城市规划管理审批档案的动态管理对策分析

城市规划管理审批档案的动态管理对策分析

王馨婕

吉林省长白山保护开发区城乡规划管理处 133613

摘要：根据我国法律法规实施城市规划和城市规划管理对该地区的综合规划和施工管理，以确保城市规划的顺利实施。为了在开放的环境下获得信息和积极管理城市规划局核准的档案，分析这个过程中存在的问题，进而研究城市规划管理审批档案的动态管理的对策。

关键词：城市规划管理；审批档案；动态管理

近年来，我国新型城市化进程加快，为成功地推进城市化进程，就需要制定城市发展科学计划；城市规划要取得成功，就必须有足够的资源。加强城市规划管理的一个重要组成部分是建立动态档案管理。本文介绍了动态管理，分析了城市发展计划审批过程的管理问题，并提出了管理战略。

一、动态管理

按照国家相关文件要求，国内由实行“一书四证”规划审批制度改为多证合一,这是城乡规划的一大进步，也是发展趋势。在管理上，管理必须不断适应变化的要求，同时考虑到最新的管理规划审批政策。

二、存在的问题

（一）对档案管理的重视程度不高

在城市规划建设项目管理中，一方面管理者只关注建设前和建设中的工作，希望通过缩短工程建设进度，能够使项目尽快落地并投入使用。因此，他们只注重项目的建设，而忽视了建设过程中对项目档案和资料的管理。另一方面，部分城市规划管理审批文件建设过程中，未设置专门的文件管理员和存放文件的地方；部分城市规划管理审批文件管理员流动性大、未经培训、缺乏相关的文件技能和知识，无法做好文件的记录和整理工作，导致在建工程缺乏相关档案记录。另外，在查阅和应用档案的过程中，由于档案经常被人们查阅和使用，会给纸质档案带来一定的破坏，一些原始资料没有存放在档案部门，加大了档案管理的难度，导致记录不完整，跟踪不充分^[1]。

档案管理制度不完善

城市规划管理审批档案管理系统大多存在环节复杂、时间长、覆盖面太广等问题，涉及建设、财政、招投标、会计等多个部门，这些部门对在建工程档案缺乏健全的记录和管理制度。档案管理的职责和范围分配不准确，不能采用合理的管理手段和操作方法，没有履行监督、检查等职责。对文字资料、图片、音频等各种形式的档案，在记录整理过程中，没有建立规范、全面的管理制度。由于各部门档案产生的时间不一致，涉及的内容也不尽相同，加大了全面整理和记录各类资料的困难。许多档案分散在不同的工作人员手中，没有合理的制度约束，造成档案管理与在建工程进度存在差距。

档案的记录不全面，建立不合理，提交不准时。所有项目档案都是在建设和管理项目过程中产生的，是各种有价值资料的记录。近年来，各大城市的改扩建越来越多。许多参与建设的部门不重视在建工程档案的管理。由于档案保管时间长，在施工过程中会有一些资料发生变化，如合同文件、监控文件等。此外，有时档案管理者对档案分类整理不好，摆放不整齐，造成性质相同的档案之间没有相应的衔接，无法保持档案的完整性、正确性和系统性，降低了档案的作用和质量。

管理层人员意识落后

在城市规划和管理审批档案管理人员的意识培养方面，缺乏对城市规划审批档案的动态管理的理解。此外，缺乏对城市规划管理审批档案重要性的宣传，导致很多居民不理解城市规划管理审批档案的重要意义。

三、解决策略

（一）政府应加大管理力度，保护档案的完整性

城市规划的档案的管理对一个城市的重要性是不容忽视的，城市审批档案管理部门及其管理人员应开发新的宣传工具，加强宣传力度，保持与地方政府进行有效的沟通，并得到他们的关注和支持，以便得到对档案动态管理的经济投资。实行动态管理必须解决管理的硬件设施，如城市档案的建设，对档案的专业培训机构进行动态管理，增加资金和人力资源研发项目的投资，将城市的审批问题归档到地方政府预算管理范围内。此外，需要加强前端控制，提高归档系统的管理能力，将统一的数据文件格式发放到各管理部门，这个统一格式将作为审批的重要组成部分而进行考核。在文件的形成中，采用大数据的方式进行控制，并协调各部门之间的关系，充分发挥好政府在城市规划和管理中的作用。

加强网络技术的应用

加强城市规划管理过程中的档案审批管理，在具体实施的动态管理过程中需要依赖于底层硬件基础设施的操作——文件管理，包括动态资源共享文件和文件进行必要的信息交换两种方案。首先，互联网作为一种方式，建立数字化信息资源系统，档案馆和档案鉴定的档案管理人员督促及时归档，并保证各类档案的规范性。其次需要由信息网络需要进行数据收集，整理，存储和提取数据，并且这些将被认定为实现动态技术的网络的一部分。其次，需要加强审批控制，很多项目去收件箱窗口进行项目申请的过程中，可以自动生成相应的条码，这样不仅可以反映内容的链接文件，而且还可以进行动态跟踪，有利于管理。

城市规划管理审批档案中最关键的要素的动态管理是对人的管理，提高管理队伍的整体素质，为管理人员设立的专业培训机构的有针对性的培训。城市规划和记录管理审批管理是具有相当程度的连续性的工作，所以管理者要确保员工队伍稳定。由于城市规划知识，文件管理动态管理审批涉及规模较大，因此员工在空闲时间需要好好学习，如何更好地、更快地工作。批准文件管理信息资源管理的要求比较严格，要求工作人员具有良好的综合素质和职业道德。通过建立高品质的城市规划和管理审批记录管理团队，以更好地管理城市规划动态文件审批管理服务。

完善的管理机制和城市规划管理标准是动态归档管理的重要保证，城市规划和审批范围的文件管理包含在不同的规划当中。设计和建设等城建档案在城市规划和审批程序文件的管理必须执行标准化程序，那么就需要一个更高级别的技术和管理措施，这也对管理者的能力提出更高的要求。在横向协调工作方面，城市规划和管理控制审批部门应将管理的规范和标准流程发送个行管的部门，管理力度的也需要在工作得到落实。另外需要使用相关联的同类型的纸质进行档案记录，档案之间的计算机及相关设备形成相应的文件格式，文件模块以及文件类型，并且需要进行科学记录。最后是发现，存储和管理有关建设项目的文件，以确保这些文件准确性，全面性和可读性长。与此同时，管理层也应加强安全性，可以设置一定的检查权，密码等，以避免相关内容和材料之间的冲突，轻易改变原始电子文件和档案。

四、结语

新时期，开展城市规划管理审批档案动态管理势在必行。做好城市规划管理审批档案动态管理，必须完善档案管理基础设施，合理利用网络和计算机技术。为促进城市规划管理过程中档案动态管理的平稳且快速运行，工作人员不仅要满足城市规划管理审批档案动态建设的需要，还要提高自身的业务素质。

参考文献：

[1] 李玲.规划审批档案及其动态管理研究[J].中国管理动态，2015（18）：200.

[2] 李新民，张国强.城乡规划管理审批档案的日常管理[J].城市规划管理审批档案，2013（1）：9-10.

[3]潘世萍.城市规划管理审批档案的动态管理].北京档案，2012（03）：29~30.

[4]张钓凡，王炜.信息公开背景下城市规划管理审批档案动态管理研究].北京规划建设，2014（04）：116~119.