探究档案价值鉴定中的若干关系

探究档案价值鉴定中的若干关系

张显燕

张显燕（黑龙江省泰来农场社会保险事业管理局，黑龙江泰来162400）

摘要：档案价值的鉴定涉及诸多方面复杂关系。面对新情况、新挑战，对相关理念与方法的探讨显得尤为重要。在这个课题的研究上，既要努力避免繁琐哲学，克服理论与实际工作脱节的倾向；又要尽量防止简单化、片面性，不可奢望某种鉴定理论会成为终极真理。本文现就档案价值鉴定中的若干关系做客观要探讨与研究。

关键词：档案价值；档案性质；永久保存；档案管理

档案价值是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出来的有用性及有用程度。其中的主体是指从事社会实践活动，以各种方式和手段认识改造世界的人（个体、团体、人类、社会），客体则是主体进行的社会实践活动所指向和把握的客观对象。承载知识、信息的档案－客体，也只有与主体的需要发生关系才能产生或表现出价值。

1前端控制与后续鉴定的关系

电子文件的鉴定必须实施前端控制。但是，对于具有档案性质的电子文件，特别是今后将向档案馆移交的电子文件而言，对于仍然为数不少的应归档纸质文件，提前到管理系统设计阶段进行的这种鉴定不能成为最后结论。因为前端控制模式的只能鉴定、批量鉴定，在确保应归档文件，特别时应归档电子文件的齐全完整方面具有重要作用，但经过此次鉴定而留存下来的文件，必须继续进行鉴别和筛选。

处于确保齐全完整的目的，加上光盘又有海量存储的优势，所以系统设计阶段的鉴定标准通常都掌握得比较宽松。然而，对于现在实行的双套制，如果按这种宽松标准保持另一套纸质档案，就会产生库藏膨胀。而且，只能标准也不能完全替代内容标准和其他方面的鉴定标准。所以在前端鉴定之后，还应进行一下的后续鉴定：

（1）归档鉴定：在纸质文件向档案室移交前，对电子文件实施物理归档，特别是在将其打印成纸质文件实施双套制保存前，需要根据其具体内容的重要程度淘汰掉一部分。

（2）进馆鉴定：在将具有永久保存价值的档案向终极性档案馆移交前，尤其是在移交纸质档案前要实施进馆鉴定，淘汰掉不该进馆的部分。毋庸讳言，长时期内，我国不少单位化为永久保管的档案，在同期形成的全部文件中所占比例过高。造成这种状况的原因很多，其中之一就是归档鉴定终身，缺少进馆鉴定这个必要环节。重视进馆鉴定，是许多国外档案工作者的共识。

（3）分级鉴定：对于馆藏永久保管档案的分级鉴定，主要涉及保管期限与重要程度的关系。

（4）期满鉴定：定期鉴定保管期满的档案，是档案馆、室又一重要任务。期满鉴定要根据相关档案社会需求的变化情况，对原定保管期限作必要调整，该延长的当然要继续保留，而对确已丧失保存价值的档案，则务必断然处置。

有的档案馆、室待毁档案长期不处置。应该说，对认定为已无保存价值的档案，判处销毁，缓期执行的做法是稳妥而有积极意义的。但是，缓期不能演变成事实上的不执行。如果缓期结束，执行销毁时仍有疑虑，可以有两种变通方法：第一种是销毁纸质档案，保存相对应的光盘等新兴载体。已实行双套制的电子文件便可采用这种办法处置。原本为纸质文件的待毁档案，也可在将其扫描入光盘或微缩后，再销毁原件。第二种是按照“藏档于民”的思路，处置一部分确已丧失保存价值的历史档案。

例如，对于已丧失保存价值的民国档案，经鉴定和批准后可否少量销毁的问题，经过调查研究和讨论争鸣，多数人持赞同少量销毁的意见。那么，可以将这少量的待毁民国档案，经过各种途径，如公开征集收藏者、委托代管等，合法转让或委托给民间机构或个人，经批准后可以有组织、有步骤试点。当然，这里会涉及有关法规的衔接问题，要严格按照依法办事的原则和程序进行。

建政后形成时间已满30年的档案，如不涉及国家机密、商业秘密、个人隐私或其他不宜公开的事项，又被确认为已经丧失保存价值的，可以考虑采用类似的灵活办法处置。对于国家档案馆而言，卸掉了无用的包袱；对于民间收藏者而言，通过合法途径获得了自己喜好的藏品或其保管权，是皆大欢喜的时期。另外，还可以考虑将待毁档案转或委托给档案教学单位代管，作为实验、实习材料让其发挥余热。

对于原定为永久保管档案，尤其是其中已被确认为“三级”的，在满50年或百年时，也可考虑有选择、有重点地进行一些必要的重新鉴定，进行必要的淘汰。

（5）开放鉴定：鉴定的重点是确定哪些档案可以开放，把开放档案与“涉及国家安全或重大利益以及其他到期不以开放的档案”区分开来。应在严格依法办事，确保国家秘密安全的前提下，进一步解放思想，加大开放档案的力度，逐步缩小限制利用并延期开放档案的范围。当前政务公开、现行公开文件利用服务中心等都是加大开放档案力度的一种尝试和实践。

2新职能鉴定论和其他鉴定标准和方法的关系

与前端控制的理念相联系，新职能鉴定论也正在收到中外档案工作者越来越广泛的重视。新职能鉴定论使“过去档案人员对文件内容的灌注，对文件内容能否直接反应公共舆论、用户需求或历史趋势的关注，以转变为对文件通过其形成者职能、计划、活动和业务待所表现的宏观联系的关注。”

出现这种转变的原因是因为文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。既定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值。

由于新职能鉴定论可能带来的简单化、片面性和一刀切问题，在强调以职能鉴定为起点的前提下，在后续鉴定中结合使用直接鉴定法，重视档案鉴定的内容标准和其他县官标准的意义。此外，相对于传统纸质文件，电子文件鉴定的范围扩大了，不仅包括对其信息内容的鉴定即内容鉴定，还包括对其各方面技术状况（包括真实可靠性、可读性、载体状况、有无病毒等）的鉴定即技术鉴定。新职能鉴定论对于技术鉴定显然是不适用的。

就鉴定方法而言，新职能鉴定论强调的实际上是一种间接鉴定法、批量鉴定法。这种方法有简便易行、效率高的优点，但也有无法对文件具体情况进行围观分析的弱点。这种方法适用于前端鉴定，却不适用于多次后续鉴定。在后续鉴定中，更多地结合使用直接鉴定法，仍是必要和可行的。

就鉴定标准而言，职能标准当然是很直观很明确的重要标准。但在后续鉴定中只看文件产生部门的职能显然是不够的，还要具体分析文件的内容、形成者和其他因素。同一立档单位履行同一职能或完成同一项目或开展同一活动所形成的档案，由于具体内容、责任者、时间、地点、条件和作用的差异，其价值差异可能是很大的。

3结论

档案的内容、所从属的职能或项目、形成者（含文件的责任者和档案的立档单位），可以同时列为鉴定档案价值的最重要的基本标准。因此，在档案价值关系中，档案的自身状况及其属性起决定性作用。