铁路勘察设计企业纸质档案数字化工作浅析——以中国铁路设计集团有限公司为例

铁路勘察设计企业纸质档案数字化工作浅析——以中国铁路设计集团有限公司为例

冯硕

中国铁路设计集团有限公司信息化院

中国铁路设计集团有限公司（简称中国铁设，原铁道第三勘察设计院集团有限公司），是中国铁路总公司下属唯一勘察设计企业，成立于1953年，资产69亿元，是以铁路、城市轨道交通、公路等工程总承包、勘察、设计、咨询、监理、项目管理业务为主的大型企业集团。集团公司目前保存各类档案合计219764卷，22860件；其中科技档案198391卷（2507254张册）；文书档案5696卷，22860件；会计档案17640卷；另保存底图1182793张；实物档案2670件；照片档案107168张。

一、集团公司开展纸质档案数字化工作的必要性

（一）集团公司生产经营的需要

企业档案为集团公司生产、经营、管理活动提供了有力保障，年借阅量平均为15000余张册。目前，集团公司档案利用的形式仍以纸质为主。该种利用方式相对于集团公司生产经营需要，显得力不从心，与集团公司现实和未来发展需要有较大差距。解决这一问题的途径之一就是开展纸质档案数字化工作。数字化后的档案在利用上将不再受“孤本”限制，一份文件可以同时多人共享；同时，数字文件可以通过内外网进行传输，为分布在全国各地的区域分公司、子公司、项目部提供档案服务。在“时间”上职工也不再受限制，可以随时查阅图纸。另一方面，可以保护档案原件，有效杜绝丢失或污损的情况发生。

2. 提升集团公司档案管理的需要

随着信息技术的深入发展和广泛应用，建成企业数字档案馆（室）已成为企业档案工作发展的潮流和方向，也成为企业管理是否靠前的一项考核标准。企业数字档案馆对企业发展具有促进作用，它有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，是企业档案管理提质增效与创新发展的必由之路。目前，人类社会正在经历以人工智能、大数据、虚拟现实等技术为代表的第四次工业革命，传统的档案管理模式早已不适用新技术浪潮的发展，如若不跟上时代的潮流，则必将被淘汰。目前，集团公司在建立企业档案馆上具有先发优势。自2000年开始，档案馆通过引进档案管理系统改变档案管理流程实现了企业档案数字化管理的基本功能，经过近20年的积累，形成了百万级的条目数据库，这些都为开展企业数字档案馆建设提供了良好支撑。但同时，企业数字档案馆是建立在充分的档案信息资源的基础之上，它客观要求企业所藏纸质档案存量要实现数字化，增量实现电子化。因此，有效开展纸质档案数字化是集团公司建立企业数字档案馆必要工作之一，是企业档案信息资源实现知识化前提，也是必由之路。

2. 开展纸质档案数字化工作的实施原则

1. 需求导向，利用优先

企业档案工作是企业管理基础性工作，目的是为企业的生产、经营、管理等活动提供档案信息服务，其实质是信息时代企业档案工作的延伸。因此，开展纸质档案电子化应紧紧围绕集团公司研发、生产、经营、管理等中心工作，以企业需求为导向，优先对需求迫切、利用频繁的档案优先数字化。

2. 统筹规划，分步实施

纸质档案电子化是企业数字档案馆建设的基础性工作，同样也是企业信息化工作的一部分，该项工作应统一到集团公司整体信息化发展规划上，符合集团公司顶层需要和期望。同样，纸质档案数字化，绝不是一蹴而就的工作。需要在充分分析现实情况、相关方需求以及未来发展基础上制定方案、合理确定电子化范围和步骤。

（三）安全保密，合法合规

档案的实体和信息安全一直是档案工作中重点关注的部分。在纸质档案电子化的过程中，存在档案实体被破坏敏感信息被泄露的风险。为杜绝上述风险，应依照国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。应按照安全保密要求开展电子档案管理系统的设计、实施、运行和维护。

（四）长久保存，方便利用

若要电子化后产生的档案信息资源发挥作用，就需要适宜的网络和管理系统作为支撑。相应的网络架构应有利于档案信息资源的共享利用，而档案管理系统应在功能实现、界面等应尽可能符合用户操作习惯。同时，还要注意电子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要，便于利用。

2. 纸质档案数字化工作开展的步骤

开展纸质档案数字化工作应按如下步骤来进行：第一，明确纸质档案数字化的范围；第二，明确数字化工作实施方式；第三，形成调研报告、工作方案；第四，推进实施。

1. 明确纸质档案数字化范围

开展纸质档案数字化工作，第一步就是要明确档案数字化的范围。按照需求导向，利用优先的原则，可以从以下三个维度来把握。一是，紧密结合集团公司各业务板块发展趋势，紧跟集团公司经营发展战略，用顶层视角考量哪一部分档案对集团公司发展、生产和经营价值最大。而这一部分档案是优先数字化的对象；二是，对档案馆馆藏情况进行分析。从档案管理角度，结合实际将各类档案开展数字化工作的条件以及存在问题进行梳理，按照数字化难易程度进行排列；三是，对近年来纸质档案利用情况进行分析，并按照需求单位范围、人员数量、频次等对各类档案利用情况进行统计并排列顺序。

2. 明确纸质档案数字化工作实施方式

目前开展该项工作一般可分为整体外包、外聘人员及自主扫描三种方式。所谓整体外包，既把数字化项目整体外包给第三方专业公司，由其来完成；所谓外聘人员，即集团公司自购采购数字化设备，聘请第三方专业公司加工人员来院进行数字化加工工作；所谓自主扫描，即自购全套数字化加工设备由集团公司档案部门人员来实施数字化工作。三种方式各具特点和优势，采用何种方式，主要由企业结合现实情况来确定的。

3. 形成调研报告

调研报告是纸质档案数字化立项的基础资料，也是供企业领导层决策的参考性文件，因此必须全面准确。报告可按照纸质档案数字化范围分析、实施方式分析、投资预算经济效益分析、实施计划以及存在问题来分专题论述。每一专题所列出的数据要准确，各种可能性要考虑全面分析到位并给出中肯建议共领导决策。

4. 推进实施

以集团公司为例，纸质档案数字化工作采取的是自主扫描方式。因此，需要档案部门牵头来对该项工作的实施进行整体规划。在规划上，可分为项目准备、测试调整、全面开展三个阶段。在项目准备阶段所做工作主要包括：一、成立项目工作组，确定人员职责；二、数字化设备的采购、安装和调试；三、制定纸质档案数字化工作流程、数字化技术要求及相关工作制度等。在测试调整阶段，做所工作包括：人员培训、测试设备状态、测试和改进工作流程以及完善相关工作制度等；在全面开展阶段，主要是对相关数字化人员进行培训，让其掌握技术要求及工作流程，并定出工作量，定期进行考核。

结语

随着以人工智能、大数据等技术为引领的第五次科技革命的到来，铁路勘察设计企业想要在其领域里持续提升或是保持优势位置，高效集约的管理是基础，发挥信息资源优势是重要手段。档案资源，作为企业重要信息资源具有重要意义。纸质档案数字化工作的意义在于将存量档案电子化，为发掘档案信息资源提供了基础支撑和工作前提。是在春天播下的种子，等待着秋天开花结果。