大数据时代电力企业档案管理创新的探索

大数据时代电力企业档案管理创新的探索

李晔

贵州电网有限责任公司遵义湄潭供电局 贵州遵义 564100

摘要：档案管理工作是电力企业发展过程中的重要工作之一，是开展电力企业其他工作的基础，同时还能够为企业的领导人员进行电力企业经营发展提供有效的档案信息，帮助企业领导人作出正确的决策。所以电力企业应该要重视起档案管理工作在电力企业发展过程中的重要性，将档案管理工作落到实处。

关键词：大数据时代；电力企业；档案管理创新

中图分类号：F426

文献标识码：A

引言

近几年，“大数据”一词越来越多地被提及，社会产生和捕获的数据量迅猛增长，整个世界步入了大数据时代，当然，对于电力企业档案工作来说也不能置身事外，数字档案馆的不断建设完美地诠释了档案行业的进展。在这种大数据环境的驱使下，电力企业档案工作必须适应时代要求，转变传统思想观念，不断积极的拓展电力企业档案工作新模式，才能使得电力企业档案工作适应时代发展的需要。

1新时期电力企业档案管理工作中暂存问题分析

1.1电力企业档案管理人员的专业素养有待提升

由于一直以来电力企业在人才招聘和培养方面，通常会优先考虑满足企业生产经营管理需求，在档案管理人员方面相应的资源投入较少，同时也缺乏重视程度，这就造成电力企业档案管理工作人员专业水平仍然有待提升，尤其是在新时期档案管理工作涉及更多内容，工作量更大，很多档案管理工作人员在完成基本工作内容以后很难抽出时间学习新档案管理工作及业务知识，电力企业也很少会组织档案管理工作人员参加专业的档案管理业务培训，这就造成很多档案管理工作人员只能将精力放在眼前的工作内容上，不能利用新型档案管理技术或手段提高档案管理工作质量和工作效率。

1.2档案管理方法仍较落后

在我国，大多数企业都采用手动整理的方法进行档案的管理和收集，当档案管理的文件进入库中的时候，档案管理人员进行整理和分类，手动工作的弊端在于，不但劳动力消耗量大，而且耗时长，效率低，这就导致了档案管理人员无暇去专注档案管理技术的升级和适应现代化社会，并且需要档案的时候想要调出时查询速度极慢，并且准确率也十分低下，虽然有些企业也运用了网络化技术，但是管理的形式和内容还是十分落后，查询系统仍是目录形式编制，系统的结构和功能也比较单一，缺乏处理综合问题的能力，随着企业的不断壮大，所需的档案也日益增加，档案的需求量也不断提高，如果不做出改变，对以后的发展有着极大的影响。

1.3档案检索效率不高

事物之间是相互联系的，由于传统的归档方式，造成检索方式的局限性，而检索对于档案管理又是非常重要的一环。目前对于档案信息查询，检索方式有两种，一种是手工检索，还有一种则是计算机检索，而传统的手工检索又占据着非常大的比重。虽然有些公司在手工检索的改良上花费了大量的时间，但是效果却甚微，而在计算机检索的技术上又不太成熟，因此造成档案检索的效率不高。

2大数据时代电力企业档案管理创新对策

2.1建立数字资源

在宏观信息化发展格局下，海量文件材料通过计算机、互联网传输，并逐渐形成了数字化信息系统。基于此，电力企业应当重视前端控制，从源头抓起，建立科学、完善的管理标准，及时保存档案，并生成数字资源库，避免文件或元数据丢失的同时，节省系列管理成本投入。在具体的践行过程中，电力企业应当大力推动无纸化办公，实现档案文件从形成、核校、审批到发布等各个业务流程的电子化流转，并将相关配套服务集成在管理系统平台上，共享给有需求的部门。同时，对于已经生成的传统载体档案，也需加强其数字资源转化，通过扫描、数据提取等先进科技应用，将之融入到数字资源库中，如此既便于长期保存，又进一步便捷了利用服务。另外，根据即以生成的数字资源特点，将之进行常用、急用、孤本等特点进行分类管理，建立与之相匹配的结构化数据系统，以便于后期更好的分析与应用。除却上述这些，企业档案管理作为一项庞杂的系统化工程，全面覆盖到企业各部门或分公司的工作，为了确保相关信息收集的全面性、真实性，应注重加强档案部门与其他部门之间的沟通对接工作，依托大数据处理系统支持，顺利、高效地将系列档案资源整合在一起，并分类录入到数字化管理平台当中，为企业后续各项决策提供支持。

