浅谈备品备件采购及存储管理的优化思路胡议文

浅谈备品备件采购及存储管理的优化思路胡议文

胡议文

（三门核电有限公司浙江三门317112）

摘要：备品备件优化管理模式强调的是备品备件的组织管理、生产供应、库存储备、以及为设备维修提供主要维修材料来源。可见，备品备件管理是企业促进生产效率与生产质量提高的关键控制要素，同时也是保障设备计划检修目标得以实现的必要前提。所以对企业生产运营而言，备品备件的优化管理控制应当引起高度重视，需要合理监理储备管理机制与强化库存备品备件管理控制，以促进设备检修组织计划的合理提前实现，使设备检修工作所投入的资金比重大幅度降低，控制在可控范畴内，充分发挥资金在其他专业建设的利用效果。

关键词：备品备件；采购；存储管理；优化思路

1分析备品备件的定额确定

备品备件指的是为了使原设备的养护维修工作可以顺利开展，避免由于设备故障对企业生产经营产生影响，在原设备出现故障时能有效缩短维修时间而备用的配件。在定额编制中，应该注意以下几个方面的内容：第一，需要精确地统计和分析备品备件的使用寿命，即需要统计设备在生产运行过程中出现维修等情况下不同备品备件的消耗情况。只有了解清楚备品备件的消耗情况之后，才能够真正掌握消耗的规律，并且将此作为定额编制的主要依据；第二，需要考虑到不同生产环境对备品备件具体的需求，这是因为在生产过程中，在不同的时间以及条件下，设备的使用率是不相同的。例如，在生产任务非常紧张时，设备的使用率就会很高，因此造成的零件损失量自然就会增大，此时，对于备品备件的需求就会相应比较大；第三，技术人员设备修理维护的技术水平。在更换使用备件的过程中，人为损耗的产生是不可避免的，定额中要保有一定的余量作为此部分的消耗；第四，本着节约的原则考虑备品备件的修理、改进。

2备品备件的采购管理研究

2.1要选择合适的供应商

为了保证备品备件的质量，也为了控制采办的成本，在制定完采购方案和计划之后，就需要合理去选择供应商，以便保证供应商生产的备品备件质量是符合相关标准的，保证该供应商的资质是合格的、满足要求的。对于经常要使用的、消耗量较大的备品备件采购来说，项目部负责人应该事先选定和联系厂商并制定议定长期供应价格，经过批准之后告知采办部门根据实际需要进行采购。

2.2价格调查

在确定采办的价格前，需要调查市场价格，并收集价格相关信息，以此作为比价时的参考。当已经确定的备品备件采购单价要上涨或者是降低时，就需要进行书面原因的说明，当备品备件采购数量和频率明显上升时，就要要求供应商适当地降低价格。总之，对于项目部管理人员来说，要密切关注市场变化，掌握市场价格信息的变化。

2.3询价、比价以及议价

根据需要采购的备品备件数量、规格以及类型等信息，采办人员在进行备品备件采购时应至少选择三家及以上的供应商进行价格询问。采购人员应根据过去采办价格情况及目前市场变化情况确定一个目标价格。当供应商提供报价信息之后，采购人员需要根据供应商所提供的价格、交付期以及售后服务等进行比较分析，并核对这些供应商是否可以提供满足品种、质量、规格和数量要求的备品备件。采购人员在询价和比价后将相关信息及时上交确认，然后通过电话联系的方式与所选择的供应商进行议价。这里还需要注意的是：第一，当采办的备品备件是专有备品备件时，其询价和议价需要由项目采购部和使用部共同安排；第二，对于重大的备品备件采办至少需要有两个及以上人员参与，不管是技术、选型还是价格谈判都需要保证两个人。

2.4签订采购单

当项目部和供应商确定价格之后进入订购阶段时，必须要进行采购单签订。采购单上应该包括供应商的详细资料、采购的数量、备品备件的类型、单价以及总价、定金和预付款、交付期、付款的方式及所需要的质量证明和质量保证材料。

