浅析如何办公室秘书人员以文辅政工作水平

浅析如何办公室秘书人员以文辅政工作水平

张静

（国网江西省电力有限公司靖安县供电分公司江西靖安330600）

摘要：在办公室中，很多文秘的工作就是为企业的领导进行服务，比如在领导开会之前，文秘人员需要开展会议前的准备、会议时的记录、会议之后的整理等，领导对文件进行审批之前，需要文秘人员对文件进行处理拟办等，其工作效率对企业领导有很大影响。在办公室中，文秘工作不仅仅是领导的工作基础，也是其工作延伸环节，比如，在领导进行决策之后，需要文秘人员起草具体文件，然后下发到下级企业，领导在出差后，文秘需要对领导需要的材料进行整理，因此，办公室的文秘工作具有重要意义。基于此，本文对如何提高办公室秘书人员以文辅政工作水平进行分析。

关键词：办公室；秘书人员；以文辅政；工作水平

长期以来，办公室秘书人员一直都是以行政管理人员的身份存在，大部分工作人员认为办公室秘书的主要职责在于处理好相关的文字工作，对于文字的实际作用并没有给予高度的关注。在现阶段的社会背景之下，办公室秘书人员不仅需要提升文字能力，同时还需要对文字工作的实际功能给予更多的关注，达到以文辅政的功效。

1以文辅政的内涵

以文辅政的核心工作是文稿起草和公文处理。中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）指出：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”，将公文处理工作分为公文拟制、公文办理和公文管理三部分。其中，公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序，公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

从实际工作考虑，笔者更倾向于把以文辅政工作分为“文稿起草”和“公文处理”两个组成部分。文稿起草包括各类公文、讲话稿、信息、宣传稿等文字稿的起草，公文处理包括审核、签发、签收、登记、承办、催办、传阅、保管、归档、安全保密等公文办理和管理工作。做好办公室以文辅政工作，关键就是要做好文稿起草和公文处理两项核心工作。

2以文辅政的意义

办公室是单位运转的枢纽，是直接为领导服务的综合部门，其主要工作可分为三类：办文、办会和办事。办文，即“以文辅政”，就是通过起草文稿、拟制文件、处理公文、编发信息等形式为领导决策服务。推进以文辅政工作，对于做好工作谋划、提高工作效率、增强工作规范具有重要意义。

做好工作谋划，就是要在以文辅政工作中，敢于换位思考，站在领导的位置上思考问题、分析问题并努力解决问题，要在起草文稿时体现工作思路和政策水平，要在公文处理时贯彻领导意图、贴近工作实际。提高工作效率，就是通过以文辅政，坚持实事求是，坚持精简高效，把公文作为做好工作的重要依据和工具，发挥以文辅政在推进工作落实、提高工作水平方面的效能。增强工作规范，就是通过对公文起草和处理中公文种类、格式、行文规则、程序、要求等进行规定和约束，推进以文辅政工作的科学化、制度化、规范化，确保各项工作科学规范顺利地开展。

3提高办公室秘书人员以文辅政工作水平的措施

3.1“以文辅政”的基础在“文”

一直以来，办公室文字工作都是办公室秘书工作的重点工作，在现代办公室工作当中，文字处理依然是以文辅政的重点内容。因此，现阶段办公室秘书工作人员依然要在文字工作方面下功夫，不断提升自己的文字处理能力。首先，秘书工作人员要具备良好的公文、文件等规范的书写能力，能够满足办公室秘书工作的实际需求。其次，随着现阶段对办公室秘书工作要求的不断提升，办公室秘书还必须要进一步拓展自己的文字处理能力，即需要具备较高的信息文字转化能力，可以从大量的信息中总结其中所存在的内容，并将这些内容转化为必要的文字信息，从而满足领导对直观信息的需求。

3.2实现“以文辅政”工作的精细化发展

所谓“以文辅政”工作的精细化发展，其本质在于提升“以文辅政”工作的效率。首先，办公室秘书必须要进一步提升自我能力。其次，在进行文字处理的过程当中还必须要把握事物发展的基本规律，从而及时提供必要的文字信息，积极主动参与到整个单位的工作当中，并按照既定的规章制度完善自己所提供的文字信息。

3.3提高以文辅政效率，做到高效化服务

文稿服务的过程就是为领导制定决策、指导工作进行参谋服务的过程，就是贯彻领导意图、提出工作预案的过程。秘书人员的职责之一就是提升这一过程的效率，要在平时的工作中注意搜集资料，了解情况，积累素材。一是要有全局观念，上级精神与基层实际情况相结合，系统准确分析，形成全面科学的思维逻辑和表达形式。二是要有主动意识，要主动思考、主动服务、主动作为，要密切关注领导在一些重要场合的言行，保持与领导的沟通交流，了解领导的思想动向和关注的问题，特别是捕捉领导的新思路、新想法、新观点，准确领会领导意图，努力做到与领导所思所想合拍。三是要注重文稿的时效性，要有时效观念，在规定的时间内优质高效地完成，对于一些急难文稿，要集中力量、集中时间、集中精力，打好攻坚战，对于周期性和总结性的文稿材料，要做到提前构思，积累素材，谋篇布局，做到成竹在胸。对各项工作的新做法、新措施、新成绩、新经验，要敏锐把握，系统总结概括，形成规律性的认识，为撰写经验性材料做好准备工作。

3.4与时俱进，加快实现公文处理现代化

随着信息化技术的不断发展，公文处理从手工处理转为网上流转已成为一种趋势。办公室可以引进办公自动化系统（OA），该系统可以提供良好的协同办公环境，覆盖收发文的各个环节，对公文处理各环节的流程跟踪，也有利于及时掌握公文处理各个环节的经办情况。公文收发自动化系统将为企事业单位员工，特别是为企业单位各级办公人员提供协同、集成的办公系统，将有利于促进管理体制、管理观念的更新，有利于提高工作效率和工作水平。

强化素质，提高信息文秘人员的工作水平

做好办公室工作，提高文稿水平，关键要有一支高素质的文秘队伍。因此，必须始终坚持以人为本的思想，狠抓文秘工作人员素质的提高。一是要加强学习。建立集中学习与自学相结合的制度，规定文秘人员每周一上午和每周五下午集中利用半天时间集体学习政治理论，并利用两个晚上学习业务知识和报刊相关文章，在学习过程中撰写学习笔记、学习心得，定期对干警的学习情况进行抽查，每季度召开一次读书报交流会和学习笔记展评。与此同时积极鼓励办公室人员参加自学、电大等学历教育，全面提高自身素质；二是要组织培训。信息文秘工作要求有较强的文字功底和写作技巧，办公室要积极为文秘人员提供学习进步的机会。定期要请市院、上级党委、报社的领导专家讲课，针对各部门信息写作中出现的不同问题及时指导，做到写练结合，不断提高文秘人员的写作水平和工作积极性。

4结语

参考文献：

[1]王朝辉.如何提升办公室秘书公文写作能力[J].办公室业务.2015（03）

[2]池林青.以文辅政应有四重境界[J].应用写作.2015（04）

[3]黎勇.全面提高以文辅政水平的几点做法[J].办公室业务.2012（12）

[3]南慧辉.如何提高办公室秘书人员以文辅政工作水平[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2013（08）