疫情防控档案业务指导工作方法研究

疫情防控档案业务指导工作方法研究

刘诗红

云南省昭通市档案馆，云南 昭通 657000

摘要：随着经济水平的快速发展，我国现代化进程不断提升，在新时期创新潮流的冲击下，档案业务指导工作随之发生了相应的改变，大大小小的单位以及企业的档案管理是非常受重视的工作，而档案指导工作是档案管理工作的核心部分。本文围绕新时期背景下档案业务指导工作，分析了档案业务指导工作的优势和劣势，改进和创新策略，旨在为新时期档案管理者提供参考。

关键词：疫情防控；指导工作；改进与创新

由于新时期现代化的不断推进，档案工作发生了一系列的改变，如何使档案工作指导更加适应新时代潮流，为单位以及企业做好基础档案管理工作是当下档案工作指导的重要内容，而这些要求使社会现代化变革中对档案业务指导工作人员的核心素养要求越来越高。作为新时期背景下档案指导工作人员，需具备良好的综合素养，提高自己的综合素质水平，在工作中不断的发现自身优势与缺点，积极主动地适应新时期社会变革，主动改进、创新和发展档案业务指导工作。

1.疫情防控档案业务指导工作的优劣

1.1缺点

档案指导工作可以促进档案管理工作的有效推行，但由于档案指导工作不会给企业带来明显的经济效益和经济增长点，档案指导工作常常不受重视，因此，档案管理工作不能吸收更多先进资源和人才，档案管理部门对这个岗位人员的要求不高，工作者进入档案管理部门的门槛较低，档案业务指导工作人员经常出现频繁的更换。这些综合因素导致档案指导工作者专业水平不高，只能对档案业务进行基础的管理，档案业务指导工作不能得到有效的升华。档案管理指导工作内部人员流动性较强，很多指导人员对该工作的熟悉程度不高，部门内部档案指导工作混乱，即使完成工作，也不能保障其品质和效率。

当今很多档案管理业务部门处于传统的档案管理状态下，无智能化管理措施，全靠人工操作，手动整理资料，这样的管理措施既大量浪费人力、物力和财力，也不利于新时期各项工作的施行与开展。档案业务指导工作经常不受人们重视，人们认为档案指导工作只是简单的对人们的档案进行监管和保存，这是非常不利于新时期新时代发展的。

1.2优点

新时期档案业务指导受到智能化，信息化和数字媒体化的影响，具有较强的前瞻性和预见性，档案业务指导工作者会接触到很多的信息化知识，可以合理利用信息资源，结合多种有效措施进行业务指导。新时期是一个知识大爆炸的时代，很多档案业务指导人员可以在网上学习较多的专业知识，加强自身知识储备，强化专业技能。如今人们正常的生活，学习和工作都会产生大量的大数据，这些大数据就会形成非常繁多的档案资料，所以档案指导对于工作人员的需求量很大，使人们有了更多的工作机会和发展空间。人们对于档案指导工作的重视可以增加档案业务指导工作的热点，在人们的生活中形成新的热点话题，形成聚集效应，广泛吸引人才。

新时期社会存在较大的变革，机构的改革与深化，大中小企业的变革可以推动档案指导工作的进展，档案管理工作对于人们的工作调整具有重要的作用，改革和创新意味着发展，发展不仅可以带来新的经济增长点，还可以完善社会政治经济制度。在当今物联网的联系作用下，社会多种机构，企业和业务间存在着连锁反应，形成一种网络结构，一些机构的变化往往会引起其他的变化，引起牵一发而动全身的效果，带动集体发展，档案业务指导工作不仅在此环境中不断地适应新的改变，而且能够产生新的推动能力和夯实发展的基础。这些因素对于档案业务综合发展和社会推动力壮大是有一定影响的。

2.疫情防控档案业务指导工作方法的改进策略

2.1提高认识，树立指导意识

由于档案管理工作对人员的专业素质要求不高，门槛较低，档案管理部门会引进很多非专业人员或者跨专业人员，很多管理指导人员会走进一个误区，像很多不懂专业知识的人一样，将档案管理和指导看成是一项非常枯燥，并且缺乏专业性的工作。档案管理部门应该加强对档案指导工作人员的专业培养和训练，提高他们对档案指导工作的认识和指导水平，让他们重视指导工作，把专业知识落实到每一步的具体指导工作中，合理指导、辅助下级管理人员对档案进行合理的收集，调取和保存。指导人员应该利用较强的专业知识，联系实际环境，对档案保存的环境做出实际测量，计算档案保存的最佳温度，湿度和曝光度。将纸质档案存放在合理的温度，湿度和曝光度范围内，防止档案受损、发霉，注意控制电子档案的避光度，远离磁性。指导人员主要制定如何合理的管理档案的措施，对于下一级人员进行合理的指导，引导下级管理人员对档案资料进行正确恰当的管理。

