统一编码：治疗ERP运行混乱的“良药”

统一编码：治疗ERP运行混乱的“良药”

陈振宇神华宁煤集团煤炭化学工业分公司烯烃公司

目前越来越多的化工企业对信息化促进和提升企业竞争力的重要作用有了深刻的认识，大部分都实施了ERP系统、供应链系统、生产MES系统等专业管理软件，为企业提供了业务和决策支持。但如果征询已经实施过ERP系统的企业决策者对信息化的评价，十有八九都是感觉很复杂，比如ERP系统应用时间不短了，效果还是有一些的，但是还有很多业务上的问题没有解决。为什么会出现这种情况呢？

信息化为何不见成效？

ERP系统的真正价值在于它可以解决企业内不同角色之间的信息不对称的问题，帮助决策者掌握全面的生产经营信息，帮助中层管理者掌握本部门内部和上下游业务信息，实现业务协同，把握市场机会，提高业务链的整体运行效率。

ERP系统实施没有达到设想的效果，80%以上是由于“信息孤岛”和“信息不对称”的问题没有得到解决造成的。主要表现为信息标准不统一，致使ERP系统和相关模块独立运行。其中物资分类和物资编码标准是其中关键的问题，物资编码信息的使用贯穿了采购、生产、销售、维护等企业的核心业务节点，各业务过程中的信息共享大部分是以物资编码为基础的，比如，对于生产过程中销售订单分解为原材料的BOM物料清单，提供给采购部门去采购、到货后进入库存、生产过程的领用和发放，企业的基本维修过程，维修备品备件的申请、审批、采购、领用、财务的结算成本和费用等等，物料编码和物料信息贯穿了企业的基本业务流程。

举例而言，某上市大型化工企业是以海洋化工新兴产业为主导，集科、工、贸等为一体的现代化特大型企业，其物资采购部门日常工作量大而复杂、任务繁重。虽然早已实施了ERP软件，但是原有系统没有提供标准、规范、统一的物资编码管理，随着系统应用时间延长，问题越来越突出，严重影响到企业整个ERP系统的有效运转，尤其制约了采购部门的工作。其主要问题表现在：

——物资编码缺乏编制规范，没有唯一的名称和描述控制。由于各部门人员对物资的不同理解，对同一种编码的称呼和描述不一样，往往各部门对同一种物料以不同的名称上报采购部门，而由于采购人员对物资不是特别了解，就可能出现错买、漏买、重复采购或者所买之物非所需等问题。甚至由于物料编码的不统一，采购人员往往不知道应该采购何种物料，最终致使计划混乱、资金浪费。

——对某类物资的计量单位不统一，有些采用“米”作为计量单位，而有些部门则采用“吨”作为计量单位，上报给采购部门后，采购人员还需要进行换算才可以进行购买，这样大大增加了采购工作量，降低了工作效率。

——物料编码的含义定义复杂，把非基本属性的内容也定义到了物资编码结构中这样的定义会导致物资编码所代表的内容已经成为了专用属性，无法通过编码实现信息的共享，同一种物资，由于用到的地方不同，就是两个编码，这样就无法通过编码来共享库存、查询采购历史，节约采购成本的核心问题无法解决。

——物料编码的编制过程和审核过程不明确，绝大部分都要靠人来输入和编制编码，人为因素的干扰是造成系统中大量错码和重码的最主要问题。

建立集成编码系统是唯一“良药”

建立统一、集成的物资编码管理系统，实现物资编码信息的准确、规范，主要包括以下方面的内容：

1、建立标准的物资分类体系，实现分类信息的统一规范化；

2、建立具有物资明细信息的标准化模板描述规则，提供规范化描述，包括物料主要自然属性的确定、取值范围和相互关系。通过标准化模版的管理，为企业在收集整理物资信息的过程中提供规范性和一致性依据，保证编码的唯一性、科学性；

3、提供编码自动生成功能，根据选择的描述自动进行重复性校验和输入值规则校验，根据输入值物料编码自动判别生成；无需人工干预；

4、建议物资编码申请、审核和管理的机制，实现编码申请提交、编码信息审核和规范化、编码生成的业务规范管理流程。

5、提供编码对照功能，与其他信息系统进行物资基础信息的共享和交换，实现集成应用。

“药效”分析

建立集成的物资编码管理系统，能够有效的解决如下问题：

——解决数据标准统一定义和一致性发布的问题。物资编码管理系统作为企业信息管理系统的一部分，为整个信息系统提供统一数据标准，实现物资编码信息数据的集中创建、分子公司分散应用。这不但有利于实现企业层面的集中式ERP系统与在用的其它应用系统的集成，还将给未来建立的其它应用系统提供数据集成标准，为企业业务扩展后的业务系统整合提供数据标准。

——解决企业全面信息集成的标准问题。物资编码的定义和在企业范围内的普遍使用，将为以后系统全面集成提供信息标准，支持业务数据同步机制，使业务信息更加及时、业务流程更加顺畅，实现整条供应链的业务协作。同时，只有在物资编码信息数据统一的支持之下，商务智能（BI）软件才能在整个企业内获得所需的一致性的、可对比的数据，其分析的结果才具备可用性，也才能实现对决策的支持。

通过集成物资编码管理系统的应用，可以实现物资编码和数据管理从分散到集成、从局部到全面、从手工非专业到专业流程管理的转变，夯实基础，实现数据标准的信息治理，为企业提供唯一、规范、科学、一致的数据标准和管理流程，实现业务沟通和数据决策的业务支持。