目录全文关联归档法在疾控档案管理中的的应用

目录全文关联归档法在疾控档案管理中的的应用

朴春梅

朴春梅（黑龙江省伊春市疾病预防控制中心153000）

【中图分类号】R19【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2010）20-0011-01

【摘要】进入21世纪，我们处于一个纸质与电子、模拟与数字共存的状态，处于传统管理向现代管理转变的过渡转型期：疾控档案馆内部存有大量的纸质档案、缩微胶片、录音和录像带等各种载体的实体档案，疾控档案馆新接收的疾控档案既有各种形式的电子信息，也有大量的纸质档案。在这个特殊时期，疾控档案载体形式多元化、管理工作复杂化、技术手段多样化、服务利用个性化成为了现实的挑战，而疾控档案管理的组织和队伍却很难随之更新和发展。因此，随着疾控档案资源和疾控档案信息管理规模的不断扩大，疾控档案信息的管理问题势必引起社会的高度重视，要求疾控档案工作者思考统一的管理思路，兼顾所有载体疾控档案的统筹管理，提升管理水平,充分发挥疾控档案的使用效率,真正实现疾控档案的规范化管理，既方便档案工作者，又方便档案利用人员，更能为未来疾控档案资源的社会化服务与信息共享奠定坚实基础。本文简述目录全文关联归档法在疾控档案目录全文一体化管理中的的应用。

1、疾控档案目录信息管理

1.1无论是电子的还是纸质的档案，无论是手工管理还是采用计算机实行自动化管理，整理、分类和编目始终都是档案工作的重要组成部分，疾控档案目录是各级各类疾控档案馆(室)提供疾控档案服务利用的基础信息，也是实现疾控档案检索和提供疾控档案利用的重要依据。为了方便疾控档案利用者，疾控档案馆(室)必须对已有馆藏和以后归档的所有疾控档案的目录信息进行整合，按来源原则或信息分类方式分别进行整理、分类与合并处理，形成能够覆盖各类疾控档案资源的目录信息，并采用疾控档案管理信息系统对疾控档案目录信息实行统一管理，实现目录信息的资源共享和统筹管理。

1.2案卷目录和卷内文件目录的关联管理，即尽可能将卷内文件目录也实行计算机化管理，并与其对应的案卷目录进行关联。当检索到案卷目录，就可以方便地浏览其卷内文件目录，提高检索的准确度；当检索到卷内文件目录时，也能够很快地定位到它所对应的案卷目录及其所在的库房存址，以方便调卷。

2、疾控档案全文管理

2.1疾控档案全文一方面是指馆藏疾控档案内容的数字化信息，如缩微胶片、照片以及纸质疾控档案数字化形成的静态图像文件，磁带、录像带等经过模数转化后形成的声音、图像等多媒体文件；另一方面是指各机构使用计算机和办公自动化系统等产生的电子文件归档后形成的数字化疾控档案信息。这些全文信息是疾控档案的内容实体，与疾控档案目录信息相比较，疾控档案全文能够提供更详细、更完整和更准确的内容和信息。然而，很多疾控档案馆在接收电子文件或进行数字化加工后，没有将这些原文信息很好地管理起来，而是将这些数字化全文和图像存储在光盘、磁盘或网络存储器上，与保管纸质疾控档案一样，把他们放在库房中，甚至没有进行分类、编目，根本无法进行系统化管理或提供利用。这完全违背了馆藏数字化和接收电子文件进馆的根本宗旨。

2.2实行目录全文一体化管理是信息化管理中比较有效的一种方式，其工作原理是首先在疾控档案目录中进行检索，缩小范围，然后再检索全文，以便准确定位查档目标。通常采取的方式是，将疾控档案目录信息采取关系型数据库管理系统实行统一管理，将扫描后的图像文件和新接收的电子文件。疾控档案以文档对象或文件形式存储在文件服务器或者内容服务器上，并通过一定的访问规则将疾控档案目录信息与这些文件对象进行关联。在检索到疾控档案目录信息时，就可以浏览和检索全文。如果在信息系统中，还需要按照系统设定的用户对目录和全文的浏览、检索权限进行处理。

2.3目录全文关联归档法是将电子信息分门别类，整理成方便检索的目录信息，并将电子原文与电子目录进行关联挂接，即将电子信息的目录与全文进行捆绑。具体实现思路就是把目录信息与电子全文信息分开存放，将电子信息进行分类、编目，形成疾控档案目录信息，将目录信息存放在关系型数据库中，将电子全文存放在文件服务器或数据库的二进制存储对象中。因此，在实现电子信息归档时，必须做好分类编目、原文整理以及梳理他们之间的对应关系。同时与之相配套，需要建立“电子信息背景应用环境”自动下载中心，以确保电子文件／疾控档案的可读性。

2.4给出电子信息网络化归档的示范流程。文件中心可以是一个将所有欲归档的信息集中到的一个逻辑管理中心，其物理位置可能是分布式存放在每一个业务系统内部，也可能是存放在疾控档案馆的一个专门的服务器上，网络的使用已经模糊了电子信息的物理位置，只需要按照要求使工作人员方便管理、方便访问就达到目的。目录全文关联归档法采取提供“电子信息背景应用环境”自动下载并提示装载的手段，以满足对那些想查看数字疾控档案信息，但其客户机上没有安装运行环境的网络用户的要求。

3、结论

目录全文关联归档法要求疾控档案工作者要转变传统的工作方法，从疾控档案利用者的需求出发，分析疾控档案被利用的范围和特点，遵循疾控档案管理的原则和标准，对部门形成的数字化疾控档案实行即时归档，即将“目录全文关联归档”的思想贯穿于电子疾控档案形成的全过程。疾控档案馆(室)的工作人员也要充分利用现代化管理手段，通过网络开展指导、鉴定、归档与管理工作，将工作重点转移到分析疾控档案利用者的需求、开发疾控档案资源的编研与开发、监控电子文件的形成过程，将工作模式从“被动接收”转变为“主动挑选”，将真正有价值的、值得保存的电子文件转化为未来社会需要参考和利用的疾控档案资源。疾控档案信息的“目录全文关联归档”方案，充分体现了疾控档案工作者在电子文件归档过程中采取的“主动服务、一体化管理”的全新理念，也保证了归档以后的电子信息能够获得科学有序的管理和提供利用。这种方案已经被很多疾控档案馆所采用，并且推广应用于馆藏疾控档案数字化处理后的目录信息与电子图像信息的管理中，这是目前我国疾控档案信息化工作过程中值得借鉴和采纳的、行之有效的解决方案。

参考文献

[1]傅荣校:《档案管理现代化》,浙江大学出版社2002年版,第13页。

[2]傅华:《论馆藏与馆藏建设》,载《文件论与档案管理》,中国档案出版社1993年,第36页。