简析如何加强档案信息化建设与管理

简析如何加强档案信息化建设与管理

董宏玥

工业和信息化部教育与考试中心

引言

档案信息化建设指的是使用网络、计算机、数字化等多种技术，系统组织传统的介质文件及已经归档保存的电子档案使其形成具有一定有序结构的档案信息库。随着信息技术的飞速发展，档案信息化建设工作逐渐发展成为各行业领域信息化建设的重要组成部分。传统的纸质档案在保存、管理与保养方面存在着很大程度的困难，而且其安全性及资源共享率也比较低，已经无法与现代档案管理的高标准要求相适应。为了与时代发展的要求相适应，加强档案信息化建设工作显得尤为重要。基于此，本文主要结合档案信息化建设中存在的问题，探讨加强档案信息化管理的几点对策，以期能够为提高档案管理水平与质量提供一定的借鉴与参考。

1档案信息化建设的特点

与以往传统的纸质文件相比，档案信息化建设具有以下几个特点：

1.1快捷传输

传统的纸质文件具有周期长、传输速度慢等特点。信息技术的飞速发展，使电子文件能够直接在网上进行接收与传递，明显减少了传递与阅览的时间。就远程文件而言，借助网络进行接收与传递，不仅明显缩短了空间距离，还大大减少了时间与人力成本。另外，档案信息化建设还有效避免了纸质文件在传递过程中出现丢失、人为损坏等现象，为档案的安全性提供了有力保障。

1.2存储量大

档案信息化建设综合使用了网络、数字化、扫描技术等多种信息技术手段，使档案信息的存储量明显增加，而且其容量与存储密度也大幅提升。通常情况下，纸质文件只能够记录文字、图表、图片等信息，而电子文件却能够对文字、图表、图片、声音、视频等信息进行同时记录，仅仅使用一张光盘、一个U盘、一个硬盘就能够存储大量的信息，而且还具有易操作性、选择性等优势。

1.3精益高效

纸质档案往往需要打印很多份，尤其是多部门需要时需要多次进行重复打印，实施档案信息化建设，使档案能够直接在网上进行传输，可供多个部门同时阅览与处理，而且档案信息化的使用范围广且传输速度快，既减少了浪费现象，提高了工作效率，还使单位的精益管理水平实现显著提升。

1.4便于利用

在查阅传统的纸质档案时需要一步一步地进行检索与查阅，既费时又费力。档案信息化管理使用计算机进行检索，能够及时、快速地查找所需文件，既轻松又快捷。尤其是针对需要重复使用的文件，对其进行网上查阅与利用，既能节省时间，还能保护纸质文件的安全性，使档案的利用效率到显著提升。

2档案信息化建设中存在的问题

2.1专业人才缺失

档案信息化管理不仅要求管理人员具备专业的档案管理知识，还必须对计算机技术操作进行熟练掌握。然而，在实际的档案管理工作当中，缺乏专业的档案管理人员，现有的档案管理人员均为兼职等非专业人员，部分档案管理人员没有经过培训就直接上岗，不能熟练掌握档案检索、查询等操作流程；还有一部分档案管理人员对计算机操作及网络技术等知识知之甚少。总体而言，在实际的档案管理工作当中，缺少专业型的熟练掌握业务知识及信息技术的复合型人才，使档案信息化建设的功能与作用无法得到充分发挥。

2.2设施落后，档案整理混乱，档案保管出现问题

设备的质量问题与信息化建设进程密切相关，数字化档案对设备提供了更高标准的要求。然而档案室现有的设备大都比较陈旧，不利于高效管理电子档案。以往传统的纸质档案极易出现漏印、错印、题目错误、排序及装订混乱等一系列问题，因此导致扫描录入的电子档案也存在着一定程度的问题。而且，电子档案往往借助计算机、网络等技术设备进行管理，一旦计算机出现故障且没有对档案进行备份，或网络瘫痪时，极易丢失档案文件，由此造成无法挽回的损失，由此可见，档案保管也存在着一定的问题。

2.3档案信息安全受到严重威胁

虽然档案信息化建设具有方便快捷、存储量大、传输速度快等优点，但是计算机也存在着一定的安全问题。随着信息技术的飞速发展，计算机网络技术也突飞猛进，然而其安全措施仍然存在着很大程度的漏洞。由于网络对所有人开放，为病毒入侵计算机提供了良好的条件。计算机在遭受病毒入侵之后将无法正常运行，严重时还会导致大量数据丢失，由此造成的影响与损失相当严重。另外，还有人恶意攻击系统，对计算机上存储的数据进行更改，甚至窃取计算机上存储的机密信息，由此造成的后果更是不容忽视。

3加强档案信息化管理的对策

3.1构建复合型的档案信息化管理队伍

人才的缺失严重制约了档案信息化建设的发展，因此，加大人才培养，构建复合型的档案信息化管理队伍非常有必要。首先，应当加大专业培养力度，重视档案管理人员技能的培训，使用请进来授课、送出去学习等多种形式，使档案管理工作人员熟练掌握档案管理操作流程及计算机知识；另外，还要鼓励创新，掌握新型的档案管理技术，在实际的管理工作中能够因地制宜地对档案管理方式进行创新。除此之外，工作人员还要及时总结实际工作当中存在的问题及注意事项，使档案管理工作更加规范化与科学化，进而实现档案管理水平与质量的显著提升。

3.2加强档案信息化建设

必须分类处理电子文件，不同内容还要做好文字转化及数字化处理等工作，在转化过程中必须重视电子文件的真实性，以提升其保存价值。另外，档案管理工作要逐渐转向现代化，以档案重要程度为依据对其进行排序，并优先整理开放性或利用率较高的档案，实现其利用效率的显著提升。

3.3重视档案安全建设

安全问题是档案信息化建设过程中不容忽视的重点问题，必须从制度、技术、人员等多个方面着手以保障档案的安全性。无规矩不成方圆，建立一套切实可行的严格的规章制度对于档案信息化建设非常有必要，使用规章制度对人员的行为操作进行规范，以减少错误率。另外，还要提高技术水平，通过建立防火墙、光盘备份、数据加密等措施做好外部防范工作，以防止计算机或网络故障导致档案文件丢失。除此之外，还要加强工作人员的素质教育，特别要培养档案管理人员的保密意识，以保障档案的安全性。

4结语

随着时代的进步及信息技术的快速发展，档案信息化建设已经成为必然发展趋势。因此，我们必须紧跟时代步伐，构建复合型的档案信息化管理队伍，加强档案信息化建设，做好档案安全建设工作，以尽可能探索一条与本单位档案信息化建设与管理相适应的发展之路，并使其更好地为本单位的需求及发展提供服务。

参考文献：

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