浅议加强地铁工程档案管理的策略

浅议加强地铁工程档案管理的策略

1 苏晓丽 2 郭俊青

呼和浩特市城市轨道交通建设管理有限责任公司 内蒙古呼和浩特 010010

摘要：随着经济的发展，各行各业的发展迅速。档案是对地铁工程规划、设计、施工等建设全过程所涉及信息数据的准确汇总，是审核地铁工程的重要依据，体现出地铁工程建设的质量、成本等各方面。基于此，本文对地铁工程档案管理的特点及重要性进行简要阐述，详细分析地铁工程档案管理的现状，具体探讨了加强地铁工程档案管理的对策。

关键词：地铁工程；档案管理

引言

地铁建设是城市基础设施建设的重大项目，具有投资大，风险高，建设周期长，涉及面广，系统复杂、环节多，内外协作关系复杂等特点，是一个庞大的系统工程。档案管理贯穿于地铁建设工程的全过程，是工程质量控制的直接体现，是地铁工程项目管理的重要环节。地铁建设过程中形成的大量工程档案，记载了建设工程的全过程，是保障地铁运营和维护的宝贵信息资源，担负着轨道交通档案信息资源存史、资鉴和增值的重任。

1地铁工程档案管理的现状分析

①地铁工程档案的质量不高。随着计算机技术等先进信息技术在工程档案管理中的广泛应用，纸质档案的管理逐渐被管理人员忽视。相关管理人员在地铁工程纸质档案管理过程中，没有按照《科技技术档案案卷构成的一般要求》、《技术制图复制图的折叠方法》等相关规范的具体要求管理纸质档案，城建档案馆对纸质档案的质量要求较高，导致地铁工程档案达不到相应标准，从而影响到地铁工程档案的科学管理。地铁工程部分档案资料因缺少完备的法律手段，档案资料存在部分缺失，造成地铁工程档案的不完备、信息资料的不准确，从而影响到地铁工程档案的质量。②档案管理人员的素质有待提升。管理人员是地铁工程档案管理的具体执行者，直接影响着地铁工程档案管理的质量。由于当前地铁工程档案管理人员的综合能力和素质有待提升，管理技术和方法传统，制度保障不完善，导致地铁工程档案管理缺乏完善的管理制度予以规范和支撑，造成地铁工程档案管理质量偏低，不利于地铁工程相关后续工作的开展。管理信息化是科技创新背景下，地铁工程档案管理革新的必然选择，但当前地铁工程档案的信息化管理水平较低，档案资料不完整、不准确，从而对地铁工程档案管理的质量造成不利影响。

2加强地铁工程档案管理的策略

2.1建立与现代企业制度相匹配的工程档案管理体系

现代企业管理制度顺应现代社会化大生产和市场经济体制，致力于调动人的积极性、创造性，建立激励和约束机制。无锡地铁率先引入国际上先进的档案管理模式，在档案工作管理体制方面进行了积极探索。首先，强化档案工作流程管控，理顺档案收集、整理、归档的相互关系。建立项目负责人制度，将工程档案管理纳入工程建设项目管理工作的全过程，保证建设项目竣工档案的完整性、准确性、有效性，严格按照档案工作规范整理和加工，为日后档案利用提供完整齐全的工程档案。其次，注重工程一线档案的管理。制订科学、系统的归档组卷管理办法，统一和规范各参建单位的竣工资料内容和样式，以保证资料的严谨、清晰和翔实。

2.2加强地铁工程档案管理的信息化建设

地铁工程档案管理信息化手段是实现档案优化管理的重要标志。例如，档案管理人员应积极利用计算机独有的存储信息量大、运算速度快、自动化、精确度高、逻辑判断力强等特征，在收集和整理地铁工程文件材料的阶段就可运用计算机编制检索目录，实现对档案的收集、整理；当把文件材料整理成档案后，再通过计算机完成接收、查找、借阅、归还档案的工作，对于满足销毁条件的档案应自动进行判断，并给出提示；在地铁工程档案管理方面，可直接管理档案库房，为档案编研工作提供统计服务等。此外，地铁工程档案管理还可通过推行各种媒体形式档案的措施提高档案管理水平，如磁介质档案、缩微档案、电子文件档案等，以提高地铁工程档案管理水平。

2.3加强业务指导与培训，提高档案工作人员的综合素质

地铁工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。在地铁工程建设过程中，针对档案工作人员业务水平不高的问题，档案管理部门应加强对工程资料员的工作指导与培训，经常深入施工现场进行跟踪指导服务，一方面帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，提高其业务技能和水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。

2.4积极开发工程档案资源

档案管理信息化管理工作，不仅仅能够有效地使用到地铁工程中，对于其他的一些企业事业单位同样可以有效利用，档案管理工作的服务宗旨是为各项事业服务，更好服务更多的工作是它自身价值提升与体现的最好方式。基于这方面的考虑，对于档案管理来说，需要使用统一化的管理软件，方便在后期的各项单位的使用中更好地融合与贯通。另外，需要让档案管理人员参加一系列的培训工作，让他们能够较好地了解信息化档案管理工作的重要性以及管理的操作要点，能够较好地使用这一先进的信息化档案管理工具。此外，对于档案管理工作人员来说还应该将编制好的档案进行存档管理，对于不同工程的档案要进行分类储存，保证后期使用时能够准确定位与查找，方便后期的检查与使用。实现企业自身各类档案资源统一、集中管理，并在此基础之上提高企业档案跨部门、跨地区的利用效率。为企业领导与各级管理者提供决策参考与信息服务，提高企业管理、科研、基建、经营、生产等工作的质量与效率。为企业客户提供更加优质的服务，进一步建立企业的良好形象。

2.5建立档案资料的管理体系

在工作中实行档案与项目建设同步管理的制度，始终把工程档案资料工作视为工程建设过程的一部分，纳入建设全过程管理并与工程建设同步。在提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中，始终保持资料的完整性、真实性和及时性。对工程项目形成一个完整、齐全、真实的反映。同时，将文件材料的收集、影像整理和归档纳入了合同管理，实行档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，并采取有效的考核措施，保障档案工作经费充足、设施完备，保证档案管理正常工作的需要。项目档案资料管理体系，以公司资料管理部门为管理主体，其余各部门在各自的职责范围内收集、整理相关资料，各部门共同构成资料管理体系的横向管理框架，负责工程资料的管理任务。以施工、监理单位为基层管理对象，以第三方服务等单位为监督单位，和轨道公司一起构成资料管理的纵向框架，建立了完善的档案资料管理体系。

结语

在地铁建设大力发展的今天，抓好地铁工程档案管理工作，不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还需要各相关单位的密切配合，形成齐抓共管的良好环境。档案管理的质量关系着地铁工程竣工验收、监管等各项工作的开展，影响着地铁工程质量与进程的控制。因此，为了提升地铁工程档案管理水平，根据地铁工程档案管理工作的困境及实际要求，应创新工程档案管理模式，完善地铁工程档案管理制度，加强工程档案管理人员培训，以便保障地铁工程档案管理工作的有序进行。

参考文献

［1］朱英.轨道交通建设档案收集整理的实践与探索.《办公室业务》，2014.15.

［2］宋洁.城市轨道交通建设工程档案管理的问题与对策.《城建档案》，2006.

［3］成彤.工程项目档案管理的全程控制.《江苏省基层档案工作者论文集》，2013.10.