2.2构建指导网络，使指导工作趋于多位一体化

在很多的档案管理部门中，指导工作和管理工作经常处于混乱状态，因为内部工作人员都分不清自己的定位和主要工作，常常将档案的管理和指导工作混淆，引起人才和时间资源的浪费。档案部门应该构建指导网络，使指导工作趋于多位一体化，一人指导，多人执行，将内部工作人员形成合理的网状结构，逐级管理和指导。有纪律，有规律的指导工作可以全面落实管理，提高工作效率，提升指导和管理水平，更高效的为人民服务，让管理者在简单的工作中追求卓越和高效。

3.疫情防控档案业务指导工作方法的创新

3.1引进更多专业人才

每一个工作的正常运行都需要专业人才的指导和管理，档案管理和指导工作作为一种文字性工作，应该引进更多的专业人才进行指导。专业人才会具备有很多关于档案管理的专业知识，如此可以更好地开展工作，指导下一级人员进行资料的整理，收集和调控。档案直到立足于档案的收集，整理，编制和保管，纵观全局，指导档案收集工作，档案收集工作是档案管理中非常重要的一个环节，收集资料是档案工作中的起点，档案的收集需要从乘客档案馆中取得和积累所有档案，档案指导工作应该落实收集工作的相关要求，丰富馆藏，加强馆外调查，推行入馆档案的标准化，保持全宗和全宗群的不可分散性。对于档案整理的指导，需正式指导对零散文件的整理，要求档案的整理必须保持文件之间的联系，文献联系的主要表现是在来源时间内容和形式几个层面，整理档案时，必须充分利用原有的基础，充分重视和利用先前整理的基础，不可使文件乱序，指导工作还需加强对管理者的引导，重视立档单位和人物全宗，根据汇集的文件，准确整理和归类。指导人员还需加强对档案鉴定工作的指导，如果对没有价值的档案加以保存，会使有价值的珍贵档案埋没于大量失去价值的档案之中，不易发现和找寻，降低工作效率。指导工作人员需加强对鉴定档案的监督，鉴定档案必须从国家和人民的利益出发，确定档案的保存价值，分析文件的内容、来源和形式时间等，实际联系档案上的归档单位，核实无误后进行表册。

3.2使档案业务指导工作趋于智能化发展

新时期意味着新机遇的发展和创新力度的增加，档案管理部门应该将档案业务发展趋向于智能化，人工智能化已在我国发展多年，智能化，数字媒体化逐渐成熟起来，档案指导工作应该合理利用这些手段、资源，做好指导工作。指导工作是档案管理中所有工作的一个总控，像一个开关一样控制全局的发展。如何使指导工作方便进行？智能化发展是一个重要的措施，档案部门应该合理引进先进设备，根据实际需求，设立相关的电子标签、RFID技术、智能密集箱用于保管档案。由于这些先进设备都具有一定的信息性，比如智能密集架及手动电动电脑控制于一体，可以实现自动化假体控制和远程操作，具有三层安全保护系统自动定位功能，远程控制功能等，不仅可以密集化控制档案文件，使空间资源得到集约化利用，还可以节约大量的人力、物力、财力资源，减少不必要的工作，提高服务水平。指导人员需要具有一定的信息技术知识，对档案进行总体控制和指导，将智能化指导落实到每一层基层工作中。

4.小结

档案事业中具有总括性的工作就是档案业务的指导工作，该工作对我国社会经济、科学的发展具有重要的影响，随着新时期的快速变化和发展，众多大中小型企业和单位的档案业务出现了一些问题，如机构改革增加了工作人员的流动性和调整性，使档案收集和整理工作更麻烦，档案的调动程序更繁琐，给这些企业和单位的正常运行和发展带来很多的阻碍作用，因此，企业和机关需要加强对档案事业的重视，投入更多资金和资源，重视人才的培养，支持档案事业的发展。而档案管理部门需要不断地适应新时期的变化与改革，需要从根本上改进和创新管理及指导工作的相关措施，加强对管理人员的专业化训练和培养，增高工作门槛，增加工作岗位，吸引更多专业人才，将指导工作向多位一体发展，运用智能化设备，加大创新力度。而除了这些，档案管理部门还需要创造更多的改进和创新条件，更多的改进，创新和发展有待我们每个人去发现！

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