理手段落后

随着科学技术的发展，无纸化办公、信息化办公已经成为一种工作的技术手段。而目前大多数机关单位的管理手段较为落后，档案管理的各个环节的完成仍是以手工为主，严重影响了档案管理工作效率【1】。尤其是档案信息仍需要手工检索，存在查询效率低、信息查找不全面、档案出现破损等方面的问题。有些机关单位虽然配有计算机，但是有的没有联网、有的没有安装相应的应用软件，致使这些先进设备资源不能得以充分利用。有的机关单位没有对档案进行集中管理，档案归档不规范、不合理，不便于对档案资料的提取和查阅。

（三）档案保管条件较差

整体而言，我国机关档案管理的相关条件均有了一定的改善，但是仍有一些单位的档案保管条件难以达到档案管理相关标准的要求。一些单位没有专门的档案柜，仍在使用铁柜或者木柜进行档案资料的存放，没有利用效果登记表册，没有建立有效的档案管理制度。有的单位用于档案存放、查阅、利用的空间严重不足，甚至没有专门的档案管理库房和档案阅读室。有的单位设有专门的综合档案室和库房，但是档案柜没有统一规划摆放十分凌乱，相关设备不全或者设备一直没有更新而出现老化，不能达到档案管理的八防要求，存在极大的安全隐患。

（四）机关档案管理人员素质参差不齐

目前，我国机关单位档案管理人员素质参差不齐，且大多数机关单位缺乏掌握信息技术和机关档案管理基础知识的复合型人才。有些单位机关档案管理人员经常出现一些变动，对档案的持续性和完整性造成了一定影响，不利于档案管理的规范性。有些单位的机关档案管理人员一岗多职，没有太多的精力和时间去认真的做好档案管理工作。有些机关档案管理人员没有接受过专业的培训教育，对档案业务不熟悉，业务能力有限。有些单位机关档案管理人员文化水平偏低，缺乏创新精神，服务意识不强，不能充分利用现有的先进设备和先进技术，甚至对新技术不关心。

二、机关档案管理工作的对策

（一）创新机关档案管理理念

随着社会的进步，传统工作受到了各种新型的技术和观念不断冲击，这就要求机关档案相关人员不断更新管理理念与时俱进。首先，机关各级领导应该充分认知到做好档案工作的重要性，树立机关档案管理理念，对机关档案管理工作进行科学规划，将档案管理工作提上议事日程，加强对档案工作的考核力度，促进机关档案管理工作规范化、科学化发展。其次，加大档案工作宣传力度，提高全体员工的档案意识，从而促使各部门员工积极的配合档案管理人员的相关工作，对的相关文件材料进行自觉地整理并移交档案室归档。

（二）改进机关档案管理手段

现在是信息化时代，机关档案管理工作过程中应该与时俱进，积极应用先进设备和先进技术建立网络平台，实现机关档案管理的信息化【2】。建立健全机关档案管理安全保管制度、档案信息保密制度、档案信息公开审核制度等相关机制，对机关档案进行合理的归类，建立一套完善的机关档案检索、借阅、统计的系统，实现档案资源的充分合理利用。责任到人，加强监管，及时发现问题并及时纠正，保证机关档案管理工作科学化、规范化发展。

（三）改善档案保管条件

机关档案管理工作应该严格遵循统一、规范、标准的原则的情况进行【3】。目前，资金短缺是我国多数行政机关档案管理工作过程中所面临的一个重要问题，【4】致使档案保管基础建设落后。各行政机关应该根据其机关档案管理工作的具体情况，制定出一套相应的档案管理标准要求，并积极采取多种路径，借助多方力量来解决资金短缺的问题，进一步加大和完善档案保管基础设施的建设。比如通过争取兄弟单位进行资金或技术方面的支持，或者对机关档案管理工作进行财政预算，向地方政府申请财政支持等方面，购买计算机、建设达标的安全库房，购买档案柜等为档案保管提供一个良好的环境，确保机关档案管理工作顺利进行。

（四）提高机关档案管理人员的整体素质

加强机关档案管理相关人员的相关培训，使其对档案管理相关专业知识有一个系统的了解，增强档案管理工作的业务能力。进行计算机方面的培训和学习，能够运用各种软件系统准确的建立相应的档案资料，提高工作效率。树立机关档案管理意识，调动工作主动性，勇于创新，认真做好档案管理工作。邀请各级优秀档案员对档案管理工作进行指导，对工作中存在的问题进行指正，提高工作质量。

三、结语

机关档案是机关公关活动的真实历史记录，做好机关档案工作对维护职工根本利益、提高机关管理效率具有重要的意义。档案管理工作需要各级领导及全体员工共同努力，以促进机关档案管理工作科学化、标准化发展。

【参考文献】

[1]柯秀娥.谈机关档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2014,(6):58-59.

[2]黄玉玲.档案管理现代化存在的问题及对策[J].城市建设理论研究,2014,(11).

[3]刘丽红.对新形势下机关档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2014,(9):98.

[4]乌云格日乐.关于机关档案管理工作存在问题及改进措施的一些思考[J].新农村（黑龙江）,2013,(24):79-79.