企业科研档案管理工作探究

郝莉莉

国家能源集团神东煤炭集团公司档案馆，陕西 榆林， 719315

摘要：科研档案是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备形式，是发展现代科学技术和经济建设的必要条件和依据，是企业的宝贵财富。科研项目在执行过程中直接形成具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料，它客观记载了企业科研实践活动的过程，真实地记载了科技工作的科研创意、思想、方法、过程和经验、成果，是科研人员的劳动结晶、智慧结晶。它能为企业在进行科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、经验总结等方面提供信息和依据，是企业科研水平的重要标志，是企业的巨大财富和再发展的基础。

关键词：科研档案 归档工作 四同步

科研档案直接记录了每一个科研项目研究活动的全过程，具有客观真实性和完整成套性的特点，它既是科研活动的直接产物，又是继续开展科研活动的基础和阶梯。

新时期随着企业科研工作的不断推进，科研档案已成为企业档案的重要组成部分。如何使科研档案信息中所蕴藏的巨大科技财富在各项科研、生产、经营活动中得到充分的利用，使其发挥出潜在的价值，是当下企业面临的重大工作，只有在有效的利用中才能实现其内在的价值，才能转化为现实生产力。而科研档案有效利用的前提，必须做到档案资料的齐全、完整、真实、准确、成套，只有做到上述要求，才能更好的发挥其的有效价值，更好的服务于企业，这就要求企业加强科研档案的收集归档，规范和完善科研文件材料的积累。

一、企业科研档案的特点

一是企业科研档案产生于科研活动的整个过程，是科研人员辛勤劳动的结果。

任何一项科研活动都有它自身的工作程序，每一个程序都是完成此项任务不可缺少的环节。科研人员在每一个工作环节中，为了下一步工作和最后的总目标，都需要留存工作记录或其他相关材料，这些材料统称为科研文件材料。科研档案的建立，需要科研人员付出劳动，它并不是随着科研工作的完成而自然形成的。科研档案有其自身的特点和要求，要求科研人员在每个工作环节中必须形成和积累完整、可靠的科研文件材料。任务完成后，还要根据归档要求将材料收集齐全，系统整理成案卷，并使其达到完整、准确、系统的要求。

二是科研活动的规律性在于其环环相扣，所形成的科研文件材料是一个有机联系的整体。

科研活动的规律性和严密性决定了科研文件材料具有成套性的特点。一般情况下，任何一个科研项目都具有以下几个方面的材料。

首先，科研规划、计划材料。主要包括国家或上级主管机关下达的长远和近期的科研计划任务；本单位长期和近期的科研规划等。

其次，课题研究依据性材料。主要包括根据研究项目提出的任务，制定的方案，课题研究技术任务书、协议书，可行性研究报告，上级主管机关的批复文件等。

二、科研档案工作存在的问题

充分开发和利用科研信息资源，对于企业的发展、人才培养和科研成果推广、科研再活动、科研能力提升都将发挥着越来越重要的作用。但从当前看企业科研信息资源开发利用最基础的环节――科研档案归档工作的实际情况看，明显存在诸多缺陷和问题。 

一是企业科研档案意识淡薄，档案部门处于被动地位。科研档案工作未纳入科研计划、合同管理、管理制度和有关人员职责，科研部门注重项目所取得的科研成果，对科研文件材料的形成未实行过程管控，对文件材料的归档的责任意识差，对档案工作态度冷漠、马虎应付、拖延推脱。科研部门在向上级机关办理科研成果登记、申报评优评奖时，拿走的文件材料，不能及时要回，导致科研档案材料处于零乱不规整状态。 档案部门未介入科研档案收集的各个环节，不能制约科研档案的移交工作，科研档案移交滞后。

二是科研档案未实行“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

三是科研人员归档意识不高，人员档案知识缺乏，归档质量不高。首先，部分科研人员只考虑个人工作便利，将关键性资料长期留在手中;有的对科研成果能否得到有效保护存在疑虑，担心资料归档后科研信息会失控，以各种理由回避相关资料特别是核心资料的归档。其次，神东煤炭集团所有申报专利的科研项目归档不齐全，专利申报资料缺失，科研部门在申报专利后不收集相关资料，造成档案缺失。再次，由于科研档案归档缺乏有效的制约措施，科研项目申报时未经档案部门备案，档案部门不知道科研项目的具体数量及课题，严重影响了科研档案收集的及时、齐全、完整，使档案部门对科研档案的收集处于被动局面，使部分科研档案遗留在个人手中。最后，参与科研档案归档工作的科研人员和部门兼职档案员，大多不太熟悉档案管理这门专业，缺乏实际工作经验，业务上凭感觉，做多少算多少，很大程度上影响了科研档案归档的数量和质量。

