现代企业档案管理工作的信息化建设

现代企业档案管理工作的信息化建设

左婵苗

武汉地铁集团有限公司，湖北•武汉 430000

【摘要】信息时代，企业档案管理工作逐渐由传统的管理模式朝着信息化管理模式发展，这为企业档案价值的挖掘和利用提供了有力支持。鉴于此，论文对企业档案信息化建设展开分析和探讨。

【Abstract】In the information age, the management of enterprise archives has gradually developed from the traditional management mode to the information management mode, which provides strong support for the mining and utilization of enterprise archives value. In view of this, the paper analyzes and discusses the construction of enterprise archives information.

【关键词】企业档案；档案管理；信息化

【Keywords】enterprise archives; archives management; information

1 引言

档案作为企业经营、生产和管理活动的真实记录，是极为重要的信息资源，企业长期以来形成的科技、文书、照片等各类档案不仅是企业发展历程的体现，也为企业未来的发展提供参考。对此，企业应不断提高自身的档案管理能力，充分适应信息社会的需求，推动档案的信息化管理，使档案资源能够更好地为企业服务。

2 档案信息化建设的现状

档案信息化建设主要从20世纪80年代开始，从点到面逐步发展。当时部分条件较好的单位引进先进的计算机管理设备，将企业的档案信息存储到计算机当中，实现了档案信息的集中化，达到快速检索的目的，有效提高了档案管理工作的效率。20世纪90年代，我国政府为进一步推进档案信息化管理的建设，将其列为“十二五”企业建设的汇总重点项目，其中主要涵盖两项建设任务：一是企业档案管理基础工作任务；二企业档案管理信息化建设的任务。其中，企业档案信息化管理工作主要是指加强电子文件的管理，加快数字档案馆的建设。随着政策的引导，我国各大国有企业以及事业单位都积极对自身的档案管理工作进行创新与改革。进入21世纪之后，计算机技术与网络技术的发展更加快速，国有企业与事业单位档案管理信息化建设工作的重心不仅集中在管理信息与计算机，更需要真正实现档案管理网络信息化的一体化管理，在提高管理水平的基础上，运用信息数据帮助企业提高竞争优势。

3 现代企业档案管理信息化存在的不足

3.1 企业对档案管理工作信息化建设重视不足

在很多中小型企业中，企业管理者在实际的生产经营过程中没有清楚地意识到企业档案管理信息化建设对企业长期发展的重要意义和潜在价值，导致企业整体对档案管理工作的信息化建设重视程度不够高。甚至一些企业将档案管理部门设置为一个临时部门，由多个部门的工作人员兼职，导致企业在档案管理制度建设方面存在严重漏洞，这种情况不仅严重制约了企业档案管理工作的效率，还会为企业档案的安全性和完整性埋下一定的隐患^[1]。

3.2 档案管理人员的工作能力差

档案管理人员工作能力的高低对企业档案管理的效率有着很直接的影响。目前，我国很多企业档案管理人员并没有经过专业的技能培训，管理水平普遍较低，而且还有一些管理人员只是兼职，并不是长期的管理人员。此外，很多管理人员觉得这份工作没有什么发展前景，就算没有做好也无所谓。这些问题的出现，就导致了档案管理人员的工作能力差，从而影响了企业档案管理工作的效率。

3.3 企业档案整合难度大

随着互联网的普及和发展，很多企业对内部档案进行了信息化的整理，企业信息电子化、信息收集网络化、信息内容数字化等资源整合过程中发生的问题逐渐显现。在我国逐步走上世界舞台的背景下，企业的发展达到了一定高度，自动化的企业经营模式带动了档案信息化的发展。但不可避免地在大量的信息传输过程中，会出现各种不同的问题。每个专业所处的市场环境不同，专业所对应的电子数据也就不同，那么，出现的问题就不一样，操作过程也千变万化，就会给档案管理部门带来各种困难，不能对档案信息文件进行技术鉴定。另外，每一个数据都会有对应的数据库，这就会有大量不同结构的数据库在档案录入时对系统的运转带来较重的负担。

4 现代企业档案管理工作的信息化建设策略

4.1 提高对档案管理工作信息化建设的重视程度

企业管理者首先应当明确档案管理工作信息化对于企业发展的重要价值，尽快建立企业档案管理工作机制，在相关法律法规的基础上针对档案管理工作信息化推进制定相关的工作准则。其次，还要注重各个部门之间的联动管理，确保能够对数字化档案进行实时地监控和及时地管理调度。另外，地方档案局也应当引导企业做好上下联动工作，在发挥自身协调功能的同时，指导企业尽快提高档案管理工作的信息化比例。再次，国家法律机关要做好档案管理相关法律法规的优化和完善工作，指导和规范相关工作的开展，让企业在合法、合规的框架下不断提高对档案管理工作信息化建设的重视程度，为企业的长期发展打下扎实的基础

