浅析办公室文书档案收集与归档工作管理

浅析办公室文书档案收集与归档工作管理

刘溪

天津市轻工业设计院 天津 300193

摘要：办公室文书档案收集与归档工作，主要是指对记录重要数据与事项的文件进行收集归档并管理、维护，这项工作能够很大程度为单位或企业的决策、运转提供帮助。由于时间积累，办公室涉及的事务逐步增多，如此一来文书档案也逐步积累，而由于文书档案的基础数目与相应工作的难度呈正比，所以由于这种积累，文书档案的收集与归档工作难度也会增加。在办公室文书档案收集与归档工作中，还存在文书档案管理体系不够完善等问题，如何解决这些问题，通过提高管理效果达到管理目的，是相关工作中面临的问题。

关键词：文书档案；收集；归档

1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义

首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得其包含的内容越来越广泛、复杂。其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例，各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下，文书档案收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。

2档案收集与归档工作存在的问题

近年来，随着人们对信息管理和档案管理中意义的认知逐渐提高，档案收集和归档工作开始有了起色，但是，档案收集和归档工作依然存在许多不足。

2.1档案管理工作重视程度不足

很多单位和部门只重视会计和人事方面的文件材料收集和归档，对文书文件以及照片和影像资料收集和归档重视程度不足，而且各部门对文件资料的档案管理重视程度不足，给办公室文书档案收集和归档工作造成一定困难。

2.1.1各职能部门档案管理散乱

需要收集和归档的文件包含很多，各职能部门自身具有相对独立的业务，一些文件和信息资料是部门工作需要经常使用到的，这些文件和资料常常散落在各部门。由于各部门不具备独立保管档案资料的职责，档案管理不规范，造成文件积压和散乱。

2.1.2档案管理收集与归档细化程度不足

档案收集和归档细化程度不足是办公室文书档案管理中遇到的较为突出的问题，很多档案文件在各个部门形成，这些文件的打印较为随机，对原始文件底稿保留意识不强，往往会出现底稿丢失的情况，造成文件资料不完整。另外，随着自动化办公的发展，很多文件资料形成和审批都在网络上进行，给办公室文书进行档案资料底稿的收集和归档带来较大难度。

2.1.3技术文件档案收集不完善

很多技术文件资料在科技人员手中，为了能够方便工作，这些资料常常没有通过档案室管理人员办理登记导致散落，有的科技人员担心科研成果被其他同行使用，拒绝向档案管理部门做文件和资料的移交或移交资料不齐全，给办公室文书档案收集和归档带来困难。

2.2档案管理工作人员专业程度不足

档案收集和归档是办公室文书主要工作职责之一。办公室文书对档案管理专业知识掌握程度、对档案收集和归档的科学性具有较大影响。许多办公室文书是由各部门优秀员工晋升或外招而来，档案管理专业程度不足，尤其对于档案完整性缺乏重视和甄别的能力，造成档案在收集和归档过程中部分内容的缺失。

2.3档案管理制度不完善

许多部门对档案分级工作并未予以重视，很多单位档案管理工作实行二级管理：一级管理由公司综合管理部门进行，二级管理由各部门的档案管理人员负责。管理工作人员有权对二级管理工作人员的工作进行检查和监督。但是在具体实施过程中，常常出现一级管理和二级管理的分级不明确，一些重要档案资料积压在部门。档案管理制度对档案归档、保管、借阅和销毁都做详细的阐述，但是在实施过程中，往往缺乏对各部门具体细则进行规范。各部门在向办公室文书进行移交中，档案分类不清晰，保密等级区分不明确，给办公室文书整理和立卷带来较大影响。

3做好办公室文书档案收集与归档工作管理的措施

3.1完善文书档案收集和归档管理制度，提高档案管理人员素质

首先，要在事业单位领导的带领下，提高各部门人员、档案管理人员对档案工作的重视程度，积极配合档案收集、归档工作的开展，并保证档案管理人员与各部门的有效沟通联系和良好合作，在单位内形成良好的档案管理氛围，保证档案收集和归档工作顺利进行。其次，要对文书档案的收集、归档相关制度进行完善，提高档案的规范性。例如，按照相关的公文处理、立卷规定以及档案质量管理要求，对文书的起草、审核、印刷、传递、执行以及文件的整理归档等过程进行监督，从源头开始保证档案收集质量。严格按照相关制度做好文书档案收集的登记工作，并对档案内容进行核对，做好文书档案的分类、保管、保密工作，避免档案资料丢失和外流现象的发生，提高文书档案的效率和质量。最后，要重视对文书档案管理人员的培训工作，可以通过鼓励相关人员在业余时间自学，或组织开展继续教育网络学习培训、参加各种档案建设项目、学习《档案法》等相关法律，从而提高其专业素质、政治素养，使其能够在工作中保持较强的程序意识、责任意识以及逻辑思维，促使文书档案收集、归档的高效化、程序化、合理化。

3.2改革创新文书档案工作方法，提高文书档案收集、归档质量

首先，在新技术不断发展的当下，档案管理人员要积极在工作中应用现代信息技术，改革和创新文书档案工作方法，从而满足新时期事业单位档案工作发展的需要。例如，档案管理人员要转变自身观念，充分利用现代办公设备及办公软件服务于新形势下的档案管理工作：改变传统档案管理方式，升级档案管理手段。其次，档案管理人员要以档案的开发利用为目标开展进行文书档案的收发、整理、分类、组卷、编写检索工具、立卷归档、管理等工作，并针对信息化档案工作的安全性、有效性等进行进一步研究。同时，为了提高档案利用的便捷性，档案管理人员还要做好档案的整理装订、档案室的整理工作，按各类档案装订不同要求，书写卷内目录，使入库档案存放更加有序、合理。最后，档案管理人员要针对单位的实际情况进行专项档案整理，例如，在测绘设计相关单位中，档案人员要做好对各项工程的测绘档案资料的收集、审查、整理与归档工作，包括控制测量、地形测绘、管线探测、工程监理以及系统开发等的原始记录、计算资料、成果表、成果图件、质检记录、设计方案、标准规范以及相关的各种技术文档等。并通过提供档案咨询服务，为城市建设地理信息测绘管理工作提供具有法律效力的数据、材料和证据。

4结束语

总之，档案资料收集和归档是档案管理中的重要环节，是实现档案管理规范化和数字化的基础。提高办公室文书的档案收集和归档能力，不仅要依赖于其自身能力的加强，还需要公司各职能部门间的整体协同和档案管理制度的完善，实现档案管理水平的整体提高。

参考文献

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[2]邓巧玲.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].卷宗,2017(10).

[3]李爱英.办公室文书档案收集与归档工作分析[J].办公室业务,2017(3):151.