文书档案的科学化管理探讨

文书档案的科学化管理探讨

赵益民

山东省威海市人事考试中心264200

摘要：伴随社会快速发展与进步，针对文书档案管理方面也在实时更新着。而文书档案主要负责记载社会组织负担各类管理事宜，其前身是通用文书。包含有总结、报告与布告等。伴随社会发展脚步越来越快，在对文书档案进行管理时也存在着各种阻碍因素。可以说做好文档科学管理是所有管理人员的重要职责，尤其因为当前网络信息逐步扩大覆盖范围，各企事业单位与组织针对文书管理相关人员能力与素质也提出了更高要求，旨在确保档案内容更为精准与真实，最终以此推动社会健康持续发展。

关键词：文书档案；科学化管理；管理模式

前言：文书档案为社会发展记录仪，负责对历史变迁过程中各类信息加以记录，特别是文书档案更是将各单位发展进程详细记载在了其中。伴随文书档案的管理模式日新月异变化着，应当结合创新科学管理模式从事管理工作，以此提升文书档案管理质量，确保文书档案有效信息的安全性，进一步为社会发展做好基础工作，而这也是实现文书档案科学管理的直接表现。所以，本文接下来就将着重探讨文书档案科学管理相关内容，而且针对管理过程中主要存在问题，提出科学管理建议，希望可以对相关人员与事业发展有所帮助及贡献。

一、对文书档案进行科学管理要坚守原则

文书档案工作的规范化、法制化与制度化是实现科学管理的前提，而《档案法》等法规条令，又是做好文书档案管理应当遵守的原则。在档案信息采集、制作、保存、利用等所有环节当中，应当严格遵守相应制度与法规条令[1]。不论机关规模如何，均会生成信息文件等载体，而且通常是随机与渐进式产生的，或是没有任何规律可言的，需要经过漫长积累过程，科学客观取舍计算，通过科学管理使原始记录转身成为纸质及电子形式，给未来实际应用奠定可靠保障。而当中，整理文书作为文书档案着手点，针对不同形式不同性质档案应当严格依据国家有关规定进行，要一个萝卜一个坑，做好细节工作，确保档案资料安全、标准与有效。

二、对文书档案进行科学管理的举措

（一）做好文档的一体化管理

一体化文档管理即将目前管理时各单位独立分散文件与档案，组成统一整体，从而达到统筹管理的效果。该新型管理模式主要内容即彻底改变以往档案与文件管理分散又各自独立的情况，将其统筹为一个管理更加方便的整体。实现一体化管理避免了文书档案管理因为分散独立而增大出错几率，避免因程序太过复杂，而降低工作效率等情况出现，进一步有效控制文档。实现一体化管理使得文书档案科学管理有了更为宽广的发展前景，也使管理工作变得更加系统化与有序化。在进行一体化管理时，文书处理成为所有管理操作中的入手点，这也就说明文件处理质量对管理文书档案所有相关环节都有影响。除此以外，想要真正做到一体化管理就要规范公文处理操作，而这是需要在涉及文书处理时特别要注意的。所以针对文书档案前期处理时达到规范标准，将超前控制做好，才可以称之为文书档案有效管理，将文书档案功能充分发挥出来[2]。

（二）借助计算机技术做好管理

伴随先进科技日新月异发展，全球范围内计算机大面积推广，在文档管理中应用计算机也已经是势在必行的了。借助计算机操作让传统手工操作大步向机械化迈进，也标志着文书档案存储形式由以往的纸质过渡到现今电子资源方式。将计算机作为载体文书档案具备如下优势：一是管理时可实现按件归纳。这某方面减少文档管理相关人员工作压力，进一步让文书档案科学管理工作取得更大成效；二是为已归纳文书修改提供了便利。以往人工操作时，想要针对归类好文件加以修改就要拆卷重新处理，给管理工作人员增加很多负担。但结合计算机处理以后，文书修改就不再那么困难了。在进行修改时，管理人员在键盘上输入相应字符，轻松一按就解决了很多问题，达到了事半功倍的效果。同时，使用计算机方面，因为文书档案资料已经呈电子版显示出来，基于网络技术辅助下，凭借计算机检索功能检索修改文书档案，使得文件查准率大幅提升，换句话讲，该优势是通过传统管理方式望尘莫及的。

（三）电子文件档案储存及备份

电子档案为新时期高科技产物，其生存和可读性均需依靠计算机相关硬件和软件，而想要安全高效管理电子文件，电子文书档案储存与备份就是必须做，也有必要做的。同时储存形式、设备和格式等内容也是至关重要的。通常归纳电子文献时均采取主流储存模式，针对非通用文件则需辅以格式转化功能，对电子档案储存设备要求其完善性和外展性都比较好，可以达到对机密档案脱机保管的效果[3]。还有，应尽可能选择多样化储存方式。

（四）做好文件接收和归档

档案的有效性很大程度上取决于文件最初采集、归纳和评估等操作，文书档案的传统管理模式比较容易做好这些工作，原因是人工操作纸质档案大可以追根溯源，查找到其中痕迹。但是结合计算机管理以后，电子形式文书档案因为其采集、归纳和评估等包括了互相重叠流程，形成最后文献信息以后能够于再次修改后同原文件形成较大出入，加上其转换为电子形式时缺少文件到档清晰界定，而全部由网络上传和复制予以实现，所以，电子模式较难确保其实效性与原始性。因而，处理电子版本时要着重注意确认文件的原始性。需要相关管理人员接收文件时经检验数据信息，当发现不符信息时就要马上发至归档人那里，另外管理人员应尽量确保信息来源主要来自于系统自动提取。所以，档案管理者归档管理文件时要保证资料均符合电子文献动静态信息相应要求。

结语：综上所述，伴随社会经济不断迅猛发展，管理文书档案工作难度也较以往更大了。所以，文书档案相关管理人员就务必对传统管理模式进行创新，朝现代化、科学化迈进，实际工作时要积极灵活、迎难而上。对文书档案推行全方位科学管理，这对管理工作走向更加规范标准是有较高历史意义与现实意义的，同时也要力争全面提高档案管理水平，充分挖掘档案管理功能，调动起文书档案管理应有价值，用管理实际效果为机关工作打好基础，为国民经济发展、国家现代化建设，做出更大的努力。

参考文献：

[1]隋敏.文书档案的科学化管理探讨[J].中国新技术新产品,2011,12:242.

[2]吴雪梅.关于文书档案科学化管理工作问题的思考[J].剑南文学(经典教苑),2013,06:211-212.

[3]杨崴.科学化管理在文书档案管理中的重要性[J].中外企业家,2014,29:207-208.