公共资源交易项目档案信息化管理与发展探究

公共资源交易项目档案信息化管理与发展探究

宋明星

身份证件号： 3203811984 **** 4423 江苏省 221400

摘要：随着我国公共资源交易项目的增多，项目档案数量也随之增加，这使得项目档案管理在公共资源交易项目管理中的作用和价值逐步凸显。公共资源交易中心必须加强项目档案管理工作，创新项目档案管理模式，以保证档案资料的完整性、安全性和利用价值。本文对公共资源交易项目档案管理信息化的重要性进行了分析，并对当前公共资源交易项目档案管理现状以及存在的问题进行了讨论和研究，对如何推动档案信息化管理建设和完善提出了几点对策和建议。

关键词：公共资源；档案管理；信息化

引言

公共资源是指具有公益性、垄断性、专有性特征的社会公共资源，其可以分为社会资源、自然资源以及行政资源等类型。公共资源交易则是指对相关资源的服务经营权、户外广告牌经营权、缉私罚没公物拍卖、房产及办公楼等物业租赁进行交易以及提供服务、咨询业务的活动。公共资源交易可以推动资源的有效配置，充分发挥市场导向的作用，在我国社会主义市场经济的发展中有着重要地位。

1.公共资源交易项目档案概述

公共资源交易项目档案是指在工程建设项目招标投标、政府采购、建设用地使用权和矿业权出让、国有产权交易等公共资源交易活动中形成的多种形式的资料。在项目档案管理中，严格遵循“一事一卷”原则，按照公共资源交易活动发生地以及交易活动发生的先后顺序，由各地区的公共资源交易中心进行归档处理，档案资料包括纸质文件、设计图、音视频、U盘、电子光盘等多种形式。一般情况下，公共资源交易项目档案的保管期限必须在15年以上，同时还要按照相关法律法规细化项目档案资料的不同类别和不同的保管期限，如开标现场的音视频材料保管不得少于8个月，参与投标的未中标人文件资料保管期限不得少于1年。公共资源交易中心拥有项目档案立档权，中介代理机构可以辅助公共资源交易中心完成交易项目文件的收集、整理和立卷工作，并将全部的档案资料移交给公共资源交易中心，严禁中介代理机构擅自复制或留存资料，以保证项目档案资料的安全性。

2.公共资源交易项目档案信息化管理的重要性

在当前信息化时代的下，对档案工作开展提出了许多更高的要求，档案信息化管理建设已经成为新时期档案工作发展的必然趋势。加强档案管理信息化建设，通过引入信息化管理理念，利用相关信息技术开展档案工作，建立起管理制度体系，能够进一步提升档案管理效能，有效提升档案工作水平。公共资源交易项目档案信息化管理对于工作的开展有着重要的促进作用。例如，信息化档案管理下电子化档案具有信息共享度高、传递速度快的优势，可以为公共资源交易项目进行提供更好的信息保障和支持；同时还可以推动电子招投标模式的建立，使公共资源交易项目招投标工作透明度提升，获得市场、行业、人民监督，规范招投标市场，吸引投标方，提升市场活跃度。

3.公共资源交易项目档案管理现状

当前公共资源交易管理部门对于档案信息化建设有着较高的重视，并投入了一定的人力、物力推动信息化管理基础设施建设、管理机制体系完善。不过在实际工作的开展中，电子档案在安全性、凭证效力等方面还需要讨论、解决，再加上当前公共资源交易多采取线上交易、线下办理的“双轨制”，因此电子档案仍然无法完全代替纸质档案，公共资源交易项目档案管理大多采取传统纸质档案于电子档案并行的制度。

4.公共资源交易项目档案管理中存在的问题

4.1档案管理成本高

在纸质档案与电子档案并行的制度下，传统纸质档案保管分散、归档困难、数量繁多、保存成本高等问题仍然存在。同时，进行档案信息化管理建设对于相关的软硬件设施也有着一定要求，也造成了档案管理工作成本的提升。

4.2档案管理机制不完善

档案信息化管理需要对相应的管理机制进行转变和完善，然而当前公共资源交易项目档案管理仍采取以往的管理机制和方法，档案人员在信息化管理理念、信息技术水平上也相对较差，无法满足信息化管理的需求。

4.3档案管理规范性差

公共资源交易项目档案内容繁多、复杂，纸质档案与电子档案并行等导致了档案工作压力较大，对档案工作、档案内容的规范性造成了一定的影响。档案不规范会较大的影响信息化管理下的数据快速检索、深度挖掘优势，对于交易项目管理也会造成一定影响。

5.完善公共资源交易项目档案信息化管理的有效措施

5.1完善档案信息化管理机制

公共资源交易管理部门要针对档案信息化的特点改革和完善相应的工作机制，转变传统、落后的工作方法。例如，要充分发挥线上交易平台优势，推动档案资料的快速、全面收集以及高效、自动化整理归档和保管，减少传统档案工作中的低水平重复性劳动内容；利用公共资源交易平台建立档案资料收集、移交、保管、利用、销毁等流程，进行全过程管理并保证全程可追溯，保障檔案可以对整个交易过程进行记录、再现，提高档案的完整性、真实性、安全性；完善电子档案查询系统、健全档案传递和共享机制，提高档案资料在公共资源交易项目中的流通使用，提高档案工作的透明度、帮助维护公共资源交易市场秩序；充分利用大数据等技术对档案资料中的信息进行深度挖掘，总结有价值的信息为公共资源交易管理相关工作提供准确、全面的决策参考和支持；针对信息化管理完善档案工作基础设施建设，包括相关软硬件设施采购、维护、安保等工作内容，保证信息化管理的顺利实施；加强对档案人员信息化管理理念、信息技术水平的培训等。

5.2对档案信息化管理下电子档案的使用进行深入研究

电子档案是档案信息化管理的重要标志，对于档案工作效率提升、管理成本降低有着良好的促进效果。但电子文件本身易复制、易更改的特性导致其相较于纸质档案在安全性、证据效力等方面还存在着一定的争议。电子档案与纸质档案之间的矛盾是影响和阻碍档案信息化管理建设的重要因素。因此，相关部门要积极加强对档案信息化管理下电子档案的使用，提高电子档案的安全性、证据效力，使其优势能够得到充分的发挥和利用。例如，档案管理部门要针对电子档案安全性方面加强措施，完善电子文件保护机制以及硬件保护措施：通过电子文件签名、加密、电子印章、设置防调换、防错漏标记等方式，保证档案内容安全；通过做好档案储存设备的安保、维护，加强防火墙与系统安全建设，并综合应用Raid储存、本地备份、异地备份、UPS电源等多种措施保证数据安全；推动完善相关管理制度对档案信息化管理安全性、规范性提出明确的要求，并落实档案管理责任到个人；在借助相关技术手段保证电子档案原始性、安全性的基础上推动相关法律法规建设，为电子档案的证据效力、法律效力提供有力支持；推动传统纸质档案的数字化工作，逐渐扩大电子档案比例；加强对电子档案的宣传力度，获取相关单位、部门对电子档案的认可、认同，增强电子档案公信力。

结语

综上所述，针对当前公共资源交易项目档案管理工作现状以及档案信息化管理存在的一些问题，相关部门要积极采取有效措施，加快推动档案信息化管理建设和完善，从而充分的发挥出信息化管理优势，为公共资源交易项目提供有力的支持和保障。

参考文献

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[2]王太春.公共资源交易项目档案管理研究[J].海外文摘·学术，2019（11）：1-2.

[3]刘毅.浅谈公共资源交易项目档案的管理[J].招标与投标，2018，6（4）：38-40.