实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整

实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整

王义江

黑龙江省航道局

摘要：随着科技的进一步发展，电子档案技术得到广泛利用，并逐渐呈现出取代纸质档案的趋势。在这种社会背景下，为了更好的保证电子档案文件管理工作能够安全、有效、科学的开展，档案部门在明确电子文件内涵的前提下，指出了电子文件档案管理工作要点。这里我们就与之相关的内容进行简单探讨。

关键词：电子文件；有效管理；档案

近年来，随着社会经济的发展，档案事业也取得突出成绩，以电子档案为主的档案工作新思路、新方式逐渐被人们认可。面对不断增多的电子档案文件，如何才能在管理中更好的对这些档案资源进行收集、归类、归档已成为当今档案部门工作重点。这里我们就具体电子文件的管理职责、原则做详细分析，并得出了下面结论。

1、电子文件含义

伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是非常重要的信息资源和珍贵财富。《电子文件归档与管理规范》CGB/T188942002）中对电子文件的界定是:电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

从上述电子文件档案含义中我们得知，在目前工作中，不管是办公自动化系统中产生的各类文件，还是用各种智能电器拍摄的视频、音频以及照片文件，他们都隶属与电子文件，同时这一文件还包含了计算机在运行中所发出的指令、运行环境记录等内容。

2、明确电子文件的管理职责

目前，随着电子文件数量的不断增多，要想合理开展电子档案工作，就必须要明确电子文件的管理职责，确保电子档案的真实性、完整性与有效性，通过电子文件管理部门与档案形成部门、收集部门之间的良好合作以及协调方式开展工作，并正确的划分每一个部门需要担负的档案管理职责，具体的工作重点包含以下方面：

2.1档案行政管理部门的工作职责

行政部门档案管理工作是国家对档案事业发展的大力支持，在具体管理工作中深刻引入信息化技术，且同信息化管理部门沟通交流，让本区域的电子文档在信息传输的每一个过程都得到科学管理与监督。由于当前我国电子档案管理模式出现时间不长，各项工作都处于摸索阶段，受经验不成熟、制度不完善等因素的影响，使得电子档案管理工作中难免会产生一定的问题。因此，在具体管理中我们需要引入新技术对档案管理方式进行优化，从技术、理念等方面提高管理效率，强化档案工作质量。

2.2电子文件行政单位的工作职责

电子文件是一个系统、综合的内容，它的管理属于全过程管理体制，从档案系统的设计、档案的收集到档案的归档，是一个系统过程，它的全过程涉及到档案部门、信息部门等多个不同部门，它在具体管理中不仅要各单位相互协调，而且要各单位都做好自身职责，制定科学的管理规范，从而确保档案管理工作的正常开展。

2.2.1档案部门

由于电子文件本身是一种新技术、新产品，其管理方法和模式都处于摸索阶段，这就要求档案部门在工作中不断加大管理力度，并且科学、合理的引入信息技术，让档案部门的工作同信息技术、计算机技术形成一个有机整体，建立一个科学、合理的电子档案文件管理制度。在该部门的工作中，整个工作内容包含了电子归档要求、电子文件的管理期限、档案形式等。同时，在管理中还需要强化本单位与社会之间的联系，确保档案管理系统能满足时代发展、行业进步的需求。

2.2.2信息化工作部门的职责

实现电子文件的真实性、完整性、安全性、有效性和科学性是当今档案管理工作的核心内容，也是不断引入各种新技术、新方法对档案管理策略进行优化的主要手段。在具体的管理中，整个工作内容包含了档案部门与系统开发单位的交流与沟通，由系统开发单位根据档案管理部门对档案管理工作提出的要求进行设计，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份；在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式，其所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。

2.3电子文件形成部门的职责

电子文件形成部门在实际工作中，必须严格按照本单位档案部门的规定要求，要对电子文件的积累、归档等工作进行完成。

实际上，电子文件有效管理工作并不是一个人、也不是一个部门就能够做好的，这需要每一个相关部门的参与，只有真正意识到电子文件管理工作的重要性，积极主动的参与进来，才会为日后电子文件形成、保管、累积等工作奠定良好的基础。

3.明确电子文件的管理原则

档案部门对电子文件要实行前端和全程的控制，即要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一管理原则。

电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它白身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时的情况完全一致（管理时形成的新的元数据和背景信息除外），内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。

电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及:完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。

电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，失去了其存在的意义。

所谓的电子文件安全性主要是指电子文件在运行过程中，对系统安全和自身数据安全的一个过程。通常情况下，电子文件安全管理具体包括了三个方面：首先，电子文件的修改十分简便，并不会留下任何痕迹，这种便捷性也为很多非法操作提供了较大的便利。因此，由于电子文件是依赖于网络环境生存的，而在当前复杂的网络环境中，很容易发生事故，遭到非法人员的入侵，这就极大威胁了电子文件的安全性，很容易发生文件丢失、篡改等情况。最后，因为身份认定技术水平较低，还无法对操作者身份进行准确的认定，致使电子文件合法操作者很难对权限进行有效控制。因此，上述这些问题都是影响电子文件安全性的重要因素，也是我国当前电子文件管理工作中需要亟待解决的几点问题。

4.结束语

综上所述，可以得知，只有加强做好电子文件管理工作，才能充分保障电子归档工作的有效开展，确保电子档案信息的真实、完整。

参考文献：

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[2]胥青云，尹承宏，王培兰.电子文件的特性及其对传统文档工作的影响[J].档案天地.2002（02）

[3]张文元.电子文件全过程管理中的监管研究[J].北京档案.2013（11）