关于物资采购存在问题及优化策略

关于物资采购存在问题及优化策略

张晓伟

中石化第十建设有限公司 山东省青岛市   266000

摘 要

物资设备管理是企业工程施工中重要组成部分，强化企业物资设备管理对控制成本支出，优化资金结构，提高企业经济效益起着重要的作用。物资管理的关键是物资采购管理。物资采购管理工作的好坏直接关系到整个项目成本和企业的经济效益。优化物资采购管理才能降低项目成本，从而提高企业的经济效益，一旦施工过程中物资采购出现问题，会直接影响到工程施工的安全、质量、计划进度，从而对整个项目的运行造成影响，甚至会对公司在化工企业中的形象造成无法估量的损失。

在企业工程施工中，物资采购管理发展到今天，采购管理已由各项目分散、独立采购更改成分公司集中、统一管理采购。从效率、效益、透明度上，都得到了很大的提升。

如何防范物资采购环节中潜在的风险，提高物资采购管理工作的效率，成为物资采购管理工作的重中之重。

关键字： 物资设备管理 优化 经济

1. 背景

为加强企业核心业务的竞争力，实现标准化业务流程，通过实时的数据搜集缩短业务流程周转时间和提高信息透明度，公司从2017年11月份开始实行了ERP管理软件的全面应用。ERP系统将与物资采购相关的一些软件数据关联到一起的同时，也使各专业公司成为了物资采购管理的统一归属口，即分公司统一采购管理。

从17年推行ERP至今，各专业公司集中、统一管理物资采购工作已经两年多了。物资采购管理工作在优化整合、功效提升的同时，也出现了许多亟待解决的实际问题，主要表现在以下方面：

1. 项目提报预算不规范，技术要求等提供不全，物料代码填写困难等原因，造成物资采购时间缓慢；

2. ERP采购申请不写预算号，且项目物资人员未做《物资平衡台账》，造成数据提报不清，只能手工校核，从而增加二次工作量，造成工作效率降低。如：泉州3月份的审计时经营要求物资部门提供物资材料出、入库明细表，明细表要求物资与预算具有对应关系，因导出订单汇总表没有带出预算号，而只能进行手工校核工作。

3. 各种软件不能灵活运用，操作方法不当，引起账目错乱，导出表格数据不全、不规范致使工作效率下降。

4. 物资供应商准入、审核程序不明确，最低价供应商无产品目录、物资采购方式选择不当等因素，造成物资采购时间延缓甚至出现违规。

5. 采购流程不规范，网下物资采购金额因不足30万，而未经分公司审批或未及时反馈分公司，而出现项目物资采购管理脱控现象。

6. 合同执行未闭合、合同编制不规范甚至违规，如：审计时提出的关于采购合同拆分违规以及合同系统未上传签字页导致履行率低等问题。

7. ERP收发货出现加权平均导致出入库材料价格不一致；以及ERS付款方式选择不当，导致采购订单状态停留在收发货状态，造成的财务账面不平问题。

8. 售后跟踪反馈不及时，货款压制时间过长，导致项目和供货商出现矛盾，对以后的采购合作带来了困难。

3、物资采购优化策略的意义

物资采购管理的上述问题若不能及时、有效的解决，则会关系到物资采购进程，进而影响到施工进度，造成经济损失，给项目和公司带来不好的社会影响。及时解决项目问题、优化物资采购管理、灵活运用物资采购方式和熟练操作ERP系统及其他相关的应用，是加强和改善公司的物资采购管理，降低项目成本，提高公司整体效益的重要途径。

2. 主要做法

   1. 物资采购管理优化策略

1. 从源头把控简化后续流程，如规范预算格式，ERP采购申请输入预算号，使采购订单明细汇总表带出预算号，可以快速提供数据减少手工台账和二次复核。

2. 统一管理、调配仓管员ERP账号，使各项目的仓管员账号在同一时间段内不重复。导出《出入库凭证》时，只需输入一个时间段内的仓管员姓名，便可导出该仓管员所在项目的出入库物资详细数据。此方式可以防止因漏输项目WBS条目等因素，导致的出入库明细漏项，造成的数据报表数据和财务不一致的问题。

