浅谈如何做好高校办公室公文处理工作

浅谈如何做好高校办公室公文处理工作

冯虹

中山大学新华学院 广东省，广州市 510520

摘要：公文是高校落实党和国家方针政策，协调上下级单位关系，传递记录信息的重要载体，处理公文是高校办公室的主要工作之一。在公文处理中应当及时总结经验，优化公文处理方法，这样才能提高公文处理效能，提高行政工作水平，进一步满足高校日常行政管理工作需要。当前高校办公室公文处理工作中还存在一些问题，需要根据公文处理需要采用针对性措施。

关键词：高校；办公室；公文处理

公文处理是高校办公室开展政务管理和服务工作的重要载体，是办公室工作的重要组成部分，公文处理的质量和效率直接体现办公室工作人员能力。高校办公室开展公文处理必须具备标准化、信息化、规范化的理念，针对大量电子公文处理，需要采用更加科学的公文处理工作方法。

一、高校办公室公文处理的主要问题

1.公文流转的严肃性待提高

高校公文流转的严肃性还有待提高，不少高校基层教师、行政和教务工作人员，缺乏对公文工作的正确理解，对公文流转程序重视不足，既不能及时地回复和完成公文交办的事项，也不注重按照时间办结，往往认为公文处理是小事情，导致公文处理随意性大。

此外，有些高校行政部门或院系领导，由于身兼多职、教学行政一把抓，日常工作繁重，对学校及其他上级单位的来文、或对本单位行政秘书草拟的公文，往往来不及细致审阅其中的内容，就匆匆履行了签字批转手续，后续也缺乏对公文流转和实施情况的及时了解和有效监督，导致了公文流转和执行的严肃性不够。

2.公文处理制度还有待健全

公文处理的各个环节紧密相连，任何一个环节出现纰漏，都将影响公文处理的质量和效率，甚至影响公文的庄严性和权威性。OA办公系统加快了公文流转的速度，但是如果缺乏各级领导对公文办理情况的必要监督，就可能在公文处理的某些环节出现重大错误。例如，行政部门拟制的公文，如果未经高校办公室呈报主管或指定分管校领导审批就以学校的名义发文，这是是对公文庄严性和权威性的挑战，更是对学校、对校领导尊严的挑战。

因此，如何建立健全科学、有效的公文处理工作制度，提升公文拟制、审核、批复、流转和执行等各关键环节的质量和效率，是当前各高校公文处理亟待解决的问题。

3.办公室管理人员能力不强

高校办公室工作人员素质存在一定差异。部分高校办公室工作人员虽有丰富的理论知识，但是对公文处理的重视程度不够，缺乏公文处理的创新思维，导致对公文处理草草了事；还有部分高校办公室工作人员未能及时掌握行之有效的公文处理办法，相关知识的更新速度缓慢，这些都在很大程度上影响了公文处理工作的整体效率和运转质量。

二、高校办公室公文处理的基本原则

1.原则性与灵活性结合

公文处理总体上是为了提高高校的行政效率，督促各部门和院系及时落实文件承载的政策精神和具体工作要求。公文办理具有不同的轻重缓急情况，为了给承办部门留出足够的办理公文时间，保证公文落实的质量，还要优化收发文流程，既坚持相关制度要求，做到对公文的层层把关，同时做到对公文灵活处置，能够急件急办，特件特办，平件抓紧办，不仅要保证收发文及时，还要做到公文处理不耽误事，做到正确理解文件精神，保证公文在基层得到有效落实。

2.现代性与集中性结合

当代高校公文运转应当具有高效原则，强调依托智能化的OA办公系统，以及文档自动化处理软件提高公文处理的效率。公文处理权不仅要集中在高校办公室，而且还要发挥办公室对OA管理平台的领导作用，办公室应当具有OA办公系统的主导权，依托互联网督办各类公文，提高公文在信息化环境中的运转效率，及时更正公文运转中的错误信息，解决公文流转中的具体问题。

3.标准性与时效性结合

高校公文处理应当按照《党政机关公文处理工作条例》与《高校公文办理制度》的基本要求进行，强调公文流转按照既定程序进行。高校办公室在处理和监督公文办理里也应当按照相关的标准程序进行，同时保证履行公办限时办结制度，按照要求及时督促各部门严格的履行公文流转义务。尤其对于涉密公文、加急公文，以及涉及到重大事项的公文，更应当提高公文处理的效率，要求在统一的公文流转体系下把责任落实到人，切实提高公文办理工作的有效性。

