广东电网系统人事档案管理人员队伍建设初探

广东电网系统人事档案管理人员队伍建设初探

黄幸珠

（广东电网有限责任公司510600）

摘要：结合广东电网公司系统人事档案管理人员队伍的实际，分析管档人员对于人事档案工作的影响因素，剖析其内在原因，提出人事档案管理人员队伍建设的若干建议。

关键词：人事档案；管档人员；队伍建设

人事档案管理人员对于人事档案工作的质量和成效有重要的影响。本文结合广东电网公司系统人事档案管理人员队伍的实际，分析管档人员对于人事档案工作的影响因素，剖析其内在原因，从而提出人事档案管理人员队伍建设的若干建议。

一、广东电网系统人事档案管理人员队伍的现状

广东电网系统内管档单位（即有人事档案管理权限的单位）共有115家（其中，二级单位1家，三级单位27家，四级单位87家）；人事档案管理人员共128人，负责管理广东电网公司约8万多名劳动合同制员工的人事档案。人事档案管理人员队伍的主要呈现以下特点：一是管档单位多、管档数量多，大部分管档人员为兼职。三级供电单位管档数量多，大多只配有1名管档人员，工作压力较大。二是管档人员流动性呈现两个极端。或是从事本岗位时间过长（容易出现“老油条”、“顽固派”）；或是本岗位的人员轮换频繁（“新手”较多）。

二、人事档案管理人员对于人事档案工作质量的影响分析

在广东电网公司系统内选取19个地市供电局（含县区供电局）的119名人事档案管理人员作为样本，建立以下OLS线性回归模型，分析人事档案管理人员的素质对人事档案工作质量的影响。其中，因变量score为档案工作考核分数，衡量人事档案工作质量；experience为从事档案工作年限、male为性别虚拟变量、age为年龄变量、var1至var5为岗位虚拟变量，var6至var9为学历虚拟变量，var10、var11为专业虚拟变量，作为衡量人事档案管理人员素质的自变量；lquantity为管档数量对数，作为控制变量。表一为各变量的描述性统计。

表一：各变量的描述性统计

从以上分析可知，管档人员的年龄、性别、专业、学历、岗位和档案工作质量之间没有必然联系。我们通常认为的：女性管档人员更具有耐心、更能安心工作或者年纪较长的人更适合从事档案工作，在实际的数据分析中并没有理据。另外，从上述分析发现，对于中青年的管档人员来说，从事档案工作的年限能对档案工作产生正向影响。这主要是因为：人事档案工作具有延续性，档案工作年限的积累能使管档人员不断掌握人事档案工作规律和经验，有利于开展工作和提高档案工作水平，因此对于人事档案工作的质量往往能产生正向的影响。但工作年限长，也容易产生前文所说的一个极端——“顽固派”，工作中过于经验主义，不愿意接受新事物，对新政策新要求敷衍了事。因此，本文认为对于人事档案管理人员队伍建设中，更应该关注如何把管档人员的工作经验转化为优势，以更好地指导实际工作。

三、人事档案管理人员队伍建设的若干建议

结合广东电网公司系统人事档案管理人员队伍的特点和上述数据分析所得结论，尝试对人事档案管理人员队伍建设提出若干行之有效的建议。

1.充实专职管档人员队伍。按照规定：每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。广东电网公司系统内的二、三级单位管档数量均超过1000卷，且除了自身的业务管理职能外，对下属单位还有业务指导和业务监督的职责，原则上应配备一名专职的管档人员。如实在无条件的，也应配备以人事档案工作为主的兼职管档人员。

2.保持岗位的稳定性和兼顾流动性。一方面，要尽量保持岗位的相对稳定性。人事档案工作有较强的延续性，管档人员原则上应保持稳定（至少应在人事档案管理岗位连续工作6年）。另一方面，考虑到管档人员的成长和职业规划，也要适当交流轮岗。要结合岗位人员的工作态度、工作能力、工作业绩进行统筹考虑。

3.建立岗前培训和“师带徒”机制。人事档案管理人员进行轮岗时，新手应在老师傅的带领下，进行一定周期的学习，包括基本的管理制度、业务规范等，掌握基本技能后再正式上岗。岗前培训和“师带徒”机制应重点解决因岗位轮换造成管档人员对现行人事档案管理的政策和制度不熟悉，对具体业务的标准要求在理解和执行上存在偏差的问题。

4.建立定期的业务培训和交流机制。要注重提高管档人员的专业素养，基本的制度、业务要求不仅要熟悉，还要精通。要结合新的形势下，不断加强业务知识学习，拓宽视野，优化知识结构，提高综合素质。上级单位应定期组织相关业务培训班，培训范围应尽可能涵盖各个层级的管档人员。培训的内容应包括但不仅限于制度宣贯、业务讲解、问题答疑、行业动态。在提升管档人员业务能力的同时，更应加强综合素质能力的拓展。同时，在实际工作中，通过交叉检查、交叉学习的形式，为管档人员创造交流的平台，达到相互学习、相互促进的效果。

5.培养管档人员的职业精神。“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。人事档案就是关于每一个人的历史，它记载着每个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩，是历史地、全面地考察了解一个人的重要依据。人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作和人才工作的基础和重要环节。只有做好人事档案管理工作，才能为干部队伍建设提供有力的支撑，这也是衡量人事档案工作是否取得成效的重要标准。要使人事档案管理人员深刻认识到这一点，以求真务实的工作作风，以对每一位员工负责的态度，认真做好人事档案工作。