基于档案信息化建设与档案管理的几点思考

基于档案信息化建设与档案管理的几点思考

胡敏

胡敏（新津县人民医院611430）

【摘要】档案管理是医院管理中的重要工作，近几年，随着医院的发展和信息技术的应用，医院档案管理面临新的挑战，如何加强医院档案管理信息化建设，具有重要的现实意义。本文针对医院档案信息化建设中普遍存在的问题，提出加强档案管理的措施，探讨如何加强档案信息化建设，以期提高医院档案管理水平。

【关键词】档案信息化建设管理措施

【中图分类号】R197.322【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2014）16-0250-02

1前言

医院档案指的是在医院管理与临床实践过程中，所形成的记录资料，如音视频档案、基建档案、病案、财务档案、文书档案、照片档案、设备档案、教科研档案、人事档案等，具有一定的保存价值。医疗业务的不断扩展使得医院档案管理信息量越来越大，管理内容越来越复杂，档案管理的难度也越来越高。应用传统的管理模式进行医院档案管理，已无法满足现代化医院档案管理的需求。应加强档案信息化建设，进一步提高医院档案管理水平。

2医院档案管理信息化建设现状

2.1缺乏对档案信息化建设的重视

目前，很多医院对于医院档案管理认识程度不足，没有意识到档案管理是医院管理工作的重要组成部分，也没有给予应有的重视。当下，随着互联网与计算机技术的广泛应用，医院信息化建设得到了进一步发展，很多医院开始应用办公自动化系统、医院局域网、实验室信息系统、影响存贮系统、医院信息系统及医院通讯系统等进行档案管理。但由于医院管理层对档案信息化建设的迫切性和作用认识程度不够，没有加强档案信息化建设，使得档案管理信息化建设水平较低。

2.2档案信息化建设与管理不够标准

在医院档案管理工作中，建立一套管理流程、操作规程及工作制度，贯穿于医院档案利用、保管、立卷、收集、编研、归档、整理等管理环节中，使档案管理有章可循，有法可依，是保证医院档案安全性与完整性的重要前提，这就是标准化档案管理[1]。档案管理的规范化与标准化是促进档案信息化建设的重要前提，也是提高档案信息化水平的关键性因素。根据各个医院档案管理的实际情况来看，很多医院的实验室信息系统、人事管理系统、收费系统等层次与所属部门各不相同，管理工作脱节。比如档案管理系统的数据存贮方式与接口存在技术上的差异，将会导致数据信息无法完成共享、交换与对接。在医院档案管理工作中，如果缺乏统一的标准和规范，数据难以实现共享和对接，医院档案信息化管理也就无从谈起。

2.3档案管理缺乏统一的系统软件

大部分医院在档案管理方面，采取的是分散式、多部门共同管理的模式，例如，某医院的设备档案、基建档案与文书档案由综合档案室负责保管，而财务档案、病历档案等，则分别由财务科与病案室保管，这样一来，不仅会造成档案缺失情况，还会降低档案管理的规范化与标准化程度。医院档案管理软件应用水平较低，开发落后，很多医院仍然采用单机版系统进行档案管理，管理系统和软件不统一，难以进行系统更新和升级，不利于管理系统维护，这与现代化医院档案管理需求不符，信息系统难以实现兼容和对接，软件更新迫切。

2.4档案管理人员素质较低

如上所述，医院对于档案管理缺乏认识和总是，采用兼职人员负责档案管理，导致档案管理人员素质普遍偏低。很多管理人员的专业技能水平较低、知识结构老化，年龄较大，不能熟练运用网络技术和计算机技术，降低了医院档案管理信息化建设水平。还有一部分医院，档案管理专业人员工作责任心不强，缺乏创造性，得过且过，不思进取，难以适应档案管理信息化建设需求。

3加强医院档案管理信息化建设的措施

3.1完善档案管理信息化建设基础设施

为了确保综合档案室的管理功能，应完善其基础设施，配置专业设备，如打印机、扫描仪、自动密集架、数码相机及计算机等，提高档案管理数字化水平，使档案综合室具备大量数据存储功能，提高其数据处理能力[2]。完善医院信息管理系统，如实验室信息系统、影像存贮系统、财务收费系统及通讯系统等，在医院档案管理系统中，建立信息中心。配备先进的子系统，开发新的系统软件，以满足医院档案管理信息化建设需求，从而实现医院档案管理子系统之间的对接，采用计算机进行档案与文件的收集、分类、整理、存储与查阅等管理，提高医院档案管理自动化水平。

3.2重视档案信息建设与传统保管

充分利用网络技术和计算机技术，实现医院档案信息化管理，在医院档案储存和查阅方面，提高档案管理的数字化和信息化水平。因考虑到信息技术安全性，电子文档仍不具备凭证作用与法律作用，目前，电子文档仍难以取代实物档案和纸质文件。因此，在医院档案管理过程中，除了要进一步加强信息化建设外，还应重视传统文件保管工作，注意保管好纸质文件。进行档案管理时，应确保电子文件与纸质文件同时归档，实现便捷查阅，保证纸质文件的凭证作用和法律作用。

3.3加强档案信息安全管理

在强调档案管理信息化建设的同时，应加强信息安全管理，确保档案网络化的安全性。档案是一种具有原始性的文件，不可随意篡改，必须保证文件的完整性，加强信息安全管理。制定安全防范措施，采用防火墙、网关等技术，保护档案，避免网络攻击，防止黑客入侵[3]。在医院档案网络中心系统中，设置访问密码或权限，采用认证、数字签名及密匙等加密技术，全面保护电子文档。对于档案数据，必须进行备份，加强电子档案的维护和检测，保障档案安全。

3.4提高档案管理人员素质水平

注重人才培养，加强档案管理人员的培训，定期进行档案管理新技术、新知识培训，使管理人员掌握信息管理技术、网络技术及计算机技术等，提高管理人员档案管理水平。另外，还应提高管理人员的责任意识、管理意识和信息意识，提高其综合素质，为医院档案管理和信息化建设提供人才支持，确保档案管理工作的有序开展。

4结束语

综上所述，在医院档案管理工作中，应加强信息化建设，提高档案管理标准化程度，做好档案保管工作，保证文件安全性，进一步提高医院档案管理信息化建设水平。

参考文献

[1]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊,2014,10(07):162-163.

[2]王晶,李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息,2010,04(11):208-209.

[3]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报(哲学社会科学版),2010,22(01):114-115.