由青海玉树地震引发的档案安全思考

由青海玉树地震引发的档案安全思考

王娅姿

王娅姿(山东经济学院)

摘要：2010年4月14日7时49分，青海省玉树藏族自治州发生7.1级强烈地震，2008年5月12日，四川汶川发生里氏8.0级大地震，两次地震均造成严重的人员伤亡和财产损失。震区档案馆室及馆藏档案受到不同程度的损毁。档案工作者应思考在灾难发生前采取什么措施防患于未然，以减少自然灾害带来的档案损失，保证档案安全。

关键词：自然灾害档案安全做好档案的安全防范工作

0引言

2010年4月14日7时49分，青海省玉树藏族自治州发生7.1级强烈地震，2008年5月12日，四川汶川发生里氏8.0级大地震，两次地震均造成严重的人员伤亡和财产损失。震区档案馆室及馆藏档案受到不同程度的损毁。据统计，在青海地震中，玉树县档案馆1人不幸遇难，1人受伤。灾区档案馆室保管的13万卷档案中，有9家档案室近万卷档案因办公楼倒塌被废墟掩埋，其余12万卷档案均处于震后危房中。汶川地震中，北川县档案馆损失惨重，例如珍档《石泉县志》未被挖掘出来（此孤本共500余页，较完整地记录了羌族1700多年的历史），这是一笔无法弥补的巨大损失。

地震给我们带来的损失是沉重的，因此，在灾难发生前采取措施，防患于未然，就显得尤为重要。这也是当今档案界共同面临的重大难题。

1我国档案的安全防范工作存在的问题

2008年—2009年，国家档案局派出督查组全面开展了对各省、自治区、直辖市和计划单列市档案馆的安全督查工作。在督查中发现，各档案馆在安全防范工作中存在的问题主要体现在以下方面：

1.1硬件建设缺口较大。部分档案馆建设不能满足《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》的要求。具体表现在：档案馆建筑抗震烈度不够，消防等级偏低；库房消防、安防、采暖、供电、给排水等设施均已老化；库房内相对湿度为70％，超过了60％的上限；档案馆所使用的档案盒不符合标准等等。如果灾难一旦发生，这些问题的存在都不利于档案的保存、抢救。

1.2我国许多档案馆室还没有开始档案数字化工作。一些规模较大的档案馆也只对档案目录进行了数字化，档案数字化只是刚刚起步，特别是档案的全文数字化面临着诸多困难。

首先是经费问题，国家用于档案的经费少，现代化设备投入不足，这是制约档案数字化的首要问题。二是计算机信息设备、软件系统更新换代快，档案信息安全要求高，档案数字化标准还有待进一步规范。三是档案人员自身素质还不能够胜任档案数字化的工作，人员老龄化的档案部门更是如此。一些年龄较大的档案管理人员虽然是这方面的专业人才，但却对IT知识知之甚少，而档案数字化工作最需要二者合一的复合型人才。四是档案数字化前期鉴定工作量大，要求高，费时费人，一些档案部门不愿意干。

1.3档案异地备份工作未受到足够重视。首先还是经费问题，异地备份工作的日常运转需要大量的人力、物力、财力，这对档案部门来说有一定难度。其次是日常维护的问题，如何来维护，并且由谁来维护，是寄存单位还是存储单位，费用、责任由谁来承担，这些问题都很难界定。三档案管理人员的安全危机意识不强，没有引起足够重视。否则在汶川地震中，珍档《石泉县志》就可以被保存，避免对羌族历史及其研究造成巨大损失。同时，也有利于灾后死难者人数确定、死者身份认定等工作的开展，节省很多人力财力。

1.4很多档案部门工作机制不健全，安全意识不强，安全工作不扎实。档案安全制度和规范是档案安全工作顺利开展的保证。虽然很多档案部门根据国家档案局的相关要求，建立了适合本地实际的档案安全制度，但是在具体实施过程中，流于形式，少数领导和工作人员的安全意识不强，业务素质不高，工作流程不够规范，工作效率低，随意性大，使得档案安全工作落实不到实处，以致灾难发生时，档案损失惨重。

