国内外智能档案管理系统的比较研究刘德良

国内外智能档案管理系统的比较研究刘德良

刘德良

临沂市公路局山东临沂276000

摘要：本文就档案管理智能化的国内外研究现状进行了梳理，分析了我国在智能档案管理研究领域取得的一系列进步，提出我国在智能硬件和检索算法方面还有很大的改进空间。

关键词：档案管理；智能化；检索算法

一研究背景

鉴于档案管理工作的重要性和不可替代性，人类对于智能化档案馆的研究可谓是孜孜不倦。近几年，科学技术的迅速发展、社会信息化的推进和网络应用的日益广泛，为档案管理智能化的理论研究以及实践建设提供了科学的理论基础。就目前来看，国内外对于档案智能管理系统的研究，主要分为两个方面：

一是指档案资源需要智能化，而智能档案馆是在数字档案馆的基础上，通过各方面的提升得来的，是通过对各类资源（如档案馆管理系统、档案馆网站平台、数字化馆藏等）的建设以及整合来实现的；二是指档案建筑需要智能化，它是由档案馆建筑、场所以及建筑智能化系统有机结合在一起的，其内涵主要包括档案馆建筑与场所相关的通讯自动化、控制自动化、办公自动化以及灭火自动化等四点。

虽然智能化档案馆的建设取得了长足的进步，但由于技术的更替和面临更复杂的情况，档案管理某些方面的性能还需要提升以及补充。如：面对日益增长的档案量，我们需要选择更好的数据分类检索算法；面对框架性能的下降，我们要选择性能优异的框架；面对档案定位管理的繁琐和枯燥，我们需要考虑如何更方便、快捷地实现档案的信息管理等。

二国外的智能档案管理研究

国外的档案部门在研究智能化对于档案管理的意义方面起步是较早的，从1990年初就开始对智能档案的管理系统方面在概念和理论上的研究和探讨。在智能化档案管理方面，美国、西班牙、日本、加拿大、英国、比利时等很多国家都起步较早，并且在这方面有了不俗的研究和实践成果。其中美国和英国更是它们中的佼佼者，在智能化档案馆管理建设方面，不仅仅是研究比较早，其发展也比较快。美国在20世纪90年代的中后期，美国国家档案与文件管理局（NARA）就开始了对档案智能化管理的研究和筹建工作。2000年3月，NARA与美国国家科学基金会合作，共建一个没有纸质档案的智能化档案管理系统，并于2009年完成。它标志着美国的智能化档案管理系统建设已经进入了新的阶段。同样，英国也提出了UKDA计划，同时实施了针对于政府机构的EROS（电子记录政府系统）计划，该系统有很优秀的功能和算法，例如，有自己的检索系统，采用按档案类型、关键字、内容或时间等分类途径。主要功能包括：接受、存储、保管政府各部门需要永久保存的重要档案信息，同时在需要时能提供利用。

三国内的智能档案管理研究

国内智能化档案馆建设的初期大概是在2000年初。国家档案局把智能化档案馆项目的开发研究，纳入到国家档案局的长期规划中，这同时也是中国真正意义上第一个智能化档案馆的开发研究项目，之后，国内的档案管理智能化发展步入正轨。

至今为止，国内智能化档案馆已经有了不少的成果，如：无线射频技术的引入、互联网技术的应用、监控系统的智能化、硬件设施的自动化，甚至还有人提出档案的生态化，这些无疑都不断的改善着我们的档案馆。但是不可否认的是，我们的智能化档案馆还是存在一些需要改进和优化的不足点，甚至某些方面还有空白需要填补。

一种智能档案馆是主要依靠硬件，来实现档案管理的智能化。例如，浙江省绍兴档案馆将RFID技术与智能管理平台相结合，取得了良好的效果。虽然它使得档案管理更自动化、智能化，但在实现档案的精确定位方面还是空白，同时档案信息的信息的安全和检索算法效率方面也有提升的空间。而另一种智能档案馆强调管理自动化，同时提出同信息资源相结合的智能化管理策略。如苏州档案管理中心，他们将无线射频技术、智能化管理系统与智能化库房相结合，对档案信息进行智能化管理，同时又开发了自己的档案的管理平台，更好地处理繁杂的档案管理。但是缺点是，它的信息平台的框架需要进行优化和提升，同时在面对大数据量的档案时，其检索效率下降明显，不堪重负。

四总结

伴随着国内档案管理工作者的努力和互联网技术的发展，我国的档案管理智能化进程取得了长足的进步，不但硬件场馆，服务设施方面与国际主流进行接轨，而且在规模化、规范化以及检索算法方面也逐步迈向世界先列，为档案管理的智能化做出了巨大的贡献。

参考文献：

[1]朱治军.人工智能在智能数字档案馆建设中的应用[J].档案时空，2010（2）：13-15.

[2]刘杰，屠跃明.智能档案馆：提升档案馆职能的实现能力[J].档案与建设，2009，2009年（11）：8-9.

[3]王茹熠.网络环境下高校档案馆提供智能服务的思考[J].兰台世界，2008（12）：14-15.