大数据时代电力企业档案管理创新的探索

大数据时代电力企业档案管理创新的探索

董琴

哈密电力实业开发有限公司 新疆维吾尔自治区哈密市伊州区 839000

摘要：在现代档案管理模式下，大多数电力企业已将传统的纸质档案通过数字化技术转换成了便于存储和查阅的电子档案，档案管理人员在收集、整理、保管等环节的工作量得以减轻。同时，档案数字化管理平台打破了检索和查阅的时间、空间限制，档案利用变得更加便捷。作为一把“双刃剑”，大数据给档案工作带来便利的同时也给档案工作也带来更为严峻的考验。海量电子数据如何存储、数据安全如何保障，以及档案服务质量如何适应新形势下的新要求，这些都是摆在档案管理人员面前的现实问题。电力企业在不断深化改革、适应社会发展的同时，档案管理工作也必须紧跟时代的步伐。

关键词：大数据时代；电力企业；档案管理；创新；探索

1导言

大数据时代的到来对人们的各个方面都带来了很多的冲击，工作方法变得更加有效率。为了在大数据时代加大档案的开发和利用，要抓住大数据的时代机遇。

2大数据存在的意义

2.1有助于档案管理工作的创新。大数据是时代最新产物，所具有的技术信息都是最先进的，利用大数据对档案进行管理，在一定程度上是对工作方法的创新和发展。

2.2使工作人员的综合素质不断提高。适应社会发展的唯一方法就是不断学习，为了适应大数据的最新环境，就要对大数据进行不断学习。对大数据的学习是我们不被社会淘汰的唯一办法，从根本上使工作人员的综合素质水平不断提高。

3大数据时代电力企业管理面临的机遇与挑战

3.1机遇

以往的电力企业管理工作多依靠管理者工作经验的积累来对实际管理工作状况进行经验化的判断。虽然这种办法的实施具有一定的合理性，但管理者的工作经验毕竟是有限的，不能够应对所有企业管理问题。在大数据时代下，依靠计算机网络强大的逻辑性和科学运算能力，可以借助技术革新的力量，来增强电力企业管理工作的执行力和权威性。同时，通过大数据分析功能的发挥，更有助于减少电力企业管理中信息低效化、错误等的出现频率，大大提升了电力企业管理质量，能够为电力企业管理提供大量、可靠的基础管理信息。总而言之，大数据时代对于电力企业管理工作的影响而言，是极为全面的，不仅包含了企业自身运行管理模式方面的变革，也包含了商业模式的不断优化调整。使电力企业逐步由“上级吩咐”传统管理方式转变为“数据印证”式的现代化企业管理模式。

3.2挑战

大数据作为一种网络化时代发展的重要产物，其出现并在电力企业中的运用，也为企业管理工作带来了一定的挑战。这些挑战不仅是对传统电力企业管理方式、理念地位的冲击，同时也包含了面对新的社会发展环境电力企业管理工作所表现出了的一些不适感。具体表现在以下几个方面。一是面对世界经济一体化发展进程的加快，电力企业内外部发展环境随之产生了巨大的改变。在数据量不断攀升的信息化时代，虽然信息获取渠道逐渐拓宽，但从企业实际工作的开展情况来看，大多数电力企业显然并没有认识到数据分析的内在价值。二是数据安全问题堪忧。基于电力企业自身运行管理实际的需要，其在管理过程中会产生大量的企业、用户相关数据信息。这些信息对于电力企业以及用户个人而言，不仅是重要的商业机密同时也是个人隐私。在网络化环境日益复杂的背景下，电力企业信息安全已经到了四面楚歌的境地，需要企业通过采取有效的措施来确保信息安全。然而，面对大数据处理、云计算技术、互动技术等先进的数据安全保护技术，电力企业并没有对其功能、效用做出充分的认知和运用，进而也就抑制了电力企业商业智能化管理的发展，使其陷入信息安全的技术难关。

