新疆电网规范采购档案管理的几点思考

新疆电网规范采购档案管理的几点思考

罗思静

新疆新能电网建设服务有限公司 新疆乌鲁木齐 830001

[摘 要] 新疆电网近年来电网发展迅速，采购活动日益增多，采购档案不断增加。为规范采购档案管理，采取一系列卓有成效的措施，形成了采购档案管理“管理流程标准化、管理制度标准化、归档质量标准化”的新发展格局，在新疆电网的日常管理以及企业发展过程中发挥了重要的作用，为服务企业生产、经营、建设、管理等各项工作奠定了坚实的基础。

[关键词]新疆 电力 档案 管理 思考

前言

近年来，新疆电网在国家电网“三型两网、世界一流”（枢纽型、平台型、共享型现代企业，打造坚强智能电网和构建泛在电力物联网；世界一流能源互联网企业）的战略指引下，电网建设加快推进，不仅特高压、超高压形成了“内供三环网，外送三通道”网架结构，配网建设也取得了飞速发展。随着电网建设步伐的加快，电网建设工程涉及的采购档案逐年增加，对保管和利用好档案提出了更高的要求。在此情况下，档案标准化管理的重要性愈发突出，迫切要求电力企业要加强自身基础管理工作，提升管理水平。一是作为电网企业，担负着面向城市、农村各类电力用户安全、优质服务的重任。电网采购档案起着重要的凭证作用，直接为企业生产经营、电网建设等各项管理工作服务，特别是在土地纠纷、工程改造、设备检修等方面起到很大的作用。二是工程项目参建单位激增，项目管理链条长，落实档案工作责任难度增大。项目工程的参建单位对档案管理的重视程度不够，工程项目档案管理工作相对滞后，档案业务基础普遍较为薄弱。档案管理人员更换频繁，档案工作质量难以保证。档案人员的业务培训工作量大，培训效果难以持久。三是电网企业各级领导愈来愈认识到档案标准化管理的重要性，档案标准化管理所需设施、设备、办公条件等物质基础也有较好保障，这些都为提升采购档案管理水平提出了要求。

因此，需要通过采购档案标准化管理提升工程项目档案整体水平，更好地服务各项工作，是电网企业实现自身更好发展的必然要求。

1 健全工作机制，层层强化档案管理责任落实

在工程建设初始阶段，通过印发文件、专题会议部署等形式，将档案管理相关要求、标准等通过公司文件下发各单位，确保统一标准、统一要求。同时，将工程建设项目档案管理纳入电网建设管理程序及合同管理重要事项，在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，设专门条款明确参建单位提交项目档案的套数、整编、分类、移交范围、移交时间及配套电子档案的具体要求，以合同制来保证建设项目档案齐全、完整，进而为确保档案工作有效完成提供强有力的法律保障。在工程建设过程中，强调做好采购档案的“三纳入”、“四参加”。档案管理部门积极参加项目管理部门工程例会，掌握工程进度及相关工作要求，督促各单位落实具体项目负责人、现场施工负责人的档案管理责任，及时将档案管理工作要求进行传达、布置。通过健全采购档案管理机制，落实管理职责，实现了采购档案工作提前部署、主动介入。

2 制定规范要求，以标准化归档模板固化采购档案归档质量

把归档文件分为工程前期文件、可研、初设阶段文件、施工前阶段文件、施工阶段文件、竣工验收文件、工程管理文件、工程监理质量监督文件、竣工图、工程设备出厂文件等9类。将工程中应形成的文件材料固化成标准的归档范围，将复杂零散的档案业务问题简化成易操作的归档模板。极大方便了工程参建单位项目文件的形成积累和档案人员实际归档操作，减轻了归档工作的压力，实现了对档案管理流程的规范控制，有效保证采购档案收集、整理工作的规范统一，从而大大提高了档案工作效率。

3 把控采购档案形成全过程，确保归档文件的质量

一是为确保归档文件收集及时，数据真实准确，做到归档文件与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加工程各个阶段的质量监督检查工作，依照归档范围、工程单位、分部、分项明细表，质量验收及评定范围表，地基及桩基质量记录评分表等各项施工主要功能抽查记录，检查各种施工记录、安装记录、调试、检验、试验报告、质量评定等文件资料数据是否符合归档要求，并将检查结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保归档文件齐全、完整、准确；二是依照《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》，制定工程项目档案案卷整理规范，开办采购档案业务知识培训，将采购档案整理规范，归档立卷要求进行培训，提高项目参建单位档案员业务水平。三是加强工程影像质量管理。严格执行施工过程质量控制数码照片采集与管理要求，确保工程业主项目部、施工项目部、监理项目部数码照片、电子光盘归档质量、数量符合归档要求。

4 发挥各级监管力度，严把档案验收关口

按照工程项目档案职责分工及归档范围要求，有效发挥工程各级职能管理部门的监管力度，对工程归档文件分部门、分专业进行全面检查审核，工程归档文件形成了严密的审核流程：发展部审核项目立项资金批复、可研阶段的相关文件，确保工程立项文件及可研报告符合国家及地方规定；财务部审核项目结算、决算费用使用情况文件，确保归档工程费用与实际入账费用相符；物资供应中心审核招标物资设备文件，确保工程归档设备文件与工程实际安装设备名称和数量相符；武装保卫部审核消防安装、审批文件，确保归档消防设备文件符合消防施工、安装规定及要求；运维部审核工程设备安装、调试报告、竣工图准确，确保设备资料与实物相符。通过各部门之间相互协作、积极配合，发现问题及时解决，补缺补漏，保证了归档文件完整性和系统性。各部门专业完成采购档案归档验收预审后，由档案室对整体归档文件按案卷整理规范要求，对归档文件编目与组卷情况进行审查，确保归档文件为原件、文件签字盖章手续完备、记录表格填写技术数据完整、竣工图编号签章完备、施工照片符合工程各工序归档要求。最后，由工程项目部组织公司采购档案管理工作小组进行档案综合验收，档案综合验收通过后，各参建单位将纸质档案与电子档案同步移交档案室入库。

5 加强采购档案数字化工作，提高工作效率

依托公司档案管理系统，对所有工程实行数字化管理，将工程各参建单位各档案目录信息全部整合至档案管理平台中，在档案管理系统中统一采购档案业务定制和整理规则，建立在线和离线工程移交端口，工程各参建单位按档案系统设定整理规则要求进行信息录入和电子原文挂接工作（包括施工图和竣工图），实现对参建单位系统在线监督和指导，实现工程项目档案全文数字化管理。在保证档案安全的前提下，档案借阅者可通过网络方便快捷地查阅到所需的工程相关文件或图纸，大大缩短了查找档案资料的时间，提高了工作效率。

结束语

新疆电网通过规范采购档案管理，使档案管理与工程建设达到“四同步”要求，采购档案的完整率大幅提高。为及时、准确提供详细、客观的档案资料打下基础，提高了档案的利用效率，为企业各项工作提供了服务。

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