2采取的措施

2.1加大档案馆硬件建设力度。首先，严格遵守《档案馆建筑设计规范》和《建筑抗震设计规范》，提高档案馆建筑本身的防震能力。建筑本身的抗震系数越高，馆藏档案的安全系数也会随之提高。日本《建筑基准法》规定各类建筑标准能抗8级地震，使用期限要超过100年。因此，要发挥档案馆本身保证档案安全第一屏障的重要作用，相关职能部门在施工中把好关，选择正规的、技术力量雄厚的施工队伍，确保工程质量。对于已建成的档案馆，要按照规范，定期对建筑进行检修，检查地基、墙壁等的构造以及库房内设施是否老化，库房湿温度是否稳定等。对于要建设的新馆，要注意选址尽可能远离海岸线、山体、易燃易爆场所，避免海啸台风、泥石流、火灾的危害。其次，档案装具要经济牢固。应选择坚固的铁质档案柜，不易碎，有利于保存档案。

2.2加强档案的数字化工作。首先档案部门应积极争取国家资金和社会资金，为数字化工作准备好充分的物质基础。在两年内发生两起大地震后，国家和档案部门更应该对档案数字化工作引起足够的重视，特别应对自然灾害多发地区的档案馆在经费及人力物力上优先给予支持，为档案的数字化工作做好准备。绵竹市档案局恢复重建档案工作就是从档案数字化建设抓起，他们的想法得到了绵竹市领导的支持，市财政在当时救灾资金十分紧张的情况下拨款30万元，用于馆藏档案的数字化工作。其次，当今信息技术十分发达，硬盘、光盘技术越来越成熟，其存储空间也越来越大，这为档案数字化的存储提供了足够的空间，曰趋先进的扫描设备使得扫描速度和质量逐步提高，各种管理系统软件的开发也使得档案的数字化管理趋于完善。第三，档案人员的素质决定档案工作的质量，要加强对档案管理人员的培训。档案工作是一项涉及多学科的综合性工作，档案人员不仅需要掌握档案学理论，还要熟悉与掌握同档案工作相关的理论和文化知识，如信息学、图书情报学、社会学、计算机管理及现代化设备的操作技术等等。档案管理人员应当注重自身学习，更新观念，练就过硬的业务技能。

2.3做好电子档案异地备份工作。针对问题，首先档案部门应积极争取各方面经费，来保证异地备份工作的正常运转。其次，国家制定完备政策，界定异地备份工作的相关责任，给予理论指导，保证工作顺利开展。第三，政府加强安全责任意识。汶川地震后，部分省市政府部门已经开始重视档案的异地备份工作，下发《关于做好重要档案异地备份工作的通知》，像天津市与广州市、上海市与重庆市、哈尔滨市与南京市等都共商开展了馆藏档案数据异地备份工作。

2.4抓住机遇健全机制，加强档案人员管理，提高安全防范意识。①健全机制，健全领导机制，健全档案管理制度，健全责任追究机制，健全监管机制，成立领导小组，明确职责，落实任务。同时健全档案安全应急处理机制，确保在灾难发生时，最大限度的减少各类损失。②在健全机制的基础上，加强档案人员管理。首先加强对档案管理员的专业培训和管理，使其知识结构得到更新，熟悉和掌握档案管理专业知识，具备防火、避震、防洪等方面的知识，提高工作人员的档案安全防范意识，适应档案工作的需要。并将档案人员的管理纳入考核目标，增强档案人员的事业心、责任感，使档案工作稳步发展。

3结束语

随着地球环境的恶化，自然灾害所带来的损失将越来越重，档案工作者如果从思想上、行动上对档案安全加以重视，在事前认真做好各项安全防范工作，则可将灾害对档案造成的损失降到最低，最大限度地保护好档案的安全。

参考文献：

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[2]曾少雄.从9.21台湾大地震看城建档案异地备份.[J].中国档案.1999.

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