4电力企业档案管理模式创新的对策

4.1加快企业档案信息化建设进程

目前，档案信息化建设工作已经在全国范围内开展，其中档案管理信息平台的开发对于解决电子档案存储问题具有重要的意义。一部分电力企业已经开发了数字档案馆系统。它的优势在于：一方面可以与企业的协同办公系统互通共融，实现公文的在线归档。另一方面，为存储档案数据提供了保障。值得一提的是大数据技术中的云存储模式在档案信息化建设中的运用，它在保障档案存储的完整性和安全性方面表现突出，是当前较为先进的一种存储模式。

4.2加强档案信息的安全保护

“安全第一”在任何行业、任何时候都是至理名言。大数据背景下，档案信息的安全问题是档案管理工作的重中之重。没有数据安全保障作为前提，一切工作都是徒劳。档案信息的安全威胁一方面来自人为因素、设备硬件故障等内部管理，另一方面主要来源于外部网络。因此，要做好档案的安全防护需要做到以下几点：首先，加强思想教育，树立全体人员的档案安全意识。在档案日常管理工作中，档案人员要定期对库房、档案专用设备、档案实体进行检查，落实好档案管理制度的各项要求，一旦发现问题应按照档案管理应急预案立即上报相关负责人，做到及时处理，尽可能将损失控制在一定范围内。其次，建立网络安全屏障。利用各类安全软件、身份识别技术、信息加密技术、访问权限设置等防止计算机病毒入侵和非法用户的攻击。在网络使用方面，内、外网计算机分开使用，档案系统应尽量安装在内网计算上，并严禁联入未经加密处理的移动存储设备；所有计算机的杀毒软件需要定期更新和升级，确保档案系统内数据信息的完整、真实、可用。再次，要对档案数据进行全方位、多层次的数据备份，以防因意外事故造成数据丢失。按照异地备份的要求，电力企业各兄弟单位之间、电力企业与各大档案馆之间应加强合作、联动，开展远程异地备份。此外，还可以建立数据容灾中心和灾害应急恢复机制，最大程度确保档案数据的安全。

4.3提升档案管理工作的整体服务水平

电力企业在档案管理方面利用了先进的技术手段，档案服务工作的“量”已有了大幅度的增长。那么，档案服务的“质”又该如何保证？这与档案管理人员的整体素质有着直接的关系。档案人员既要不断学习、提升专业技能，还要掌握前沿的信息技术，成为复合型档案管理人才。档案人员要确保归档内容的真实、完整和有效性，并加以鉴定、分类、划分保管期限，防止交叉、无归档价值的信息进入档案系统。另一方面，档案人员要秉承电力行业的服务理念，做到用心服务，满足当前用户对档案信息多元化的需求。此外，可以利用大数据技术为用户提供档案数据分析服务，也可以利用关键词检索和系统联想功能，为用户推送更多的相关信息。通过对用户的利用方式、档案类型、用途、数量进行统计、利用效果分析，档案管理人员可以掌握用户档案利用的总体趋势和方向，档案服务工作也能做到“知己知彼”。另外，还可以每年对用户开展满意度调查，收集用户对档案系统、服务方面的意见和建议，帮助档案人员认识档案服务工作中的不足，并针对性地加以调整和改进，不断提高档案服务的满意度。

5结语

现代社会在大数据化的背景下，信息化的程度越来越高，对电力企业的冲击不断加大，信息的产生、传播、搜索也在发生改变，对于档案开发来说是把双刃剑，意味着只要档案工作抓住时代发展的机遇就会进入一个新的发展阶段，档案管理与开发的利用探讨已经是各电力企业所要关注的重点。

参考文献

[1]伍星.大数据时代企业档案管理创新举措[J].城建档案,2017(07):63-64.

[2]王力.大数据时代下的电力企业档案管理探讨[J].现代国企研究,2017(14):17.

[3]李斌.大数据时代下的基层电力企业档案管理策略研究[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2017(05):100-101.

[4]胡小伟,彭政.大数据时代下谈电力企业营销管理创新[J].科技视界,2017(13):106.