人事档案管理信息化趋势

人事档案管理信息化趋势

马月

曹县人力资源和社会保障局

摘  要：随着互联网技术的飞速发展，各行各业都受到了互联网技术的影响，为其他行业的发展创造了新的机遇。特别是人事档案管理工作越来越突出，其主要职能便是企业和单位对人员资料信息的统计和管理。在信息化建设下做好人事档案管理工作非常重要，本文就信息化建设下如何做好人事档案管理工作进行简要的分析研究，并在此基础上，为大家提供相应的建议，希望对大家有所帮助。

　　关键词：人事档案;管理工作;信息化

　　一、我国人事档案管理工作现状

　　目前我国人事档案管理工作其工作形式比较单一，而且比较枯燥乏味，不同于其他工作多姿多彩，而且努力就可以看到成果，人事档案管理工作怎么努力成绩并不明显，因此社会领导部门对于人事档案管理部门的工作不够重视，给人错误的感觉，以为人事档案管理工作就是对该单位的工作人员的身份信息进行统计管理，并不是单位的重要部门，只要是能够登记好、管理好、不丢失就是好的档案管理。所以这项工作常常不被相关领导重视，而且人事档案管理工作人员的素质并不高，工作并不积极，常常是应付工作的状态，所以人社档案管理工作的发展是遥遥无期的。沿用传统的人事档案管理方式不仅浪费时间，单靠工作人员手把手的记录，很难提高工作的效率，降低档案的管理水平，阻碍了企业和单位的发展。面对大量的人事档案信息，如果还停留在依靠手工整理进行管理，那势必会被历史淘汰。

　　做好人事档案管理工作是一个企业和单位发展的基本要求，是提高企业及单位人事档案管理部门工作质量和工作效率的重要条件。信息化建设应用于人事档案管理工作中的意义是什么？首先，信息化建设应用于人事档案管理工作中，有利于提高整个人事档案管理部门的工作效率，信息技术代替手工劳动，可以更好地统计和管理人员档案，其工作效率也会大大提高。其次，在传统的手工劳动中对档案的收集和整理并不完善、七零八散，而在信息化的支持下，为档案的收集和整理提供了一个发展的平台，工作人员利用信息技术科学合理的进行人事档案的收集和分类，使档案的收集和管理工作有效地进行。最后，信息化在人事档案管理工作中的应用，很大程度上提高了相关单位和部门的工作，使其能够方便快捷的了解需要的信息，提高了各部门的工作效率。

　　二、新形势下人事档案管理信息化发展的必然趋向

　　（一）人事档案信息化发展的必然性

　　人事档案信息化，就是充分利用现代的互联网技术，对人事档案进行登记、整理。将静态的管理过程转化为动态的管理过程，但是在转化过程中不能仅仅趋于形式化，要从根本上实现转换。所以，人事档案管理过程中应该加强信息技术的投入，信息技术的发展为人事档案工作开辟了新途径。实现人事档案信息化是新时期人事档案工作的重要任务，这样不仅缩短了与其他行业的差距，而且紧跟时代的步伐，提高了我国信息化建设。

　　在人事档案管理工作中实现信息化发展，是人事档案管理工作的必然趋势。而利用信息化管理就是通过电子信息技术等手段，对各种信息资源进行收集和整理，通过存储、检索等方式实现人事档案的共享，从而提高人事档案管理工作的效率和质量。

　　网络信息提供的信息非常的广，档案信息可以及时更换，获取到最新的档案信息，从而第一时间拿到最新资料。提高了信息的准确性和及时性，同时提高了办事效率，工作强度也大大降低。

　　当人事档案建立在网络信息系统上之后，任何一位上网者都可以在允许的权限范围之内查阅到相关资料，打破了资源占用的不公平，也实现了从纸质档案到电子档案这个质的飞跃。

　　（二）人事档案信息化发展趋势的现实可行性

　　计算机技术和互联网技术被人事档案信息化广泛应用，从理论上将这两者的应用改变了人事档案信息化的存在方式，从静止发展逐渐趋向动态发展。这一转变不仅展示了信息化的价值，最重要的是信息化的发展提高了人事档案的运行方式以及管理质量，使人事档案管理工作更加依赖信息化，这也进一步凸显了信息化所占据的社会地位。但是在实际人事档案管理工作中，人事档案管理工作依据处于传统的工作方式，从本质上讲违背了信息化发展的要求。但是随着科学技术的不断发展，相信不久后人事档案信息化成为工作的必要方式，建立人事档案系动化系统，对人事资料进行自动化管理指日可待。

