新时期人口计生档案管理工作探讨

新时期人口计生档案管理工作探讨

徐先景

菏泽市 巨野县卫生计生综合执法局

【摘要】社会经济发展以及社会环境都会影响到我国的人口政策。不同时期，我国计划生育政策的内涵是不同的。計生档案反映了计划生育工作的成果，是不同时期计划生育政策的历史凭证。管好用好计划生育档案，对于推动卫生计生工作具有重要的意义。在新时期，计划生育服务中心应当综合利用多种信息技术，根据不同信息技术的特色，结合本单位计划生育档案管理实践，选择最适合本单位的管理机制。本文以人口计生档案为研究蓝本，重视阐述新时期信息技术与人口计生档案管理工作的融合，希望能够全面推动我国卫生计生工作发展。

　　【关键词】档案;计划生育;共享;信息技术

　　一、新时期人口计生档案管理的必要性分析

　　（一）适应计划生育工作信息化发展趋势。近些年来，办公自动化技术、办公自动化设备以及互联网技术的深入发展，使得各个计划生育单位都开展了办公自动化、办公网络化和办公智能化建设。这意味着，我国未来计划生育工作会朝着信息化的方向发展。传统计划生育档案管理中，工作人员主要以手工劳动的方式对计划生育档案进行管理，难以适应时代发展需求。新时期，计划生育服务中心利用多种数字化技术来管理计划生育档案，不断提升单位信息化程度，推动计划生育工作进一步走向信息化。同时，计划生育服务中心在运用信息技术的过程中，也会汲取信息技术的运用经验，吸取教训，推动其他计生工作信息化。

　　（二）降低计划生育服务中心成本的需求。传统计划生育档案管理中，工作人员采取的是手工收集档案资料、手工存档等手工管理方式。伴随计划生育工作的深入推进，计划生育工作中产生的各种信息资料不断增多。如果继续采用传统计划生育档案管理机制，势必需要耗费单位更多的资源，不利于单位各项成本的节约。在新时期，推动计划生育档案管理信息化，在计算机以及计划生育档案管理系统中对计划生育档案进行集中管理，不仅能够降低管理难度，而且能够最大限度缩减档案管理开支。除此之外，单位通过构建计划生育档案管理系统，可以随时随地在互联网上查阅、检索和调用计划生育档案，十分快速便捷。

　　（三）提升计划生育档案保存周期的必然举措。计划生育档案作为计划生育工作的历史凭证，详细记录了某一时期计划生育工作的开展状况。这些档案资源能够为计划生育服务中心未来有针对性地开展工作提供信息参考，优化单位各项决策。正是由于计划生育档案如此重要，因此，如何长期性对其进行保管，充分挖掘计划生育档案的价值，则是现阶段需要着重思考的课题。信息化技术的出现为单位延长计划生育档案保存周期提供了新契机。单位通过利用电子硬盘以及云储存技术，可以长期对计划生育档案进行管理，防止计划生育档案的损坏。

　　二、新时期人口计生档案管理工作的突破路径

　　（一）打造专业化队伍。各种信息技术运用的基础是人才。人才要素在计划生育档案管理工作中较为重要。计划生育服务中心把控好人才建设关和人才培养关，才能全面提升计划生育档案管理工作的可持续性。首先，从人才培训视角来看。计划生育服务中心不仅要强化档案业务领域的培训，也要强化信息技术以及信息化设备操作的培训，培养出一批复合型人才。计划生育服务中心可以与其他单位共同举办培训班、交流会以及论坛，为本单位人员提供交流平台。其次，从人才引进层面来看，计划生育服务中心可以根据未来单位档案管理工作需求，制定人才引进需求。计划生育服务中心通过加强与各个高校的合作来引进人才，能够提升引进工作的科学性。最后，从人才储备层面来看。计划生育服务中心有必要储备一些人才，防止本单位人才供给不足。根据未来一段时期内档案管理人员退休情况来储备人才，能够防止档案管理工作脱节。

　　（二）以云储存终端为基石，搭建互联共享机制。计划生育工作是一项庞大且复杂的系统工程，涉及医院、卫生院、计划生育服务中心以及卫生局等众多单位。从节约单位开支、提升计划生育工作质量的视角来看，各个单位有必要搭建互联共享机制。本文认为，政府有关部门应当统一牵头，推动各个单位进行协作，防止相关信息的二次采集，提高计划生育档案内部各项资源的准确性。首先，各个单位可以加强合作与联系，共同出资购置云储存终端，将计划生育档案上传至云储存终端。计划生育档案在云储存终端能够通过互联网技术进行自由传输，极大便利了单位办公。其次，各个单位应当利用点对点传输技术，将云储存终端与本单位的计划生育档案管理系统进行连接，确保计划生育档案能够自动上传至云终端，提升计划生育档案管理工作的时效性和实效性。最后，各个单位均应当利用数字秘钥、访问权限以及防火墙等安全技术，提高计划生育档案云终端的抗风险能力，防止出现档案丢失、档案失真的现象。

　　三、结束语

　　计生档案管理是全面推动卫生计生工作的基础。计生档案能够为卫生计生工作的开展提供决策支撑，防止卫生计生工作偏离正常的轨道。伴随未来社会环境的变迁，我国势必会进一步优化计划生育政策，调整计划生育工作内部的各个结构。同时，信息技术也会进一步影响计划生育服务中心的各项工作。在这种形势下，计划生育服务中心有必要开展数字档案建设工作，夯实本单位信息化建设的基础，为及时响应国家计划生育政策做好铺垫。相信在各个地区计划生育服务中心档案管理人员的努力下，我国计划生育档案管理工作会迈向新的台阶。

　　【参考文献】

　　[1]于涛.卫生计生档案信息化研究[J].智库时代，2018 （24）：220.

　　[2]李又新.计生档案管理模式研究[J].人力资源管理，2018 （04）：230.