当前，神东煤炭集团科研档案归档工作状况不容乐观，对已收集归档的科研档案的质量问题同样不容乐观，其中最突出的问题是科研项目招投标、评标资料丢失严重；文件材料不完整、不规范，如文字材料多，其他载体材料如图表、照片少;复印件多，原件少;红头文件多，专业文件材料少等等。 

3. 解决对策

笔者针对当前企业科研档案归档中存在的缺陷和问题，对如何采取相应的对策，谈几点粗浅的想法和建议。 

一是企业重视科研档案工作，完善科研档案工作制度、加强宣传。

首先，要使各级领导干部、科研人员和档案管理人员都清楚地认识到科研档案收集归档工作的意义和作用，仅靠颁发几份文件、做几次动员报告是难以奏效的。这需要企业领导逐层予以关注，坚持把科研档案工作与企业发展、科技创新能力的提升联系起来看待，并摆在适当位置上进行宣传和引导，还要在工作部署上有安排有要求，使大家都能感受到新时期加强科研档案管理工作的重要意义和作用，从而能很好地理解、支持、参与科研档案的归档工作。

其次，将科研档案的归档纳入合同管理，应加入关于档案归档的条款；将科研档案工作纳入科研工作计划、管理制度； 将科研档案归档工作纳入相关人员的绩效考核、岗位职责；将科研项目归档情况纳入经费结算管理流程，科研项目未向档案部门移交者，不予以经费结算。

再次，落实专人负责每个项目的科研档案，从科研项目立项开始介入，层层负责，步步收集，紧抓过程管控，督促狠抓关键工作，完善、督促后续项目成果申报工作流程及相关材料的收集工作。在项目开工前，科研部门要组织项目相关责任部门、科研项目实施单位召开会议，各相关部门对科研资料的形成等问题提出相关要求，规范各类表格与参考标准等等；项目组要提前制定好科研项目实施方案，并经项目组所有成员、专家及实施单位领导评审同意后方可实施；在科研项目实施过程中，项目组必须对项目实施进行全程跟踪，对与此次项目相关的工艺参数、物料消耗和技术指标做全面的记录，相关的记录要使用单独的记录本或记录台账，以便此记录作为科研项目资料进行存档。

最后，档案部门要转变观念,克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识,树立服务意识,积极开展对科研人员、科研管理部门兼职档案员的业务培训,使他们熟悉科研档案管理工作的各个业务环节的基本技能;主动加强与项目组、科研管理部门的沟通协调,指导科研人员、兼职档案员做好平时的预立卷归档,定期检查或抽查立卷归档工作,逐步提高科研人员、兼职档案员的业务水平和工作能力。

二是将科研档案“四同步”工作落到实处。

首先，立项阶段。科研项目一经批准，项目负责人就要向科研部门办理科研档案预立卷手续。此后，还可以在经费下拨、项目进度检查等环节，对科研档案归档工作落实情况进行跟踪检查，发现问题，及时解决。

其次，加强档案部门对科研档案归档工作的早期介入与跟踪指导 。在科研项目立项后报备档案部门，档案部门落实专人负责科研项目档案的相关指导工作。档案部门不能只偏重于科研档案移交和移交后的管理，而应根据科研档案形成的特点，将科研档案收集工作的跟踪指导贯穿于科研活动的全过程，对科研文件材料积累进行细致的把关，发现问题，及时采取措施予以补救，确保科研档案归档的完整规范。

再次，科研部门应对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收前，必须通知档案部门及本部门兼职档案员，对应归档的科研文件材料进行全面检查、验收，并签署意见。凡是科研文件材料归档不齐全的项目，不得进行鉴定，不得申报成果，不办理经费结算。

最后，规范科研项目成果登记和申报奖励流程。对申报科研成果登记或评奖的项目，应进行一次科研档案归档状况的复查，凡是归档工作未做好，或尚未办妥档案材料归档移交手续的，不予进行科研成果登记与申报评奖。 

