对基建档案的清理鉴定的探讨

对基建档案的清理鉴定的探讨

张春红

张春红（福建省121煤田地质勘探队,福建龙岩364021）

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-8585(2009)12-0000-00

摘要：整理工程档案工作的经验证明，重要的工程必须要有完整、准确的档案，有真实反映基建设备现状的竣工图，这项工作在工程建设当时不做，事后也非做不可，而事后做，不但困难很多，浪费很大，更主要的是难以保证全部档案的真实完整，这是一项关系百年大计的事情，所以有关部门和有关技术业务人员必须关心并做好这项工作。

关键词：工程建设；档案资料；清理鉴定

档案集中统一管理是档案工作的基本原则。基建工程无论大小和使用性质，它所产生的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，都是建设、设计、施工过程中直接形成的，具有保存价值的、真实记录。是工程项目日后改建、扩建、维修、产权维护的原始依据和重要凭证。所以做好工程项目鉴定工作就显得尤为重要。现在，就怎样清理鉴定基建档案，谈谈笔者在工作中的体会和看法：

一、鉴定工作的基本原则

清理鉴定技术档案是加强技术管理工作的措施之一。这项工作不是单纯地收集整理，更重要的是要审查鉴定原有档案材料的真实性，确定利用价值，核对竣工图。这些都是技术性很强的工作。特别是核对竣工图，必须通过对基建设备的检查，才能更好的保证做出符合现状的竣工图。这项工作又可以同基建设备质量检查相结合起来，因此不能认为，清理鉴定技术档案单纯是档案部门可以完成的事，而必须以技术部门为主，由有关的技术业务人员参加，来进行这项工作。但是技术档案又必须按照档案管理的原则进行整理和鉴定，才有利于长远的保管和利用。所以档案部门必须积极参加，与业务部门密切配合，共同进行。

二、做好基建档案的鉴定工作

（一）鉴定准备工作

在准备工作中，除材料、组织准备外，着重抓好基建档案鉴定工作制度、办法、标准等。在工作中，我们根据工作实际制订出一套进行鉴定工作方法、制度，如我们制订了适合本单位的“鉴定总则”、“验收标准”、“基建档案保管期限”、“档案鉴定处理办法，’。“鉴定的做法和要求”、“鉴定中的编目方法”、“鉴定中的借阅办法”等等。同时，制订鉴定工作计划。这就使鉴定工作能有步骤、有计划的进行，同时在鉴定工作全面展开后，就有章可循，有条不紊，达到以点带面。

（二）明确责任和义务

基建档案鉴定，实际主要是由技术人员来做的，所以，我们应当很好的发动和组织他们，发挥技术人员的积极作用。在实际工作中，主要从以下几个方面，进行鉴定工作的。

1.采取分工包干，负责到底的办法

在工程项目基建档案鉴定中，把工程项目基建档案中的基础文件材料、初步设计、扩大初步设计、技术设计、以及其他方面综合性的技术文件材料，分交由主任工程师负责，各工程项目基建档案中的施工图、通用图、非标准设备等，分交由各室有关专业组负责。其所以要这样分工，是因为基建档案项目多，数量大，涉及的专业面广。清理鉴定基本建设档案的中心问题是鉴定、核对和补制竣工图。因为竣工图是基建设备的实际反映，是管理和维修这些基建、设备的最可靠的依据。在今后的基本建设过程中，要随时注意和保证竣工图的完整、真实、可靠，以避免事后花费很多的人力物力来进行这项核对补制工作。所以，要做好基建档案鉴定，就必须分工负责。这样，技术人员对鉴定任务明确，便于安排计划，把任务落实到具体人身上，有利于基建档案鉴定。在具体作法上应充分发挥主任工程师在基建档案鉴定中的主导作用。在方法上，首先由主任工程师对自己所负责的工程项目基建档案综合部分进行鉴定，并对所负责的每个工程项目在鉴定完毕后，写出设计、建设发展过程及建设依据、保管价值的“鉴定报告书”，作为指导各专业对各个工程项目施工图的鉴定。各专业除按主任工程师的“鉴定报告书”，进行施工图的鉴定外，在鉴定过程中，发现各种问题，随时向有关工程项目的主任工程师汇报，请求解决。这就使主任工程师在基建档案鉴定中，充分发挥了如同在一个工程项目设计时的主导作用，有力地推动了鉴定工作，使基建档案鉴定工作做到了条条块块相结合。

为了确保鉴定质量，提高鉴定工作效率，应当尽力争取作到，鉴定人就是原工程负责人、设计人或配合施工的人。这样做的好处是：便于鉴定中取舍和确定保管价值。因为他们对情况熟悉，知道设计文件的来龙去脉和工程实际建设情况；能节省鉴定的时间，提高工作效率；有利于设计人员今后对该工程项目的设计或进行技术改造工作；使基建档案鉴定有较好的质量。

