文书档案管理现状与管理创新分析

文书档案管理现状与管理创新分析

冀孟玲

神东煤炭集团公司陕西省榆林市719315

摘要：新时期经济发展下，信息化水平不断提高，文书档案管理面临诸多风险与挑战，如何做好当前环境下文书档案管理工作是亟待思考的一个问题。本文主要主要结合文书档案管理的特点，对文书档案管理现状进行分析，并探讨具体的管理创新策略，希望能够为相关工作人员提供一些参考和建议。

关键词：文书档案；档案管理；息化；管理创新

引言

随着我国社会经济的迅速发展与单位文件的不断增多，对办公室内部的文书档案进行科学、有效地管理显得非常重要，间接地推动社会的发展与进步。所以，相关的档案工作者应当对此保持高度的重视，充满激情地进行文书档案的收集、归档管理。提升工作的效率，使得办公室内部的文书档案发挥应有的作用。

1文书档案管理的特点

第一，重点在于收集和保存资料。文书档案管理的重点是收集和保存资料。一般情况下，文书档案记录管理中发生的事务及其过程、人事关系变动、企业物资合同管理等事项。文书档案主要以纸质或者其他形式为记录载体，通过分门别类，将其存放于专门的地方。文书档案管理的负责人应当细致地对文书进行收集、管理、编目编册，并加以完整保存。第二，文书档案的载体具有多样性。文书档案是对企业运营发展过程的真实写照，涉及企业管理的方方面面，包括行政管理、生产技术管理、党群工作、经营管理等一系列管理内容。鉴于文书档案管理对象的多样性，文书档案的存放载体也应当具有多样性，可以合同纸质载体为主，也可以录音录像电子载体为主要形式。

2办公室文书档案管理中存在的问题

2.1文书档案管理缺乏统一的规范化软件

文书档案管理的办公需要规范化的软件加持，系统应用软件可以将档案资料的检索、借阅等程序融入办公自动化管理，实现档案管理信息资料的自动检索和数字化传输。但是目前各地单位还没有相对规范的信息管理软件，对档案的整理和查阅都存在很大的限制，各地没办法接收统一的数据和信息，造成档案统计工作上的错乱，影响了文书档案管理工作的权威性。

2.2文书材料的收集不全

文书档案的收集、归档在具体的实行期间，经常存在相关的材料不全面的现象。同时，还存在严重的文书材料的丢失现象。所以，档案工作者在具体管理中，一定要保持文书材料的完整性，不能出现损坏或遗失的问题，进而确保文书档案得到最好的收集、管理。然而，有些兼职人员在收集、归档期间，不想花费较多的时间工作，影响了文书档案的收集质量。此外，档案资料内容不连续、不完整，甚至文件里没有单位落款的公章，这也是当前办公室文书档案不全的突出问题，给管理者对文件的参考与应用造成了极大的不便。

2.3信息化还有很大的提升空间

就我国办公室文书档案信息化管理发展现状来看，信息化技术在文书档案管理中有一定发展，但是鉴于相关管理人员对信息化背景下办公室文书档案管理工作认识不足，很多人受传统文书档案管理思想的影响，信息化技术在文书档案管理中推进仍然存在很大的困难。人们接受新事物的发展总是需要时间的，特别是对那些年纪稍长的人来说，一时很难接受信息化在办公室文书档案管理中的普及发展，所以部分办公室文书档案管理工作者仍然沿用旧的、传统的文书档案管理方式来管理办公室文书档案，这些人对办公室文书档案管理工作信息化管理认识不足，也不愿意花心思及时间去了解信息化，这给事业单位文书档案管理工作信息化的推进带来一定阻力。

2.4工作人员素质水平不高

对于文书档案的年度整理归档工作开展而言，工作人员是重要的影响因素，只有保证工作人员的整体素质与能力水平得到提高，才能有效确保文书档案年度整理归档的自身质量。很多单位在实际工作当中不重视文书档案管理工作，因此没有对档案管理人员进行全面、有效的培训与考核等，这会造成工作人员在实际操作当中长期缺乏专业的理论知识培训，造成工作人员在文书档案管理的相关知识和技能方面停滞不前，无法与不断进步的信息技术相适应，难以满足新时期文书档案管理工作的各项要求。

