关于殡葬档案管理信息化建设的思考

关于殡葬档案管理信息化建设的思考

洪娜

菏泽市殡仪馆

摘要：殡葬部门作为我国民政工作中的重要组成部分，和所有的人都息息相关。档案管理工作的开展也就显得十分重要。在目前殡葬部门的档案管理中内容众多、工作量大，这就需要在殡葬档案管理工作中采用信息化方式，找到有效的措施解决档案管理工作中的问题，达到提高服务质量的目的。

关键词：档案管理；信息化；建设

档案管理信息化是指采用现代化技术完成档案的收集、整理、保存和查阅等一系列的工作，这种工作方式可以有效提升管理的效率，为行业的发展奠定坚实的基础。殡葬部门作为我国民政工作中的重要组成部分，和所有的人都息息相关。在目前殡葬部门的档案管理中内容众多，工作量大，除了日常工作中遗体档案资料之外，还包括了行业标准、法律法规和政策等等。因此，这就需要在殡葬档案管理工作中采用信息化方式，尽可能提高工作效率，避免由于档案信息丢失而对工作产生的影响。

一、当前殡葬档案管理信息化建设中存在的问题

随着目前殡葬档案管理工作内容的日益扩大，传统的档案管理模式已经完全无法满足工作的需求了，各地区已经主动进行了信息化管理的尝试，虽然取得了一定的成效，但结果却并不是十分理想。其原因主要是受到了一下三个方面的影响：

1、档案管理人员的素质有待提高

很多殡葬单位目前没有将档案管理信息化融入到单位的日常工作管理规范中，也没有为档案信息化管理建立长效的机制。这就说明了目前在殡葬行业中，相关领导和档案管理人员对档案管理信息化建设的重视程度不足。目前档案管理人员主要分为两类，一类是已经从事该行业多年，他们具备丰富的工作经验但是缺少专业的理论知识，另一类是目前新招聘来的相关专业的人才，他们虽然具备专业素养，但是却缺少档案管理经验。这些原因都间接影响着档案管理信息化的水平。

2、档案管理工作的基础相对薄弱

目前殡葬部门的档案管理工作主要是根据民政档案管理系统的相关条例开展的。但是，由于殡葬行业的特殊性，行业中缺少专业的信息化系统管理软件。目前，殡葬行业的档案管理工作依然将纸质版作为载体，通过手工的方式完成档案的录入和整理。长期如此，这种工作方法已经成为了行业中的习惯。这种相对薄弱的基础上，想要短时间内完成信息化技术的改革会十分的困难。

3、档案管理工作的共享不充分

随着信息时代的不断发展，信息共享已经成为了必然的趋势之一。殡葬行业与其他政府部门之间的联系相对来说比较少，在同级之间比较独立。再加上由于行业特殊性的影响，传统的档案管理工作中想要查询某项档案内容相对来说比困难，需要多个部门之间的配合。这两方面的因素都导致了目前殡葬行业的档案管理工作中资源不能完全共享，影响了档案管理信息化。

二、殡葬档案管理信息化工作开展的建议

1、根据工作需求进行机构改革，完善档案管理人员素质

档案管理工作的开展的目的是为了保证日常工作的顺利展开，在殡葬行业中，实现信息化档案管理工作也必须要按照需求进行机构的调整和变革。具体来说，就是要通过电子化。信息化、数字化的形式在档案管理中设立对应的部门，包括电子查找、阅览部等等。另外，除了部门的建设之外，还要提升档案管理人员的素质，定期进行信息化培训，让他们在拥有职业技能的同时还能提升專业水平，保障档案管理信息化建设的发展。

2、加强档案数字化资源建设，提升档案管理信息化水平

想要提升档案管理工作的信息化水平，首先要做的就是完善数字化资源建设。具体来说，就是要加强档案信息管理工作中的硬件和软件条件。首先是要建立殡葬档案的管理系统，包括移动端和pc端。其次是要完善殡葬档案的信息库，将原有的纸质版档案文件利用扫描的方式进行电子版的备份，方便保存和查阅，避免档案出现缺失。这两方面的完善都会对档案管理信息化起到十分关键的作用。

3、建立多功能的阅览室，实现档案管理工作的共享

多功能阅览室是档案管理信息化建设中的重要组成部分。在殡葬行业的档案管理工作中，也要创建档案的阅览室，实现档案管理工作中个相关部门的共享，提高工作效率。这也是提高殡葬部门服务能力的重要基础之一。但是，需要格外注意的是，档案管理工作共享并不意味着档案资料完全公开。它知识实现了相关部门之间的共享。由于殡葬行业中的档案资料会涉及到个人的隐私，因此在信息化的档案管理中，必须要注重电子信息的安全问题，防止外部非法用户的数据侵犯。

殡葬档案管理工作的信息化可以有效解决目前档案管理工作中工作效率低、工作质量差等问题，也是提高殡葬行业服务质量的关键。对于殡葬档案管理的工作人员来说，必须要加强档案管理的规范化建设，将自动化的办公系统和信息化的管理技术融入到档案管理中去，实现为群众服务的目的，为现代化国家建设添砖加瓦。

参考文献：

[1]营口市要求进一步解放思想加强档案现代化管理[J].杨爱晶.兰台世界.2002（04）

[2]档案现代化管理浅议[J].孟庆凤.山东档案.2001（04）

[3]加强广州环保档案现代化管理之管见[J].张耐光.广州环境科学.2000（01）