2.采取领导、技术人员、档案人员“三结合”的办法

充分发挥鉴定工作组的组织作用。具体的组织形式是，在鉴定领导小组的领导下，由各室抽调有经验的技术人员、档案人员在一起，组织成鉴定工作组，工作组的具体领导人，应当是总工程师（或副总工程师）。工作组的人员除亲自参加鉴定工作外，并负责发动和组织各专业人员进行鉴定工作，以及对鉴定成果的检查、验收和处理鉴定中发生的各种具体问题。采取这种“三结合”办法的好处是：加强了在鉴定中间各专业之间、各专业室与档案室之间的相互协作，相互配合；由于各科室在工作组中都有代表，有关鉴定工作，总工程师可在工作组会上一同布置下去，推动工作快，问题易于解决，减少矛盾；思想统一，行动一致，上下左右易于结合，便于领导，便于鉴定工作；由于工作组对鉴定成果进行验收，一般的可以保证鉴定质量。

3.档案保管价值的确定

基建档案鉴定好坏，实质是反映在保管价值确定上是否得当、正确。根据我们的体会，确定基建档案的保管价值，应注意掌握以下几点精神：

（1）已经施工的基建档案，应当永久或长期保管。特别是对于重要的工程，必须严格执行竣工图的编制和审核制度。工程部门在施工过程中，应及时的收集、积累原始资料，完工后即应根据实际情况认真地绘制竣工图。基建单位在验收交接时，应按竣工图进行审查验收。这样做，不仅可以保证竣工图的完整与真实，还避免了事后补制，花费很多的时间去查对、回忆、开挖等。更重要的是对工程质量了解得更清楚、更有利于今后的管理和维修。设计任务书、产品方案、主要建筑物、构筑物、各种管线等的计算书、施工图、竣工图，都应当永久或长期保管。

（2）基建设备在使用中，由于维修、改建、扩建不断在变化着，所以竣工图也必须随着基建设备的变化及时地补充。否则，它就很快失去应有的作用。因此管理维修部门，必须自上而下的建立基建设备变动的申请、批准和图纸的补充修改制度，以保证竣工图永远能够反映实际。

（3）技术档案是技术文件材料转化来的，一项基建工程的技术文件材料，是在工程建设各阶段形成的，它无论在建设过程中或建成后都是不可缺少的。是否建立起正常的技术文件材料的收集、整理与立卷归档制度，是考核技术管理工作好坏的标志之一，所以工程竣工时应把基建工程档案作为整个工程验收的一个项目进行验收。

（4）基建单位，是基建工程的维修使用单位，按照基建工程验收交接办法归定，在工程验收交接的同时接受全套施工和竣工（包括底图）文件。这些文件是基建工程管理和维修的依据。所以验收交接后，接受单位应及时地系统整理，向本单位档案室归档。施工部门，在施工过程中所形成的各种技术文件材料，在工程竣工时除按规定移交给基建单位的以外，应将竣工图、验收交接报告和重要的施工技术总结（措施或方案）收集、整理一套，及时向本单位档案室归档，同时一个工程项目有两个以上施工单位时，由总承包单位负责收集齐全并归档。设计、施工部门的档案具有永久保管价值的，在本单位保管一定时期后，移交给档案馆。

（5）未建设的基建档案或各种未实现的设计方案，由于无实际物，属于纸上的东西，但它可作设计参考，也可以定期保管。

（6）基建档案中还有一部分专用设备档案。如果是已制造安装了的，应当长期保管；假如未制造安装，则可定期保管，留作参考。

三、结论

在鉴定中，只要能够认真的分析研究基建档案的内容，从档案联系到实物，再由实物联系到档案，进行反复比较分析，按上述精神，基本上能较好的确定基建档案的保管价值。确定基建档案保管价值的基本原则，笔者认为，应当是有实物在（如厂房、民房的建筑物、构筑物、设备等），就应当有档案在。无实物的也可在一定时期留作参考。总之，工程档案是工程质量综合反映的实际体现，鉴定工作应从实际出发，定期进行，以全面的、历史的、发展的观点科学地进行档案的鉴定，维护党和国家历史的真实面貌。

参考文献：

[1]陈鸣耀,等.正确定位档案鉴定工作[J].中国档案,2007,(6)

[2]王立华.质量管理体系与档案管理工作[J].中国煤田地质,2001,(3)

作者简介：张春红，（1963-），女，山东淄博人，档案馆员，2001年毕业于厦门大学文秘专业，大专学历，现主要从事档案管理工作。