对档案现代化管理工作的认识

对档案现代化管理工作的认识

王晓莎

昌邑市社会保险中心

摘要：　档案工作是社会事业的重要组成部分，是重要的社会信息资源，在现代化的社会大环境下，实现档案现代化管理是现代化社会发展的必然要求。实施档案现代化信息化管理，必须严格执行国家有关标准规定，确保档案数据库安全，保证电子文件的真实、完整、有效，使整个档案现代化管理工作规范发展。

关键词：档案；现代化；认识

随着社会的不断发展，现代化信息技术已经运用到社会的各个方面。档案工作是社会事业的重要组成部分，是重要的社会信息资源，在现代化的社会大环境下，实现档案现代化管理是现代化社会发展的必然要求。目前，信息技术的快速发展和计算机的普遍应用，为实施档案现代化管理准备了充足的条件。实施档案现代化信息化管理，必须严格执行国家有关标准规定，如国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、《数字档案馆建设规范》等，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文件的真实、完整、有效，使整个档案现代化管理工作规范发展。

一、档案现代化管理的重要性

1、档案现代化管理是必然趋势。随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级等现代科学技术的发展，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统广泛应用。计算机不但代替档案的手工查阅、复制、利用，提高了档案管理的效率，而且通过计算机走向网络化的信息服务息交流将不受时空的限制，缩短了信息传递速度，扩大了资

源的获取范围。因此，实现档案管理现代化是大势所趋、势在必行。

2.档案现代化管理将进一步拓宽档案工作的服务领域。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源网络化方面囊括档案工作的服务内容，并将拓宽档案工作的范围。丰富的网络资源和完善的网络功能，将为档案工作走向多元化创造良好客观的条件。有人曾以微软公司的总裁比尔・盖茨的SOHO办公模式为例，对电子文件的易操作性作了特例描述:比尔・盖茨可以坐在自己的家里通过视频系统和些高层次员工开会，可以通过网络与客户在异地共同起草一份合同文件。如果我们档案系统上下也能构成微机网络，那么利用开发的档案资料就十分便捷，服务领域更加宽，广社会效益与经济效益也更为最大化。

3.档案现代化管理信息容量大，占用空间小，检索迅捷。档案现代化管理，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。以软盘为例:一张3.5英寸的盘子理论上可以存储70万汉字，而一张光盘的容量可以达到600--4000MB。况且，档案信息资源数据库除了传统的档案信息外，还包括大量的图形、图表、声音、视频信息等、信息组织与检索对象逐渐多样化，其范围也随之扩大，知识信息存储全方位立体化，庞大的数据库就是一座丰富的档案信息资源库。

二、实现档案现代化管理的前提和方法

1.计算机技术和网終的应用是实现档案现代化管理的前提条件。通过计算机技术可将大量的档案信息由人工收集转化为自动收集，由传统的整理方法转化为自动分类、编目、统计、鉴定、利用。通过扫描仪等技术，可将文件、图表转化为电子数据文件，进行修改、补充等，大大减少工作量，节约成本，提高进度;还可以建立档案信息资源共享技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。因此，计算机技术和网络的应用关系着档案现代化管理的成败和整体水平。

2.提高认识，加大投入。要做好档案现代化管理，提升领导的档案管理意识很关键。首先要将档案现代化管理列入议事日程，并纳人工作计划及对其进行考核。其次，应投入大量的精力关心和支持档案工作和现代化管理，配备人オ、资金、设备。第三，各级领导、尤其是主管档案工作的领导要经常过问此项工作，对涉及档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，指导档案部门依法开展工作帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

3.提升规范化管理水平。目前，档案现代化管理的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。这一问题使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案现代化管理的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。

4.现代化的建设数据库是重点。数据库管理和检索服务系统是实现档案现代化管理的基础。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。首先，领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合。其次，立足实际建立“活库”，以利用率和使用效考核数据库的实用性。再次，突出重点，由单一库向系统库发展，大库容，高安全系数。

5.确保档案数据库安全。安全是档案现代化管理不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普道公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案现代化管理中必须采取一系列措施,保证档案信息的保密和安全。在技术层面上我们通过采用先进成熟的信息技术手段，建立了安全可靠的档案数据存储、管理平台，确保对数据的长期贮存和安全保管;在应用层面上，我们通过对档案利用者的访间权限和范围的控制，实现对档案的可控利用。

6.坚持效益型原则。由于档案现代化管理是一个漫长的过程，需要投入相当的人力、物力和财力，因此必须遵守效益的原则，循序渐进，档案现代化管理是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行合作共建、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并科学管理。

档案现代化管理工作是档案发展的必然工程，这是一项庞大且复杂的系统工程，只有提高认识，不断学习研究，加大档案管理现代化发展研究，实施规范的管理程序，整个档案管理现代化工作必将能够尽快建立，从根本上促进档案工作由手工传统管理向现代化信息化方向发展，促进整个档案事业的可持续发展。

参考文献：

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