3文书档案管理的提升措施

3.1加强对文书档案管理的重视

企业要想做好文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，应当首先改变思想观念。对此，企业领导应当深刻认识到文书档案管理的重要性，才能有效地保障办公室文书档案管理工作的顺利开展。领导重视加大对文书档案管理方面的投入，也是档案管理工作的一大助力。同时，企业领导应当根据企业自身的发展需求，将文书档案管理的特点考虑在内，制定出关于文书档案管理工作的决策，正确规范和指导文书档案管理工作。

3.2统一管理，规划文书档案办公自动化的建设方向

当前的文书档案办公自动化建设仍不完善，在不断向前推进的过程中需要付出艰苦的努力来加以健全和完善，这是一个长期的过程。所以在档案管理办公自动化的建设中，首先需要正确的发展方向，做到科学运作、分步实施和循序渐进，只要有了明确的目标和前进的方向，文书档案办公自动化的建设才能合力推进。随着信息化时代的到来，网络环境也在逐步完善。档案部门应该把握住信息技术带来的新机会，不断完善内部分工，转变文书档案发展机制，加快单位职能的转变，建设各级各类档案信息资源数据库，研究开发高性能的档案信息查询系统，提高单位档案工作的效率和准确性以适应社会发展的需要。

3.3做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

3.4着力提升档案工作者的综合素质

单位管理者应当重视对档案工作人员专业技能及综合素质的培训。充分意识到档案工作者的素质直接影响了整个办公室文书档案的管理水平。第一，相关管理者在日常工作管理中，应当定期派遣一些档案管理工作者参与专业技能的培训活动。让其在不断的培训中，潜移默化地增强对文书档案内涵的理解，进而增强工作的责任意识与使命感。把培训中学到的知识、思想有机地融合到具体的文书档案收集、归档管理中。第二，当前我国的文书档案管理工作，提倡了兼职者的应用，所以，单位在管理中，必须加强对相关兼职档案人员的教育与培训，让其具备应有的专业技能与素养，以免影响档案管理效果。第三，相关管理者可以充分以开会的形式，向大家宣传办公室文书归档的内容、范围、质量要求等，有利于提升文书档案的管理水平。

3.5做好电子文件的整理归档

在文书档案的年度整理归档工作当中，电子文件的整理归档也是其中重要的组成部分，相关人员需要按照“一文一件”的处理原则进行整理归档，并且按照电子文件的保管期限、年度等进行分别处理，将正文与附件、转发文件与被转发文件等归为一件文件，如果请示、批复以及报告等电子文件较为松散，相关人员可以选择电子管理系统进行检索匹配分析。相关人员可以将电子文件的主要信息录入电子管理系统，并且可以利用协同系统直接进行信息导入，而对于电子文件的分类、保管期限等，可以在后续进行整理的时候进行修改或者补录等。针对电子文件的编号，相关人员可以选择电子文件的处理系统，按照设定的规则进行自动生成处理，针对不同时间段的电子文件，相关人员可以将其内部数据进行打包处理，用刻录光盘的形式进行保管，这样可以确保电子文件整理归档的质量，延长其保管期限等。

3.6办公自动化系统内、外网隔离。

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

3.7大力宣传文书档案的管理工作。

为了促进我国机关事业单位办公室管理朝着更加积极、健康的方向发展，提升文书档案的收集、归档水平。相关管理者有必要进一步加强文书档案管理重要性的宣传工作。具体表现在以下几个方面:其一，单位在管理工作期间，需要重视通过档案编研、简报编制等方式，加强文书档案的宣传。同时，积极引导相关的档案工作者在工作中，不断增强档案管理的思想，进而更加踊跃地开展文书档案的收集工作。其二，为了更好地扩展文书档案的宣传面，相关的基层领导者有必要充分利用新媒体技术，有效地宣传文书档案的管理。更好地规范档案管理方式及工作流程，并引导相关工作者定期对档案库里的内容进行认真地核查，以免办公室文书档案信息失真的现象发生，增强档案的应用率。其三，加强文书档案作用的宣传。有利于增强档案管理人员的工作兴趣，促进他们更好地投入到日常的工作中。提升文书档案的收集、归档质量，达到了较高的管理标准。

结语

总之，文书档案的收集、归档是办公室管理工作的重要内容。为了进一步改善当前文书档案管理中的现状，确保所有的文书档案资料皆可以发挥应有的作用。单位的管理者需要对此保持高度的重视，并加强文书档案管理工作的宣传，建立完善的管理体系，提升相关工作者的综合素质与责任感，推动办公室管理水平得到整体提升，实现文书档案的实用价值。

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