　　通过人事档案自动化管理系统，对相关工作人员的工作情况、绩效考核、业绩评定、工资工龄等情况进行系统的存储，及时的更新，并且方便资料的提取。大力推行人事档案管理信息化工作，使整个工作在短时间内进入正常的工作状态，从而避免资料的杂乱现象。人事档案管理信息化，就是以信息化为载体，以计算机技术为管理手段，以网络传播为途径的一种新型管理方式，这样能够保障人事档案管理工作的有序发展，还能够实现资源的共享，在对人事资料进行查找时，免除了各种因素的困扰。

　　（三）人事档案信息化建设具有更深刻的战略意义

　　实现人事档案管理信息化是发展的必然趋势，是促进相关企业和单位发展的重要任务。传统形势下的人事档案管理工作太过复杂，而且已经无法满足时代发展的需求，加快人事档案信息化管理工作成为现在必须解决的问题。

　　各单位领导应该重视人事档案管理工作，相关领导应该加强对人事档案管理部門的管理，根据工作任务，建立相关的规章制度和法律法规，督促人事档案管理工作人员的工作，使管理工作落实到个人，对工作人员的业绩进行相应的奖惩，保障人事档案管理工作有法可依，规范运行。对工作人员进行相应的考核，绝大多数的企业和单位的工作质量都是建立在业绩考核的基础上，因此，为了促进工作人员的工作质量和工作效率，企业和单位要制定有效的政策确保绩效考核的公平合理，明确考核标准，提高工作人员的工作素质和业务水平，制定相关的法律法规，对工作人员出现不负责、不认真的现象给予相应的惩罚。

　　传统的人事档案管理工作就是通过工作人员一笔一画的统计和整理促进工作的完成，使整个过程枯燥乏味，并且单一，很大程度上浪费了时间，而且提高了成本的支出，降低了工作效率。而将信息化建设应用于人事档案管理工作中，用信息技术进行资料的统计和整理，形成电子档案，能够便于工作人员的查询与检索，而不再是挨个翻阅资料，加强信息化的应用，建立相关的电子档案，方便各部门的查阅，节约了相关人员的时间，降低了成本的支出，提高了工作效率。同时在建立电子档案时利用信息技术可以对档案进行加密，这样就不用担心人员信息的丢失和窃取。人社档案管理部门利用信息化手段，能够系统地掌握工作人员的工作能力，起到很好的督促作用。

　　在人事档案信息化管理背景下从事人事档案管理行业工作人员人才相对短缺，单位应该加强管理人才的培养，提高工作者的专业素养，使其顺应时代的发展。面对大量的信息资料，为了保证人事档案资源的准确性和可靠性，就需要相关部门加强对档案管理人才的培养，建立一支优秀的会计队伍。除此之外，还要加强对工作人员的培训，提高工作人员的思想道德素质、业务水平，强化他们的工作作风，建立一支素质高、业务强、作风正派的档案管理队伍。

　　通过对人事档案信息化管理进行分析，加大物质投入，从而进一步完善人事档案管理信息化发展。通过对实际资金的了解，进行科学合理的投入，各相关企业和单位应该对大量的资金流进行合理的分析，从而保障资金的来源，从而提高人事档案管理信息化质量，使其符合实际的投资标准，从而带动人事档案的经济发展。

　　如今，是信息化发展的时代，要想实现人事档案信息化管理还需要面临很多的困难，这就需要相关工作人员不懈的努力，正确认识人事档案信息化管理工作的意义，改变传统的思想观念，积极地投入到人事档案信息化管理工作中，充分发挥人事档案信息化管理工作的优势。

　　三、结语

　　总的来说，做好人社档案管理工作至关重要，并且也要与时俱进，要紧跟社会发展的脚步，才能够使人事档案管理工作充满生机，推动人社档案管理工作的建设。但是企业及单位也应该高度重视人事档案管理工作，制定相关的制度和法律法规，提高工作人员的专业素质和业务水平，从而提高人事档案管理部门的工作质量和工作效率，为企业及单位的发展创造有力的保障。

　　参考文献：

　　[1]流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题与对策[J]. 李全喜. 中小企业管理与科技（中旬刊）. 2017（06）.

　　[2]高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J]. 张丽娜，夏庆利.  学术论坛. 2016（04）.

　　[3]关于加强机关事业单位人事档案管理信息化建设的几点建议[J]. 余明富. 经营管理者. 2016（22）.