浅谈CAD电子文件管理

浅谈CAD电子文件管理

李鑫

摘要：中小企业规模较小、产品种类较少、机构设置简单、人员流动性较大，在CAD电子文件管理中，完全按照相关GB执行存在困难，短时间难以做到，但只要把握好几个关键环节，同样可以获得事半功倍的效果。

关键词：CAD；电子文件；电子文件管理

在各种设计行业中，设计生产的主要成果就是设计文件，计算机辅助设计已经取代了传统的形式，但大部分单位对CAD电子文件的管理还重视不够，尤其是归档管理还是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起。同时，受到一些中小单位规模相对较小、产品种类较少、管理层次少、组织机构设置简单、人员流动性相对较大的限制，完全按照国家标准执行电子文件管理存在着许多困难，所以电子文件的管理工作就显得更为迫切。

1CAD电子文件管理的现状

1.1CAD文件的保管条件：多数单位没有将CAD电子文件做为档案文件来保管，有的单位甚至没有固定的保管场所与保管装具。

1.2CAD文件的文件格式种类：多数单位保存软件默认格式。只有很少单位的设计人员考虑到版本与软件间的相互兼容而保存有通用或方便迁移的文件格式。

1.3CAD文件的形成后的保存地：“哪产生，哪保存”，即随时保存在产生该文件的计算机中。

1.4CAD文件的管理负责人：大都采取“谁形成，谁负责”的保管责任形式，没有指定或明确专门的CAD文件管理人或负责人。

根据以上现状，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案就成为广大科技档案工作者的职责。

2完善CAD电子文件归档管理措施

2.1完善制度，合理配置资源

各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

2.2把握关键环节，措施到位

关键环节的把握主要抓住以下几个方面：

第一，拟定本单位有规律的命名方案。完整的命名方案应当包括CAD电子文件目录、子目录和文件的命名规则。在CAD电子文件管理中，“文件名”和文件“题名”是不同的两个概念。文件名只是文件的代号，可以反映文件的内容，也可以不反映文件的内容。而文件“题名”则必须反映文件的内容。

第二，规定本单位有序的文件编号。有关文件编号的总体原则、基本要求、编号方法分类，在《CAD文件管理》(GB／T17825．3－1999)中有明确详细的阐述。CAD文件编号方法包括分类编号法、隶属编号法两类共三种。分类编号法是指按CAD文件的分类编号，按对象（产品、零部件、工程项目）、功能、形状等的相似性，采用十进位分类法进行编号。隶属编号法是指按产品项目或工程项目的隶属关系编号，隶属编号分全隶属编号和部分隶属编号两种形式。全隶属编号，其代号由产品代号或工程代号和隶属号组成，中间可用圆点或短横线隔开，必要时可加尾注号。部分隶属编号，其代号由产品或工程代号、隶属号和识别号组成，其隶属号由部件序号或专业序号编到哪一级，由单位自行规定。

第三，设定本单位可控制的签署与输出方式。纸质CAD文件可按照有关的规定进行手工签署。对于CAD电子文件，常用的方法是在每一文件附上一份相应的签署单。签署单是CAD文件签署的凭证，必须与相应的电子文件一起保存。

第四，制定本单位有限制的共享制度。单位采用CAD技术，最大的好处就是易于共享。但是无限制的共享会给CAD电子文件的管理造成不利影响，甚至会对CAD电子文件的完整性、成套性造成危害。设置共享权限是最常见的限制措施。

第五，确定本单位有效的存储与备份策略。在保存CAD电子文件时，选择适当的存储格式一是方便保管，二是方便交流与共享。以AutoCAD为例，如果一个单位同时在使用AutoCAD2000－AutoCAD2005多个版本，就应当以AutoCAD2000为共享存储格式。其方法是，在AutoCAD2000以上版本的【文件】菜单下，选择【另存为】命令，在“另存为”对话框的“保存类”“下选择2000，再单击【保存】按钮。对现时使用多种CAD软件的单位来说，就需要选择一种几种CAD软件能都读取的格式，作为共享存储格式。比如，使用标准图形文件：IGES、DXF、WMF等格式。”

第六，对所有涉及CAD电子文件的人员进行培训，并在相当长的一段时间内进行强化训练，直到形成习惯为止。

2.3纸质文件与电子文件同步归档

根据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。

2.4重视技术鉴定

工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。

参考文献

[1]GB／T17825．1～10－1999.CAD文件管理.

[2]GB/T17678．1~2／－1999..CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.

[3]GB\T17679－1999.CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试.