事业单位档案管理的电子化建设分析

事业单位档案管理的电子化建设分析

许家茂

四川省内江市体育中心 641000

摘要：随着信息化时代的发展，事业单位中的档案管理工作也逐渐向信息化方向发展。传统的管理模式难以满足当前事业单位的档案管理需求，建设电子化的档案，以全新管理路径能够提高单位档案管理效益。本文对于电子化建设在事业单位的档案管理工作中的价值展开分析，并提出电子化的档案管理建设路径。

关键词：事业单位；档案管理；电子化建设

引言：事业单位中的档案信息记录了人们各项社会活动信息，档案管理能够为多样业务提供服务，并且管理工作具有公益性特点。随着社会的发展，事业单位内部的档案信息资料逐渐增加，由于部分档案数据具有较高的利用价值，因此需要重点保管。电子化管理能够将大量的档案信息转化为电子档案，存储于计算机系统当中，便于管理和利用。因此，研究事业单位内部档案电子化的建设路径具有重要意义。

一、事业单位的档案管理电子化意义

在信息时代下，互联网的发展以及信息技术的普及，为事业单位的档案管理工作开展带来全新的机遇。与此同时，也对于管理工作的要求更高。档案管理过程，强化计算机技术的应用，有助于对档案信息的即时处理，使管理工作更加高效。因此，事业单位的档案电子化建设为未来发展趋势。原因为，传统纸质档案的管理形式耗时、耗力，管理成本较高，可增加管理难度及成本，经过电子化处理之后，能够节约大量中间管理环节，降低成本，提高效率。除此之外，在档案的利用方面，能够借助计算机终端，完成在线查询、处理和阅览等，体现档案利用价值的最大化^[1]。

二、事业单位档案电子化建设的策略

（一）提高电子化建设意识

当前，信息技术迅速发展，档案的规范化和科学化管理需要依赖先进的技术才能完成。电子化建设意识是事业单位档案管理人员需要重点考虑的问题，具体可从如下几方面强化人员档案电子化的建设意识：

第一，从事业单位领导角度分析，需要对于电子化建设有深入、全面了解，并且明确档案电子化管理的优势，在电子化建设期间给予制度、政策或者经费等多方面的支持。从管理层角度对于档案的电子化建设各项工作高度重视，在单位内部营造良好氛围，促使电子化建设顺利进行，为管理实践各项决策制定提供依据，并提供物质保障。

第二，事业单位所有人员需要树立高度的电子化管理理念，推广电子化建设进程，在档案管理中不断推广电子化建设进程，为档案管理和决策的制定奠定良好基础。

第三，事业单位的档案管理者需要转变传统档案管理观念，将档案管理以及档案利用置于同等重要地位，使用开放的管理模式，积极利用电子化的收集方式，对于单位科技、设备、产品、人事、资产等档案信息资源进行分类与归档，保证电子化建设过程档案信息的完整性，促使电子化模式下的管理工作能够为事业单位档案的高效利用提供诸多便利。

（二）培养档案管理人才

事业单位的档案管理工作在电子化建设阶段，各项工作的开展需要依赖高素质人才的支持。除了从人员管理观念方面的转变以外，还需要从行为方面入手，加强人员培训，为管理人员提供培训和学习的机会，使其能够学习先进的网络知识、技术等，掌握电子化档案的分类、管理等方法，充分发挥电子化管理价值。与此同时，为保证人员参与培训的热情，可制定激励制度，若人员在培训考核阶段表现优异，可为其提供物质或者荣誉层面奖励。为保证培训过程顺利进行，还需制定出完善的培训方案，能够结合单位当前电子化档案管理切实需求，对于培训内容灵活调整，保证人才能力的培养更具针对性，重点培养人才利用网络对于档案信息的数据分类、整合以及管理等能力，能够适应电子化管理期间具体工作对人才能力需求的变化。

（三）重视档案管理安全性

事业单位中，档案电子化的管理具有快捷性、高效性等优势，部分单位展开电子化档案建设期间，由于安全意识薄弱，导致重要档案丢失，机密档案出现泄露等，对于档案安全造成极为严重地影响。对此，需要在电子化建设阶段高度重视档案的安全问题。具体而言，管理人员需要对单位内部的档案电子化管理有关政策深度研究，科学分类，明确常规档案、机密档案等，做好保密工作。同时，还需对档案的档案存放环境考虑其中，做好日常环境管理，防止档案受到高温暴晒、受潮变质、腐蚀，还需关注电子化档案的防病毒管理，优化档案的存放空间。针对电子化档案制定出规范的管理系统，并制定完善的管理制度，不断提高档案人员的安全意识。定期升级管理系统，更换管理硬件，重点加强档案的电子转化过程的安全管理，统一整理和录入，确保电子化档案存档有效，共享便利^[2]。

结束语：总之，在事业单位开展档案管理工作过程中，电子化建设符合当前信息化的管理环境，并且能够提高档案管理和使用效益。事业单位在档案的电子化管理工作开展过程，需要从人员的管理观念方面入手，转变其对电子化管理的意识，同时，还需培养更多高素质的管理人才，制定相关制度，强化档案电子化过程的安全管理，才能顺利完成档案的电子化建设。

参考文献：

[1]包福祥.浅谈行政事业单位档案管理电子化建设[J].卷宗,2020,(06):129.

[2]胡超峰.事业单位档案管理的电子化建设[J].办公室业务,2019,(07):54.