三是加强档案整理，实现科研档案管理现代化

管理方法手段的落后直接影响科研档案的质量，只有实现科研档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。

首先、加强管理意识。档案管理是一项专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，科研档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好科研档案管理工作。

其次，掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，科研档案材料的形成从调研起到项目的完成都是以手工抄写为主。而电子计算机技术的运用，可以系统地完成文件的起草，修改、删减，检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。

最后，利用现代技术整理档案。档案记载着丰富的信息，是一种信息资源。特别是科研档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

四是增强保密意识，切实搞好科研档案工作

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是企业的宝贵财富。科研档案的安全直接关系到企业的安全和经济发展的成败，为维护科研档案的安全，确保科技秘密万无一失，必须做好科研档案的保密工作。

首先，强化科研档案保密知识教育，增强科研档案工作人员的保密意识。

加强科研档案保密法制教育，是依法加强档案管理的重要条件。在改革开放和发展社会主义市场经济的新形势下，科研档案工作的形式和内容都发生了深刻的变化。科研档案管理需要更多地使用法律的手段和办法。因此，通过加强科研档案保密法制教育，使档案领导干部及其他涉密人员掌握管理科技秘密的法律知识和相关技能，是依法管理科技秘密不可缺少的重要条件。要继续深入开展以普及科研档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。突出科研档案保密法制宣传教育的重点，有条件地开设科技保密法制教育课及讲座，迸一步更新各级领导干部和科研人员的保密观念，提高他们的档案保密法制意识和做好档案保密工作的自觉性。

其次，完善科研档案保密工作管理制度，加强对科研档案保密工作的领导责任。

根据国家保密工作的规定，从工作实际出发，制定和充实完善科研档案保密制度。比如《科研档案保密工作制度》、《科研档案保密工作职责》、《泄秘事件查处办法》、((科研档案资料查借阅制度》、《档案库房管理制度》等一系列科研档案保密工作规章制度，使科研档案保密工作的运作有章可循。

五是提高科研人员档案意识，调动科研人员归档积极性。

首先，增强科研人员档案意识，争取企业领导和科研管理部门领导的支持,将科研档案管理纳入科研工作的程序和检查内容,增强科研人员对科研档案的责任意识，让他们自觉配合档案部门做好科研档案材料的收集归档工作。鉴于科研档案涉及知识产权、科研开发等方面重要信息的特殊性，很有必要建立一套可操作性的知识产权保护制度，认真处理好科研档案的利用与保密的关系，严格把好保密的关口，确保科研成果专题档案不泄密。要让科研人员感受到自身权益有了可靠的制度保障，同时依靠制度又能共享科研成果，自然就能很快地消除一些不必要的思想疑虑，积极配合相关部门做好科研文件材料的归档工作。 

其次，落实科研项目档案管理工作的检查、考评制度，建立和实施档案管理工作检查、考评制度，不仅对档案工作本身进行考评，而且对管理人员落实责任制状况进行认真的检查考核，做到奖罚分明，提高相关人员的工作积极性、主动性。

六是转变观念，提高档案利用价值。

开发利用工程档案，既是科研档案自身价值的充分体现，又是提高全社会档案意识、促进档案事业健康发展的前提。首先，要在思想上改变过去忽视利用档案的观念，充分发挥主观能动性，切实做好利用工作。其次，在具体工作中要努力实现三个方面的转变：即：在服务方式上，从被动服务向走出去、请进来、主动提供科研档案的有效利用转变；在档案价值取向上，从重视文书档案向重视工程、科研等档案转变；在人的价值取向上，从提倡默默无闻向解放思想、开拓进取、有所作为转变。进一步增强档案人员的服务意识、参与意识和效益意识，而且要改过去长期以来工程档案人员只靠坐等上门查阅工程档案的方式，转变为深入基层和科研第一线，调查了解的方式，并结合所藏档案资料有针对性地提供工程档案。

四、结语

企业科研档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。加强企业科研档案管理，需要科研管理部门、科研人员、科研档案管理部门共同的努力。做好企业科研档案的管理工作，也是企业提高竞争实力的关键。

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作者简介：郝莉莉（1981.12-），陕西清涧人，本科，副研究馆员，2007年毕业于浙江大学汉语言文学专业，主要从事档案管理工作。