档案信息化建设与公司档案管理

档案信息化建设与公司档案管理

张玲

日照市港口石油有限公司山东日照276800

摘要：公司档案是公司在各种形式的活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等资料。随着信息化、网络化技术的快速发展，可以利用现代信息技术对公司档案信息资源进行采集、管理、利用提供服务，提升公司档案信息化管理水平，为公司生产、经营决策提供参考和服务。

关键词：公司档案；信息化管理；管理措施

1公司档案信息化管理的特点

1.1档案存储数字化

公司档案信息化管理是以档案信息数字化为基础，即将纳入到归档管理范畴的公司档案信息资料进行数字化处理。如运用电子扫描技术将纸质档案信息进行数字化采集，然后将数字化信息录入到预先建立的档案管理软件中，分门别类地做好公司档案信息的管理，最终将其统一归入到档案数据库中，实现档案信息存储的数字化。公司档案存储数字化既节约了存储空间，又有利于档案信息资料的反复查询和利用，最大限度地避免了对公司档案原件的损坏，对保护好珍贵的公司档案原件具有积极的现实意义。

1.2档案管理自动化

在传统的档案管理模式下，需要将公司的档案进行归类，再赋予其每份文件一个编号，并制作成若干个检索卡片，档案管理者根据检索卡片中的特定编号进行档案入库、出库以及应用查询等，档案管理的自动化水平较低。随着计算机网络技术应用到公司档案管理后，公司档案接收、归档、入卷、检索、查询和利用、归还等均实现了在线操作，档案管理的自动化水平显著提升。

1.3档案利用网络化

传统公司档案查询多依靠档案管理人员的手工操作，查询的效率低下，还必须要档案查询者到档案库房查询，受到了时空限制。将公司的档案信息化管理后，可以利用计算机检索功能，输入关键词或字段，快速查询到之前已经录入到数据库中的公司档案信息，档案查询检索的效率大为提升。此外，档案查询也不需要到现场翻阅，在网上填写查询申请，获得档案管理部门的批准后，及时由档案人员将档案信息调取，突破了档案查询利用的时空限制。

2公司档案管理信息化建设的意义

在信息化时代背景下，信息化建设水平已成为彰显公司综合实力以及整体竞争力的关键指标，信息化管理的有效性，直接关系公司的战略化发展。档案管理之所以成为公司管理建设中的要点，是因为档案管理涉及到的是公司宝贵的信息资源，这是公司开展运营管理活动以及落实战略化管理的财富与根据。公司将信息化建设和档案管理结合起来的重要意义主要体现在：第一，有助于提高档案管理效率，减少管理成本支出。信息化档案管理可以改变过去人力处理耗时耗力并且无法保证管理质量与安全的情况，优化信息资源的开发利用工作，保证各项信息资源在公司内部的有效流转能够有效减少共享管理成本的耗费，提升公司的管理效率以及经济效益。第二，有助于提高档案信息检索查询和应用的便捷性。信息化管理技术能够让公司的各项档案信息满足即时查询和多元化查询利用的要求，确保档案信息资源的有效利用，充分发挥档案信息的利用价值。第三，有助于增加档案服务范围。在信息化档案管理实现后，档案资料能够有效复制，从总体上看减少了信息占据的空间，增加了传输速率，满足不同档案信息利用者的需要，更能够发挥档案信息的利用价值，扩大服务范围，促进档案部门地位的提升。

3公司档案信息化管理的措施

3.1增强现代化意识

现代化档案管理观念是档案管理的灵魂。如果档案人员缺乏现代化档案管理理念，就无法开展档案现代化管理。在工作中，档案管理意识特别重要，作为档案管理人员，一旦缺乏了档案管理现代化头脑，即使具备现代化管理设施，也不能有效管理。因此，公司领导要高度重视档案管理工作，并在档案管理工作中发挥领导的指导作用，尤其要更新档案管理者的思想方法，改变落后模式，主动为信息化建设贡献力量。同时，公司档案管理员要积极调动单位职工的积极性，让他们参与到信息化管理建设中来。

3.2完善公司档案信息化管理制度体系

针对公司档案信息化管理的现实需要，在国家档案局出台的档案管理制度的基础上，结合公司自身实际加快建立公司档案信息化所需的制度、标准和规范。例如，出台《公司电子文件管理暂行办法》《公司文件材料归档办法》《OA系统电子文件管理细则》《信息系统运行安全管理办法》《信息系统运行维护管理办法》，以及《公司电子公文管理办法》等等，通过严密的制度体系和行业标准的建设，统一公司档案著录项目、著录格式、检索语言以及数据标准等等，使公司档案信息化管理更加规范，对提升公司档案信息化管理的质量和效率具有积极的现实意义。

3.3提升公司档案信息化管理队伍素质

公司档案信息化建设是一个持续不断的优化过程，在这一过程中离不开一支高素质的档案管理队伍作为保障。首先，公司管理人员要高度重视档案管理人员配备，根据公司档案工作的需要，加大专业档案管理人员的引进力度。此外，要高度重视档案管理人员的业务素质培养，通过邀请业务专家授课等形式，做好现有从业人员的业务素质再培育，尤其是加强计算机、信息网络，以及电子文件知识的业务培训，完善公司档案管理队伍的知识结构和年龄结构，为公司档案信息化管理提供可靠的人才支持和保障。

3.4实现资源共享

要实施档案信息化管理，不仅要有相应的管理机构、过硬的技术支撑，还要建立一整套的规章制度，把信息库建设和档案管理结合起来，让基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来，更合理地使用网络技术，实现信息资源共享，确保信息服务安全并持续循环。

3.5强化信息管理设备基础建设

完善档案信息管理设施是一种安全保障。先进的信息管理设备是档案进行信息化建设的物质基础，在日常档案管理中，设施要经常维修保养，确保设备正常使用。为了提高档案信息化管理水平，单位一定要加大对档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，形成一个设备齐全且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，档案管理的工作效率会大大提高，档案信息化管理进程的步伐也会加快。

3.6重视档案管理安全，积极推动信息化安全建设

当前我国的信息化建设步伐不断加快，大量先进的信息化技术手段应用到档案管理当中，促进了档案信息利用范围的扩大，但同时由此带来的安全问题也必须得到公司的重视。网络平台具有很强的开放性，很容易发生档案信息泄露的风险，如果公司在档案管理信息化建设中出现不当操作或者是技术使用不当的情况很容易带来风险，甚至是产生不可逆转的后果。对此，公司要把信息化安全建设作为档案管理创新的重中之重，对先进的信息安全技术进行合理利用，做好信息安全防护工作。另外公司还要在安全保密教育方面加大投入，使得参与档案信息化管理的各个成员不断提升职业道德素养，增强安全保密意识，适应信息化时代的档案工作要求。

4结语

档案信息化管理工作是一个公司发展壮大的基础工作，作为一个公司经济利益最大服务的档案管理工作，加强档案管理信息化建设很有必要，这不仅能提升公司档案管理和利用水平、发挥档案的信息功能，同时还为公司提供了有效的数字信息，在公司的经营运转、情报价值、评审价值等方面，对一个企业在竞争激烈的市场运转上具有重大的推动作用。

参考文献：

［1］严卉.企业档案信息化管理浅析［J］.信息通信，2018（11）：191—192.

［2］张楠.企业档案信息化管理方法研究［J］.中国民族博览，2018（6）：253—254.