2.5订货合同签订

对于大量长期的采办和进货，可以在得到上级部门确认之后项目部门和选择的供应商签订订购合同，有利于建立长期合作关系，从而保证采购品的质量，也有利于价格协商，降低采购成本。签订的合同应一式四份，两份正本，一份存放在采购部门，一份交由承售商，两份副本，一份存放于请购单位，一份交由企业财务会计部门。

2.6采办进度控制

关于备品备件的采办流程主要是上述几个步骤，即请购、询价议价、订货和交货。在进行采办进度控制中也主要是对这几个步骤进行控制。如果采购人员无法根据进度要求完成任务则要填写采办进度异常反应内容，写明发生异常的原因，然后上交给主管部门审核并给予解决建议。总之，在备品备件的采办管理上，除了要加强质量把关，还要加强时间控制，保证备品备件计划使用的时间、完成备品备件采办所需要的时间以及备品备件生产和运输所需要的时间是互相适应的。

2.7采办作业方式

项目部采办人员在进行备品备件采购时，可以根据采购的特性选择合适的采办作业方式。目前最常见的方式有两个：第一个是集中计划采购，是针对具有共同特性的备品备件的采购；第二个是长期报价采购，该作业方式是针对经常需要采办使用率较高的备品备件。项目部采购人员可以在选定厂商之后经过部门批准之后和该厂商进行议价，确定长期价格。

3备品备件的验收入库和存储管理

备品备件在完成采办、投入生产并经过运输到达企业之后，首先安排专门的技术人员、商务人员和厂家对所有的备品备件进行检查，注意使用说明书和合格证等资料的收集管理，只有在验收后才能安排入库。此外，备品备件的存储管理也是提高备品备件使用寿命，保障企业生产顺利进行的关键。首先对于入库的备品备件进行分类管理，应在每一类和每一样备品备件上贴上明确的名称、规格和序列号标签，以便于在需要使用时可以快速取得。其次，应建立和完善备品备件存储管理制度，加强备品备件出入库登记管理和定期检查管理。比如在出入库登记上要明确注明备品备件的规格、数量、出入库原因、去向、留存的数量等。关于定期检查管理主要是对在使用的备品备件和在仓库中存储着的备品备件进行清点，检查是否有出入。此外，应对库存区域加强管理，一方面要保持库存区域过道的消防通道的畅通整洁，另一方面要保证物料包装规范，注有明确的标识，货物上没有积尘等。另外，为了保证库存安全，在库存范围内严禁明火和吸烟，做好防火防盗、防锈防冻和防尘的工作；对于危险物品和会产生化学反应的物质，不应该放在同一个仓库中，应单独存放并进行定期检查；对于过期的、已损坏的物品要及时处理；仓库内应经常开窗通风，保证仓库内的整洁。

4结语

加强对备品备件的管理力度，是为了保障设备的维修工作能够正常开展，以顺利落实设备的检修计划，同时对备品备件进行管理，也是企业改革与管理中的一个重要工作内容，通过建立备品备件管理制度，明确备品备件申报、采购、验收入库以及发放的使用流程，并且确定相应的责任，也能够加强对其他设备设施的控制管理，这样的话也是有利提高企业整体的管理水平。

参考文献：

[1]备品备件库存管理策略[J].张静宇.民营科技.2018（08）

[2]管理“备品备件”也有科学性[J].宗红，刘庆亮.中国石油企业.2015（12）

[3]通信企业备品备件的电子化管理探讨[J].王健.通信世界.2015（18）

[4]信息化条件下的备品备件全流程管理探讨[J].崔发亮，姬生峰，赵有.中国设备工程.2011（10）

作者简介：

胡议文（1991.7-），女，浙江宁波人，四川大学电气工程及自动化学士，单位：三门核电有限公司，研究方向：备品备件管理。