2.2要加强档案管理人员的综合技能素质

档案管理人员联系着整个电力企业的运营和进步，档案人员的整体素质能够体现出一个企业在人们心中的印象，因此提高档案管理人员的素质尤为重要，因为只有这样才能提高档案管理的工作效率，才能推进档案的科技化和现代化的进步，但是想要熟悉档案管理工作也要分步进行。首先，作为一名档案管理人员来说，要熟悉基本的档案管理操作，档案的接收、整理、分享这些过程需要仔细把控，并且在他人利用档案的过程要谨慎借阅，在招聘方面应该大力引进一些技术型人才，多招聘一些专业知识牢固的档案管理专业的人才，在老员工方面，多多为老员工渗透档案管理类的知识，在当今这个快速发展的社会潮流当中，新兴领域的不断兴起，导致了对于档案管理部门来说也要面临更新的挑战，所以身为档案管理人员也要不断学习新知识，适应当今社会的各种难关，提高个人的能力和知识素养，运用新时代的崭新产物来改进档案管理工作，实现举一反三、单一到多向的华丽转型，并且扎实地进行新时代的学习。

2.3完善档案管理制度

档案管理工作在开展的过程中会受到档案管理工作制度的影响，如果没有比较完善的管理制度支持，那么就会导致档案管理工作不够全面，甚至还会出现诸多的问题，从而影响到档案管理工作在企业发展的过程中的作用。所以电力企业应该要完善档案管理工作制度，并且结合当前电力市场发展状况以及企业发展的具体要求，制定新的档案管理标准，同时由于我国的社会生活不断地变化，也要重新调整好档案管理工作的内容，确保档案信息在企业发展中的重要性，优化档案管理流程，明确划分每一个管理人员的工作责任，确保管理人员在进行工作的过程中能够认真地开展自身的管理工作，加强各个部门之间的沟通和交流，确保档案管理工作能够顺利地开展。制定完善的档案管理监督制度，要安排专业的监督人员对档案管理工作进行监督，确保档案管理工作能够达到相应的标准。将档案管理工作人员的福利待遇同工作质量挂钩，根据员工表现制定相应的奖惩措施，从而确保管理人员能够积极主动地提升自身的档案管理能力，更好地开展档案管理工作。

2.4加大力度继续宣传《档案法》及《实施办法》

《档案法》与《档案法实施办法》是指导各行各业档案管理的基本准则，同时也是保证企业档案管理工作向科学化、统一化方向发展的重要依据，电力企业档案管理工作要想得到有效创新，就需要积极宣传两项办法，同时结合电力企业自身改革和发展特点，从制度方面入手，贯彻于落实两项档案管理基本办法。

结束语

总而言之，大数据时代的到来，给企业档案工作带来了很多的机遇和挑战，我国“十三五”国家信息化规划明确推进大数据战略，建立统一开放的大数据体系，建设“数字中国”。因此，电力企业档案工作者一定要抓住历史机遇，不断探索传统企业档案工作模式与大数据时代紧密结合的新工作模式，不断推进电力企业档案事业的新发展。

参考文献

［1］王艳霞．对大数据时代下企业档案管理工作的思考［J］．兰台内外，2019，16:10～11

［2］周楠．大数据时代企业档案管理发展趋势［J］．兰台内外，2019，16:25～26

[3]刘海涛.解析新时期电力企业档案管理的新思维[J].企业改革与管理，2015（6）：10+34.