事业单位人事档案管理存在的问题及对策张瑞

事业单位人事档案管理存在的问题及对策张瑞

张瑞

木垒县人力资源和社会保障局，新疆昌吉831900

摘要：事业单位中人事档案管理成了十分重要的工作内容,人事管理中的核心也是人事档案。在现阶段,事业单位在认识档案管理工作运行的过程中存在着一定的问题,工作人员对人事档案管理并没有产生正确的认知,在管理力度上不够充足,展现出了较低的管理水平。在面对这些问题的时候,事业单位要优化人事档案管理工作。基于此,本文分析了事业单位人事档案管理的必要性,分析事业单位人事档案管理存在的问题及对策。

关键词：事业单位；人事档案；管理问题；解决对策

引言

在事业单位的各项管理工作中,人事档案管理是非常重要的组成部分。人事档案是单位人才信息的主要载体,它是对事业单位职工的个人履历、工作经历、业务培训、职务晋升、工资变动、工作表现、奖惩情况及所经历的重大事件等的真实记录,同时也是干部选拔任用、职工选贤举能的主要参考依据。为了更好地提高事业单位人事档案管理工作的效率,需要对档案管理中常见的问题进行总结研究,并提出切实可行、行之有效的解决对策。

1事业单位人事档案管理的必要性

1.1有助于员工成长路径追踪

人事档案是用来记录员工个人经历、工作表现、奖惩情况等信息的,人事档案上的内容就是一个员工一生的发展轨迹。做好事业单位人事档案管理工作有助于员工拥有清晰的个人履历,更加有助于单位组织了解和认识员工的优势,为员工安排合适的岗位发挥特长。

1.2有助于提升事业单位人员的利用效率

档案管理工作是各个单位组织的重要内容,人事档案管理是众多档案类别中的一个,但却是最重要的。任何组织的发展离不开人才,随着社会经济的不断发展,人才的竞争将会越来越激烈,单位组织的人力资源开发工作也越来越艰巨。通过人事档案,事业单位能够结合员工的实际工作情况和以往经历发现员工的价值所在,并给出综合性评价,在帮助员工找到合适的岗位的同时也能够进一步提高事业单位人员的利用效率,达到物尽其用,人尽其才的效果。此外,人力资源部门在进行招聘的时候,也可以通过人事档案初步了解应聘员工与需求岗位的匹配程度,节约时间,提高效率,促使招聘岗位能够以最快速度找到合适的人选。

1.3有助于提升事业单位综合管理水平

人事档案是人才信息的重要承载,也是人才信息的源泉。人事档案作为基层单位人事管理工作的一部分,其管理质量直接影响着该单位的综合管理水平。因此,人事档案管理工作必须要紧跟时代前进的脚步,顺应事业单位的发展规律,进一步优化工作流程和工作环节,保证人事档案管理工作的有序开展。与此同时,在新的发展形势下,人事管理工作的方式和管理模式都需要进行不断的创新和完善,才能为事业单位综合管理上水平奠定基础。

2事业单位人事档案管理存在的问题

2.1对档案管理工作不重视

大部分单位和人事档案管理专干对人事档案管理存在误区,重要性意识有待加强。相对于其他事业单位的业务,人事档案管理工作处于被“边缘化”的地带,尤其是与核心业务相比,更是可有可无。由于人事档案工作非核心业务,又不可取得有效业绩,对单位的贡献又是忽略不计。因此,人事档案管理工作很不受重视。除此之外,部分人事档案管理人员认为档案管理工作简单机械,不出成绩,需要了就查询下,是一项没有难度和意义的工作。

2.2人事档案管理信息化建设严重滞后

目前,虽然一部分事业单位已经配备了人事档案管理系统,但是由于对其缺乏系统性的了解和认识,从而导致大部分系统只是简单地对职工信息进行记录、统计,而未对职工的生活、工作等相关信息进行记录,使档案信息化大打折扣。同时,还有很大一部分事业单位由于经费不足、领导不够重视等,对人事档案管理信息化工作推动不力,还在沿用传统的手工操作。这样不仅增加了档案的保存和管理难度,而且也会对人事档案管理工作效率产生影响。

