建筑工程技术资料归档与管理水平提升策略探究

郑佳

身份证号码： 64022319860216**** 天津 301800

摘要：随着21世纪的到来，建筑企业之间的竞争逐渐加大。如果一个建筑企业能够具备较高的建筑工程技术资料管理水平，很容易实现企业的高效管理。改善传统的建筑工程技术资料管理工作，提升建筑企业建筑工程技术资料管理工作效率，这是新时期建筑企业建筑工程技术资料管理的关注点所在。笔者在归纳分析的基础上，初步提出改革建筑企业建筑工程技术资料管理工作的有效策略，促进建筑企业资料的归档与管理。

关键词：建筑工程；技术资料；归档管理

中图分类号：B032 文献标识码：A

1 引言

在国家的鼓励与支持下，新建的项目越来越多。一个项目从调研阶段、论证阶段、决策到建成、使用，过程中形成的档案不仅具有专业性、完整性、真实性等基本属性，而且为企业未来项目建设、维护管理、改扩建等提供详细而有力的参考和借鉴。根据企业多个工程项目面临的问题，通过具体问题具体分析，为今后工程档案提供借鉴和参考，从而提高工程档案归档管理水平。

2 建筑工程资料的基本内容

2.1 施工准备阶段

在建筑工程的施工阶段，资料主要包括各项实地勘测数据、工程测量数据、作业指导书、工程前期评估报告、各类施工图纸、各项现场调查报告以及影像文件等，作为后续工程开展施工的主要依据。

2.2 施工阶段

在整个建筑工程资料中，施工资料占据最大比重，主要包括各个施工阶段的检查报告、入场材料检验报告、各施工环节验收报告、总结报告、工程需求变更报告、变更通知单、商谈记录、问题审核报告等，所有在施工过程中产生的数据和信息都需要及时纳入到资料中。

2.3 竣工阶段

竣工阶段的建筑工程资料更具有总结性的作用，主要包括竣工报告、竣工图纸、检测报告、验收报告、安全检验报告、工程相关的各类协议文件、商谈记录、会议纪要以及影像文件等，作为建筑工程验收和总结的重要依据。

3 建筑工程技术资料归档与管理存在的问题

3.1 未建立有效的建筑工程技术资料管理体系

暴露以上这些问题的根本原因，就是因为很多建筑企业管理工作，已经偏离了建筑企业建筑工程技术资料归档与管理的实际。很多建筑企业表面上都在倡导实用性，建立崭新企业管理体系，但是形式主义比比皆是，许多中层管理者根本不重视建筑工程技术资料分类，认为这即枯燥无味又毫无意义，加强建筑工程技术资料管理是没有效果的。这些建筑企业的现象，都说明我们的建筑企业并没有“从实际出发”，偏离了建筑工程技术资料管理的建设路线。

3.2 项目过程资料缺乏完整性

首先，由于项目管理人员组织架构的专业水平限制，存在专业工长无法及时向资料管理人员提供项目施工过程中用以编制过程资料的原始资料，造成某分部或分项工程资料欠缺，影响过程资料的完整性；其次，现如今各类项目的工期紧质量要求高等特征逐渐成为项目建设基本要求，在这样的情况下，专业工长及项目其他相关人员往往会忽视资料的及时编制甚至出现部分资料未编制或存档的现象，造成过程资料的不完整。最后，资料员的专业水平也是影响过程资料编制及管理的重要因素，资料员水平有限可能无法全面准确地完成资料的编制及正确存档，可能出现因管理不善导致部分过程资料遗失，直接造成过程资料不完整。

3.3 建筑工程资料收集的问题

建筑工程资料收集是较为关键的资料管理内容，部分资料管理人员面对复杂的数据信息时，并不了解建筑工程所需要收集的资料要求，导致资料搜集的不完整，尤其在资料的细节性方面，存在的问题更多，比如收集的资料没有经过管理人员的真实性核查、对资料中的数据信息没有进行准确地核对、进行资料书写时不够仔细认真导致书写有误等，直接影响了建筑工程资料的准确性。

