如何强化当前药品监管档案管理工作

如何强化当前药品监管档案管理工作

莫敏枝

（东莞市食品药品监督管理局，广东东莞，523000）

摘要：近年来，随着人们生活水平的提升，人们对于药品安全的重视程度也就越来越高，这就意味对于药品监管工作的要求也就更高，药品监管档案管理工作作为药品监管工作中的基础工作，其有着非常重要的意义。重视药品监管档案管理工作，能够促进药品监管工作的开展，推动健康的药品监管事业发展。本文对药品监管档案管理的重要性进行分析，对其中存在的问题进行探讨，讨论如何加强当前药品监管档案管理工作。

关键词：药品监管；药品安全；档案管理

近年来，我国人民群众对于药品安全的重视程度越来越高，药品监管工作有了更高的要求。药品监管档案管理是药品监管工作中的基本工作，只有确定了高效的档案管理工作，便能顺利开展药品监督管理工作，对用的安全性加以保障。所以加强药品监管档案管理工作有着重要的意义。

1、为什么要加强药品监管档案管理工作

药品标准、原始数据、检测报告、都是药品监督管理时会产生的大量档案，这些档案通常具有一定的保密性与专业性，这是药品监管档案管理工作与其他工作所不同的。

确保人民安全用药使药品监管档案管理工作的工作目标，在进行药品监管档案管理工作时，背后肩负的是人民的安全。如果药品监管档案管理工作不合格，就会出现人民使用不合格药物，进而产生中毒、不良反应等恶性事件，甚至是假疫苗时间。出现这些事件都体现了药品安全监管不够严格。药品与人民的生命安全密切相关，这也向药品安全监管部门发出了警告，要重视药品安全，从档案管理入手，从基础做好药品安全监管工作。

2、药品监管档案管理工作中存在的问题

2.1不够重视

在药品安全档案管理工作中，普遍存在着过于重视业务而忽视了管理的情况，这表现在进行监管工作时，如果确定，即可完成。而忽视了档案的留存等工作，这使档案管理工作的工作效率大幅降低。表现在工作时随意摆放重要档案、不及时将档案入库使其没有办法管理归类、档案库使用率低为日后检索查证带来不便。

2.2信息管理滞后

互联网的发展为人们的生活带来了许多的便利，我们在进行药品监管档案管理工作时也要把握住互联网信息时代带来的机遇，面对挑战，我们要迎面而上，做好药品监管档案的信息化建设。其中，应首先考虑档案的同步工作，新时期如何将电子档案与纸质档案始终保持一致与同步是其中的主要问题。对广大人民群众而言，电子信息化时代带来的更多是便利，人们可以通过网络查询已通过入网和电子档案的档案信息，这使便利性大大加强，所以在新时期必须重视信息化管理。

2.3管理人员素质有待提高

旧档案管理工作自身性质而言，其是一项具有服务性的工作，而部分单位因此就不重视档案管理工作，忽略档案管理人员的素质，对管理人员的专业性不作要求，管理人员将自己的工作当作大众工作。这直接导致了在药品监管档案管理工作中，管理人员素质差、效率低、专业性差、业务生疏成为普遍现象。药品监管档案管理工作在某些单位由行政办公室负责，这就导致了负责这份工作的人员大部分为兼职人员，没有观念性，缺乏经验，工作水平低。这直接导致了管理工作出现混轮，产生了一定的不良影响，使其他药品监管工作难以顺利开展。

2.4档案管理不规范

药品监管档案管理工作的其中一个主要目的是便于未来相关单位有需要时，方便进行检索和查证。对于年代较长的档案，更需要进行专门的管理。甚至有单位将药品档案随意与其他业务档案掺杂，加大了档案的查证难度，降低了药品监管档案管理工作的口碑。

3、强化当前药品监管管理工作

重视上述问题，促进药品监管管理工作的规范性、有序性，能有效促进药品监管工作的开展。而强化药品监管管理工作的具体手段如下：

（1）药品监管档案管理工作有着复杂的流程，尤其是在收集档案、管理档案、保密档案、查询档案、销毁档案等方面，如果随意地操作，必然会使工作效率大幅降低。这就需要完善的档案管理制度。相关部门要制定一个能够保障档案管理工作有序运作的管理制度。制度制定后最重要的是落实，可制定成电子形式、书面形式，要求每个部门都要组织学习。让每个部门都能意识到档案管理的重要性。向员工灌输认真管理档案的习惯。

（2）对档案管理工作人员的工作环境加以改善。随着信息化时代的发展，药品监管档案管理的信息化需求也变得越来越高，档案管理人员的办公方式也要变得更加信息化，档案电子库的建立，办公软件的熟练操作都是对档案管理人员的基本要求。重视档案信息化管理，提升查证档案的便捷性。而要想改善工作环境，必须对办公设备采取一定得措施加以改善，投入资金，购入现代化档案管理硬件设备、软件设备，对档案存放处要设置监控设备，确保档案能够完好的保存下来。防止无关人员随意处理档案，使档案的完整性以及保密性能够得到保障。在查证档案的阅读区，可适当引入扫描仪、电子查询系统、相机等方便人们阅读，重视档案管理条件，能够软硬件相结合，切实改善档案管理工作环境，提升工作质量。

（3）档案管理人员的素质是不同的，如果档案管理人员素质差，必然使档案管理工作的效率受到影响。对于这种情况，要重视提升方案管理办公室工作人员的素质。在选择档案管理人员时，优先选择专业对口的人才，在进行社会公开招聘时，谨慎挑选，使档案管理的队伍能够得到保证。在选择好优秀人才后，要重点加以培养，对有潜力的人才，在单位进行内部选择、培训、深造，使其能够高素质高效率的优秀管理人员。与档案工作相关的工作人员要组织学习专业知识，提升业务能力，更好地服务与档案。要培养所有与档案管理工作相关人员的档案管理意识，使其能够充分了解到药品档案管理工作对于药品监管工作的重要性，使其能具有一定的职业责任感。在工作中要向员工渗透信息化建设、药品法培训、网络监控等方式，在潜意识中向员工传播加强药品监管档案管理工作的目的。

（4）档案的利用是药品监管档案管理工作的主要目的。要重视档案信息的管理职能，定期核对档案，对档案中真实性不能确认的信息，经过考证后加以处理，力图信息的准确性与真实性，在利用档案时避免被错误误导，发挥档案真实作用。加大对档案的监管力度，重视档案发挥的作用。

（5）重视档案的保存工作，无论是电子档案还是纸质档案的保存都应加以重视，在进行办公环境升级时，要注重电子档案、纸质档案的存档。资料要永久性的保存，要提前考虑到资料的流失性。纸质档案资料在进行保存时，还要考虑档案材料的性质。注意室内湿度不宜过高、使档案受到损害，要在存储档案处配备基本的消防设备，对档案有一定程度的保护。

4、结语

本文对药品监管档案管理工作的重要性进行讨论，对现阶段药品监管档案管理工作中存在的问题进行了分析，例如工作重视程度低、工作人员素质差、信息滞后等，针对其中存在的问题，进行了分析，提出了例如改善工作环境等改善措施。药品监管档案管理工作是一项基础性较强的工作，其也是药品监管工作的基础，现阶段档案管理工作仍存在一些问题，档案管理人员要对问题加以重视，做好基础药品监管工作，确保能够有效的进行档案管理工作，保证资料的真实性，发挥档案作用，促进药品监管工作的进行，跟上信息化时代发展的潮流，为人民群众提供便捷的服务。

参考文献

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