物料凭证查询时，若导出的是明细汇总表，则要注意页面中的查询方式，应选“普通版本”，否则系统会出现错误提示。

3. 统一设置ERP报表参数，规范各项目导出的ERP报表格式，并编制下发《俄罗斯报表查询》

4. 规范ERP中安全费用出入库和科研费用转移过账的操作流程，并编制下发《ERP劳保、科研费用归集操作规程》

5. 为规范网下采购流程，加强分公司对项目物资采购的管控，编制下发了《安一公司2020年网下采购物资要求及流程》

1. 1. 物资采购管理问题解决及注意事项

1. 因招标法规定估算单笔金额在50万以上200万以下的工程用材料属于能招尽招，200万以上的属于依法必招，因此单笔估算金额超过50万的物资采购预算，采购方式不能选用“询比价”。项目物资设备部应至少提前一个月提报物资装备部，并配合其做好招标采购工作。

2. 系统内项目除油料、防疫物资外，其他材料不允许网下采购；而系统外项目除这两项外，不足2000元的小金额材料采购也可走线下流程直接报销。但要上报分公司，经分公司领导审批后，方可实施采购流程。具体可参看《安一公司2020年网下采购物资要求及流程》。

3. 系统外项目除气体、油料、混凝土外，只有业主指定的供应商，才能做备案供应商。备案供应商只能针对此项目使用。物资供应商、E&E供应商不能做备案供应商。

4. 尽量避免线下物资的采购，对采购频繁、通用类的物资，特别是施工用手段材料，尽可能实行框架协议采购。

5. EPEC上中石化公开招标的框架协议物资，采购订单的最大金额是没有限制的，但是01.02.42大类以及超过30万以上的物资由物资装备部集中采购。不允许私下选商，禁止提前供货。

6. EPEC框架物资供货商有中标顺序，物资装备部会向集团报备主辅供应商。审计时也会根据签订的采购合同，其选择的供应商所占此类物资的采购份额、比例，来判断是否因未选第一中标人而违规。但是如果业主有指定的可以除外，但必须提前报备文件（业主指定范围或者推荐书等）。系统内项目尤为注意。

7. 不允许以拆分采购订单、合同来规避招标。为防止此问题，要求同一物资采购的两份合同，两者之间至少间隔15天，30万以上的合同必须由物资装备部编制、签订。

8. 仓管员在操作ERP进行货物移动时，需先查看移动物资库存是否为“0”，若不为“0”则有可能出现加权平均现象（即出、入库金额不一致），致使月底财务报表账目出现差额，账目关闭不了。这时，则需要物资设备部ERP操作员进入ERP系统，导出差异物资的物料凭证，然后逐一核对，查找出有差额的项目，由出现差异项目的财务手工进行调整。

9. 采购员将对合同执行情况进行跟踪，查找EPEC订单滞留状态超过3个月的原因，每个月底对EPEC未付款订单进行闭合。分公司对新开项目合同进行统一管理，对项目合同签订、履约进行定期检查、考核。

部分收货物资订单，最后一次收货后，收货凭证必须“设置”完全收货，否则EPEC订单合同一直处于待收货状态，会导致合同不能闭合。

10. 每个月初核根据ERS系统导出的《安一应付账款账龄表》（此表由财务导负责导出），对未付款订单进行统计，查找未付款原因，以便督促各项目和供应商尽快开具发票，发起支付流程，进行付款。以减少供货商因资金长期压制问题带来的供需矛盾。

其中涉及实际已付款，但ERP系统订单仍处于未付款状态，针对此问题编制并下发了《关于挂账实付问题解决方法》。

结束语

加强内部管理和控制，规范采购行为，保障生产经营活动的正常进行，以最大限度的降低采购成本，是我们今后物资采购管理工作的主要任务。以上是ERP上线后，本人从事物资采购管理工作中遇到的几大方面问题，以及针对问题做出的一系列物资采购采购管理优化策略，希望对大家在物资采购管理工作中有所帮助，有不当之处还望大家给予指正。也欢迎同行进一步交流，在物资采购管理工作中共同进步。

参考文献：   

 [1]鲁志强.浅谈工程项目物资管理和成本控制的优化措施[J].经贸实践，2017（22）：147.

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