^[2]。

4.2 提高档案管理人员的综合素质

首先，档案管理人员应该多了解档案管理方面的专业知识，紧跟时代发展的潮流，学习先进的管理方法和管理手段。而且还要对档案管理工作进行深刻地认识，明确档案管理工作的内容以及服务的对象，除此之外，还应该具有一定的专业素养和专业技能，这样才能顺应时代发展的要求，提高工作效率。其次，要懂得谦虚，经常向他人学习，取长补短。因为在档案管理人员工作的过程中总会遇到一些难题，此时就体现出了合作的重要性，管理人员可以向优秀的管理人员学习，并与优秀的管理人员进行沟通和交流，共同解决遇到的难题，这样不仅能提高自己的专业水平，还可以将自己的档案管理工作做得更好。另外，企业要加强对档案管理人员的培训，让管理人员能够通过培训掌握更多的专业知识和专业技能，而且还应该建立考核制度，将考核制度和培训结合在一起，提高管理人员的工作积极性。

4.3 建立网络档案管理共享模式

随着信息时代的到来，企业档案管理的工作量越来越大，给档案的开发利用带来了困难。为了提高档案开发的效率，必须将现代管理技术融入企业档案的开发利用之中。建立信息网络共享平台是将现代管理技术融入档案信息化建设的重要手段。建立共享平台，使企业充分利用档案信息资源，提高档案管理信息化建设的效率。在实际工作过程中，企业档案管理人员可以通过共享平台获取最新的管理信息，及时对企业档案进行分类整理。企业各部门也可以利用共享平台快速查询所需信息，提高企业档案的利用率。

4.4 加强企业信息化基础设施的建设

基础设施建设是档案信息化建设的重要环节。缺少了基础设施，信息化建设无从开展，实物档案的数字化和智能化管理也无从实现。企业档案信息化基础设施建设主要包括硬件、软件和网络三个方面。对于实物档案的信息化管理来说，首先应解决硬件和软件的问题。硬件上加强数字化转化设备方面的投入，如文档扫描设备、数码照相机等，使档案实现高质量的数字化转化。在软件方面则要重视管理信息系统的搭建，将需求的调研和分析动态化，使其贯穿信息化建设的每个阶段，让功能开发、更新和维护更加灵活。在系统建设初期，要有针对性地对档案管理现状和趋势进行框架设计，将预计实现的功能与当前管理现状进行对接，逐步实现各个需求，进而提高系统建设的效率，降低开发成本^[3]。

4.5 健全档案管理制度体系

企业管理具有综合性和复杂性，同时，需要动态性地开展工作，这导致企业的档案管理也具有以上三方面的特征。针对现阶段企业档案管理工作出现的问题，首先需要制定完善的档案管理制度体系，各个地区和不同的企业应根据自身的特点和实际，细化制度和规范的具体内容，从每一条细则着手，健全制度体系。另外，一定要重视和落实责任追究制度，从制度上明确档案管理相关人员应负的责任，确保制度的实行和运作。

4.6 加强企业档案信息的安全保密管理

传统档案工作具有封闭性的特点且档案利用率较低，这在一定程度上保障了档案的安全性。在信息化时代，档案的数字化让信息变得可以复制，且能够较快地传输，企业档案面更加多元化，信息安全也更加多元。相对于其他单位的档案来说，企业由于其经营性的特点，档案也必然包含着一些经营内容，很多内容涉及商业机密，因此，档案的泄露会给企业带来重大的经济损失风险，企业必须充分重视档案信息安全问题，保障企业的核心利益不受损失。

5 结语

企业档案信息化建设作为企业经营管理的重要组成部分，也是企业在时代发展下对于提升本职工作质量、获得更好的发展前景的重要要求。故本文针对经济快速发展的背景，对于企业信息化建设工作所提出的新要求，深入探讨并分析了企业档案信息化建设过程中遇到的问题，并提出相应的措施方法，以此推动企业档案信息化建设目标的实现。

【参考文献】

[1]张瑾.企业档案信息化建设的现状与对策分析[J].赤峰学院学报(自然科学版),2017,33(13):147-148.

[2]谭国英.档案信息化安全建设中的问题及对策分析[J].科技创新与应用,2017(15):271.

[3]陈秀娟.关于企业档案信息化建设的问题和对策分析[J].城建档案,2017(03):26-27.