4 做好建筑工程技术资料的归档与管理的对策

4.1 加强建筑工程资料收集的审核

建筑工程资料的收集是资料管理工作的重要前提，由于建筑工程所产生的资料较为庞大，如何在大量的资料中收集到建筑工程资料管理所需的、真实可靠的资料，就需要依靠完善的建筑工程管理制度和管理人员的专业能力。所以对于建筑工程资料收集的情况，需要采用严格的审核机制，避免资料收集存在误差和遗漏。对于资料收集的及时性也要起到督促的作用，避免材料收集的延误造成资料缺失等问题。还可以通过培训学习的方式，提高建筑工程资料管理人员在资料收集方面的能力，确保资料收集的质量。

4.2 细化工程资料责任划分

在诸多问题同时存在的情况下，项目部对资料工作进行了详细责任划分，原始资料的编制由各专业工长及质量员负责填写，涉及工程内容或工程量变更的由专业工长负责与监理单位及建设单位协调并在工程施工结束后及时将相关往来文件及原始记录交资料员保管并存档。资料员负责收集整理及资料的编制工作，资料编制以工长移交给资料员的施工方案、原始记录、施工日志及施工图纸为依据，避免依据混乱影响资料编制；涉及变更签证的经济资料由各专业工长负责经济资料签字确认，确认后由资料员负责收集整理归档，并在编制竣工资料时进行组卷。项目经理负责与监理单位、建设单位等就资料的确认工作进行协调，保障资料的顺利确认。

4.3 运用数字化技术，创建电子档案

工程项目建设周期长，涉及的文件种类繁多，对工程档案管理人员带来新的挑战和机遇。只有运用数字化技术，档案管理与信息化相结合，使工程档案资料实现数字化，才能大大降低对纸质档案的依赖，还可以通过微信、自媒体、电子文件档案的形式，以最为便捷的方式传播工程档案的最近状态，大大提高了工作效率，实现了档案发展与信息化建设同步进行。以笔者所在的哈尔滨飞机工业集团有限责任公司为例，企业工程档案实行数字化管理，建厂以来固定资产投资项目已经完成目录级数据著录，部分工程项目完成工程档案扫描挂接工作。如有人需要查询项目档案情况，已不需亲自到档案馆查询资料，全厂员工可以在本单位在线检索需要查询的资料，方便、快捷。

4.4 加强建筑工程资料准确性的审核

在进行建筑工程资料的收集时，处理明确收集内容和规范以外，还需要进行数据信息的校验，避免在资料收集时记录了错误的数据信息。对数据信息进行检验无误后，还需要由收集人员进行签字，对收集数据的准确性负责。对于其他收集方式的资料，要对确保收集渠道和收集方式的准确性，比如在对其他行业资料的收集时，要明确资料的来源，并对资料来源做好记录，确保资料的准确性和追溯性。

4.5 提高资料管理人员的专业素质

管理人员不要盲目建立管理体系，应该先做好建筑企业调查研究，再进行相关改革举措，在实践中不断提升自己的素养。在未来现代化的建筑工程发展中，传统建筑工程技术资料管理模式已经不合时宜。信息技术的兴起极大地改善了传统资料管理，深刻冲击着建筑工程技术资料管理的固有领地。管理文档的方法变得多种多样，而不仅仅是依赖纸质。在未来的管理体系改革中，让建筑工程技术资料管理人员自主思考，锻炼学习思维。

5 结束语

可以说，现代化信息技术，影响了传统资料管理模式，改变了建筑企业建筑工程技术资料管理工作。在这种教育背景下，建筑工程技术资料管理人员不应该自怨自艾，而要端正态度，坦然面对新兴技术崛起，并且不断学习先进的资料管理方法，培养自己自主学习的能力，科学高效地用新媒介获取新知识。建筑企业还要注意不断提高建筑工程技术资料管理工作人员计算机信息化水平，建立科学的建筑企业建筑工程技术资料管理体系。

参考文献：

[1] 涂盛兰.建筑工程技术资料归档管理分析[J].居舍,2019(10):72.

[2] 李雪婧.城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理[J].工程建设与设计,2018(16):203-204.

[3] 李丽.建筑工程施工技术资料整理与管理[J].江西建材,2017(11):295+300.

[4] 李洁敏.试论做好建筑工程技术资料的归档管理方法[J].江西建材,2017(02):259-260.

[5] 万晓娟.城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理探讨[J].城建档案,2016(12):37-38.