工会档案信息化管理的有效途径

工会档案信息化管理的有效途径

王俊萍

王俊萍

晋中职业技术学院山西晋中030600

摘要：现阶段，随着社会的发展，我国的现代化建设的发展也突飞猛进。所谓工会档案信息化管理就是以档案管理工作为依托，以信息技术和计算机以及网络为手段，以档案管理学理论为指导，对信息社会和档案管理工会的基本要求，从而开展工会档案的收集，利用，保管的全系统过程。所以在当前的发展形势下，工会档案信息化是必然趋势，同时也由于它是工会组织在工作、发展和活动过程中的原始资料的记录，是职工档案的重要组成部分，所以对于组织的正常运行具有不可替代的作用，只有这样才能够不断提升管理水平和效率。

关键词：工会档案；信息化管理；有效途径

引言

随着社会经济的发展和科学技术的进步，信息技术被应用到更多的领域当中去，促进了各个行业的可持续发展。近几年，工会档案在管理过程中的问题逐渐暴露出来，而档案管理作为工会工作的重要内容，若找不到科学有效的管理途径，必然会影响工会工作的顺利开展。本文就信息化技术在工会档案管理中的应用进行研究和分析，旨在提高工会档案的信息化管理水平，并望对以后有关方面的研究提供参考。

1工会档案管理存在的问题

1.1对档案管理的重要性认识不足

在工会组织中，档案管理工作是一个十分重要的职位，所以如果拥有好的工作情况，就会对工会组织的其他工作起到更好的促进作用，是整个工作顺利进行的前提保障。现在我国很多工会对于档案的认识还只是停留在一个很简单的状态，并没有真正认识到其对于后期工作的重要性。但是很多人却没有充分的认识到这份工作的重要性，对一些档案的收集和整理往往都提供不上足够的支持，所以就出现了很多办事差，服务不周的情况，至于信息化的建设就相差更远了，并且在需要应急处理问题时，往往都是消极的态度来草草了事，从而大大降低了档案管理的质量，从而进一步制约档案工作的发展。目前很多领导都认为工会工作无非就是发发福利，搞搞活动，对于真正的档案建设并不重视，甚至都不将档案管理纳入正常的工作日程。而且，存在一部分的工会组织对于档案管理这一方面投入的相对较少，一些硬件设施的配备上没有达到要求，往往还采用大量的采集、统计、记录以及依靠人工作业的管理，这在很大程度上妨碍了工作效率的提高。

1.2档案管理人员不足力量不够

现阶段很多在档案管理职位上的人员，往往都没有专业的知识，很多岗位都缺失已久却得不到补充，并且加上档案管理工作没有规范的法律法规的指引和制约，使得管理工作很难进行，由于在安排就职人员的时候，基本都没有因人而异，而是随意的安排工作，使得一部分人员在没有受过培训的情况下就进行工作，很容易导致收集到的档案不完整，在归纳和整理方面都不完善和熟练，所以这些人员的力量不足也是档案管理上很大的漏洞，阻碍了工会的发展和进步。由于工作能力低，基本知识欠缺，对于归档现象错收漏收的现象时有发生，甚至有些工会组织档案室都融进了办公、阅档、保管，对于那些基本的档案管理人员和档案用房都没有配备，使得大量的工会文件材料流失掉，影响了工会的工作进程。

1.3收集和整理程序不规范

由于对档案的管理工作不够重视，在加上法律法规以及相应制度的不健全，使得档案的管理和收集都没有统一的要求，这就引发了很多后续问题，比如如果文案收集不及时，就会导致用户资料的欠缺，如果对文件书写不够规范，就会导致用户资料的模糊，使得在查询过程中，会出现无法找到的情况，这就极大地限制了工会的正常活动，这些不规范的现象经常是由于收集归档制度不健全，在执行时不严格，对于收集的资料的归档工作不主动，才导致文件材料收集归档的不齐全，由于案卷标题拟写不规范，使得部分案卷缺少卷内的目录，把各种文件材料混装在一起，从而导致分类组卷混乱的现象时有发生。

2工会档案信息化管理的有效途径

2.1正确认识工会档案信息化管理工作

无论是工会领导还是基层工作人员，都应该重视工会档案的信息化管理工作，将其作为日常工作中的重要内容。因此，工会领导要首先提升自身的档案管理意识，积极学习其他工会的管理理念，并在日常工作中加强对职工先进工作理念的培养，鼓励职工学习其他工会的优秀工作经验，并将先进的工作理念和相关技术积极运用到大难管理工作当中来，提出新的管理方法。另外要制定科学、完善的管理制度，严格规范工作流程，对职工在日常工作中的各个方面进行管理，确保档案管理工作的顺利开展。

2.2建立专业性强的档案管理队伍

一支专业能力强的档案管理队伍是提升档案信息化管理工作水平的关键。为此，工会要着重引进优秀的专业人才，同时定期组织经验丰富的专家来工会进行将讲座，或是定期开展培训活动，提高档案管理人员的专业知识和管理能力。另外通过档案管理意识的树立，实现其责任感的建立。还要建立合理的奖惩机制，对档案管理人员的工作进行监督和考核，将其日常表现与薪资挂钩，以此调动档案管理人员的工作积极性，让其以更大的热情投入到工作中，提升档案管理的工作效率。

2.3开发和利用工会档案的价值

随着时代的发展，工会档案中的大量珍贵资料已经出现了不同程度的破损和缺失，为保证关键信息的长久保存，必须进行档案的数字化建设。为此，相关管理人员必须对原始资料进行分类、编排和整理后，按照固定标准统一录入到数据库中，同时建立相应的信息平台，做好该平台的索引建设，实现工会档案的数字化管理，并逐步走向科学化、现代化和规范化。工会在实现档案管理的信息化建设的同时，还要顺应社会发展的趋势，建立服务意识和共享意识，实现档案资料的深度开发。这就需要相关档案管理人员广泛收集各个工会的工作资料和信息资源，为服务内容的扩充提供支撑，实现档案管理从封闭走向开放的过程，服从全心全意为职工服务的宗旨。

2.4完善档案管理制度

任何工作的开展都需要管理制度的指导与约束，对此，工会在进行档案管理的信息化建设时，必须保证档案信息化管理工作的科学化发展，严格规定对归档的时间、实施方法和范围，同时要求有专人负责档案信息的保管、利用、收集和管理工作，并及时向上级领导呈报。另外工会要根据档案管理人员的个人工作能力为其分配工作任务，发挥其在档案信息化管理工作的最大作用。工会职工在制度的约束下，激发了其工作热情，并实现了个人能力的提升，找到了对工会的归属感和责任感，有利于提升档案信息化管理水平。

结语

综上所述，在信息化技术不断发展和普及的今天，档案管理工作作为工会的重要工作内容，对工会的长久发展具有重大的意义。为此，工会必须重视档案管理工作，将先进的信息化技术引进到档案管理工作中来，提升工会全体职工对档案管理工作的认识，并做好相关管理人才的引进与培训工作，充分开发其价值，实现资源的共享和合理配置，最终提升工会的工作效率，实现工会的可持续发展。

参考文献：

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