2.3档案材料缺乏规范化、制度化管理

在进行人事档案材料收集归档过程中存在执行不严格、制度不健全的现象,从而导致档案材料缺乏规范化、制度化管理,致使档案资料缺乏一定的准确性和真实性。实际上,人事档案需要真实反映职工的基本信息,但是在实际工作中却存在一定的信息不准确和虚假现象。近两年来,国家已要求人事档案纸质材料选择A4规格的办公用纸制作,档案装订也已按照组织部门的统一标准更换了新型A4档案盒,这是全国人事档案管理工作的重大改变。

3解决事业单位人事档案管理问题的对策

3.1改变管理意识,重视档案管理工作

提高档案管理工作的重视程度,要从领导和档案管理专干两个方面开展。一是单位主要领导。只有一把手领导认识到档案管理工作的重要性,充分知晓其对单位未来发展的作用,配备专干开展工作,督促专干提高档案管理工作,才能促进档案管理工作的长足发展。二是事业单位的档案管理人员。档案管理人员要立足单位长远发展,不断汲取最新的相关知识,参加相关的培训,坚持与时俱进,不断更新自我的知识结构和观念。

3.2促进人事档案管理信息化建设

随着信息化时代的到来,信息化技术在各个领域得到了广泛的应用,人事档案管理工作也不例外。促进人事档案管理信息化建设不仅可以更好地服务于事业单位人事档案管理工作,而且还可以更好地满足时代发展要求。事业单位应依托现有的管理系统,借助计算机等先进设备和技术,把职工的所有档案资料录入到管理系统之中,把文字、声音、图片等资料转化为数据资料,对人事信息给予及时、准确的传输。这样不仅可以更好地提高人事信息发布的时效性,而且还可以确保事业单位领导者和上级部门借助档案管理信息化系统查询员工的相关资料,更好地提高人事档案管理效率。另外还需要借助网络技术来加大对人事档案管理工作的创新。不属于保密范围的档案信息可以尝试进行网络共享,以更好地向社会提供优质、高效、及时的人事档案管理信息,这样不仅可以对单位员工进行有效的管理,而且还可以更好地提高人事档案管理工作的质量。

3.3改善档案管理环境,实现规范化

首先,提高人事档案人员的技术水平。要保证档案工作人员的配备,及时组织档案工作人员参加专业化培训。其次,硬件环境和软件设施的改善。例如,各单位需要设置专门的人事档案办公室、存放室等,同时要统一配置人事档案管理专用电脑、保密设备等软件设施,便于工作的开展。最后,加强档案管理智能化和信息化。在档案管理工作中,要将传统管理与互联网信息化管理相结合,打造智能管理模式。例如,借助计算机做好电子档案的登记、保存、查询等工作。需要注意的是,在利用计算机等电子设备的同时,也要及时学习和掌握相关网络安全知识,加强档案管理的安全性和保密性,通过智能管理模式,既可以提高档案管理工作的安全性和完整性,又能够有效提高档案管理工作的使用性。

结语

总而言之,在现代化的经济发展进程中,事业单位的人事部门逐步受到关注,尤其是人事档案管理工作。所以,事业单位如果想要在激烈的市场竞争中谋求高效的发展,就需要强化单位内部的人事档案管理职能,增强相关管理人员的业务能力和综合素质,并加大力度引用先进的档案软件和管理技能推动事业单位人事档案管理工作的正常运行,为我国社会主义市场经济的迅猛发展做出贡献。

参考文献:

[1]何丽芬.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化,2018,21(05):172-173.

[2]郭婷婷.提升事业单位人事档案管理水平的建议[J].科技与企业,2016(01):37+39.