三、高校办公室公文处理的优化措施

1.建立规范化的收文程序

收文办理是高校公文处理的主要工作，是学校接收上级指示和外部信息的主要渠道。随着高校参与社会事务的不断加深，高校还会接收教育部、省教育厅以外相关单位的多种公文。公文来源复杂，地方政府，科学、教育、文化系统相关单位的函件多种多样，高校需要建立一套更加完善的接收、登记、签审、传阅、催办和答复机制，特别是在OA办公系统日益发挥主要作用的当下，应当抓住收文登记和催办两个关键环节，保证公文落实，更好的发挥公文的最大作用。

首先，建立基于OA办公系统和纸质公文的收文登记制度，发挥OA办公系统公文下载点击的收件登记模块作用，在OA办公系统标记收文、待办、办结的红、黄、绿状态。其次，高校办公室人员在收到上级或相关单位来文后界定文件的性质、种类和作用等情况，确定来文是否需要登记，赋予来文统一的编号，记录文题和内容摘要，以及来源去向信息，及时做好文件的定位管理。再次，以定期催办为核心，做好文件的跟踪与落实工作，特别是通过OA办公系统下发的文件，应当督促各院系、部门及时签收，紧急公文不仅由OA办公系统传递，还要电话通知相关人员及时的接收文件。对基层单位未办理完毕的情况及时汇报，必要时由办公室领导催办，保证办文工作效率。

2.建立科学的发文实施细则和管理办法

发文工作应当做到格式符合规范、用词科学严谨、具有现实执行效用，有助于解决具体实际问题。

首先，规范高校发文工作流程，理顺发文的各个环节，如拟制、复核、登记、审签、排版、印刷、核发等。发文的前提是严把拟制关，按照程序起草、审核并由领导签发。文件印发前应当由学校主管（或指定分管）校领导签字，在得到批示后再履行接下来的工作。

其次，规范高校公文文种，公文用词、用字要求科学严谨、准确规范。根据《党政机关公文处理条例》，规范使用通知、请示、报告、函、公告等文种。在印发前要认真审核发文机关名称、事由，审核发文格式、字体、字号及用词、用字是否准确规范，抄送机关是否恰当等，避免出现纰漏。

3. 高校还要进一步规范公文发布的路径等。在当前OA办公系统下，高校大多采用PDF格式扫描并发布公文，这样有助于保证公文的合法性，保证公文格式和信息的健全，从而提高公文的标准化处理水平。

3.加强文件库的建设和管理工作

为了促进公文的顺利运转，严格履行公文的督办义务，及时梳理公文的工作得失，总结公文处理的工作经验，切实提升公文的处理效率，还应加强文件库的建设和管理工作。

一方面，要大力做好传统纸质文库的建设工作，建立公文档案室，按照年度要求严格做好往来公文的存档整理工作，不仅要存储全部公文，还要同时存储与公文相关的批示，以及公文办理的反馈信息等。文件库建设还要根据文件存储年限要求，按照长期、短期与永久存档需要履行特殊的存储要求。

另一方面，则是大力推广并做好电子公文文件库的建设。电子公文比纸质公文功能更强大、更方便，电子公文可以和其他办公软件结合，快速实现文档的发布、借阅、调用、更新、校正与修订等；而且，电子公文比纸质公文环保、节约资源，保存时限也比纸质公文要长。

因此，高校不仅要促进OA办公系统的持续升级，保证OA办公系统支持电子签章和全程电子化管理，还要出台电子公文的运转、调用和归档制度，防止电子公文流失，数据失真，防止公文被篡改等情况。重点做好电子文档的备份工作，保证电子文档与纸质公文的严格对应性，形成统一管理体系。

结论：高校办公室公文处理是一项复杂的工作，需要结合新形势总结公文处理工作中的新问题，针对具体情况采用有效的处置方法，形成完善的公文运转体系，保证公文得到科学化、规范化、标准化的运转，并且善于在公文处理中总结技巧，全面提高公文处理工作的效率与质量。

参考文献：

[1]郑佳,任杰,张莹.公文处理工作实践心得[J].才智,2015(26):306.

[2]喇全战.对公文处理常见问题的几点思考和建议[J].科学中国人,2015(32):164.

[3]于小娟.浅谈如何做好公文处理工作[J].企业改革与管理,2016(13):207.