如何加强档案馆档案规范化管理

如何加强档案馆档案规范化管理

黎小玲

广东省广州市增城区国家档案馆 广东 .广州 511300

摘要：信息技术在档案管理工作中的应用，让档案管理工作发生了翻天覆地的变化。以往的纸质档案管理模式已无法满足当前社会建设发展需求，特别是规范化程度较低，导致很多档案无法及时利用。对于档案馆的档案规范化管理所存在的问题及解决措施进行分析，以期提升档案管理水平。

关键词：档案馆；档案管理；规范化；问题；措施

一、提高档案管理科学、规范化水平的必要性

档案作为我国社会经济、文化发展的重要组成部分，如何提高档案管理水平，规范、高效管理档案资料，是我们档案人员需要关注探索的主要问题之一。在这个信息技术成熟的时代，以科学理论为基础，对档案管理工作方式进行改革，建立完善的档案管理规章制度，并利用现代科技手段不断提高档案管道的效率和质量，对我国的经济发展具有重要现实意义。

（一）社会经济与文化发展的需要

国与国之间的竞争，无论是经济、文化、政治等方方面面，当前的国际形势是非常严峻。档案管理工作作为对历史的真实记忆的载体，是我国文化创新、凝聚力与创造力的重要源泉，档案资料在促进社会主义文化发展和繁荣方面具有独特的优势和作用。档案与其它信息资料相比，具有更高的真实可靠性。档案涉及比较全面，包含我国政治、社会、文化、科学技术等方面，是推动创新的主要基础。

（二）促进经济发展有效途径

档案管理的科学化、规范化可以衡量一个国家、单位的管理水平，档案馆对于国家、社会企业等发展中的成果及经验教训进行了真实的记录，为我们社会的科学发展提供决策参考依据。当前经济的发展，人们对于档案资料的利用要求越来越高。探索和创新档案管理新方法，全面、科学、真实地反映本单位发展的全过程，是促进档案管理发展的有效途径。因此，做好档案管理工作，对促进国家、单位的发展具有积极的作用。

（三）社会发展离不开档案管理事业的发展

随着信息技术的普及应用，极大地丰富了档案管理的载体、媒介和渠道。这为档案的收集、管理和应用提供了极大的方便。同时，档案管理也面临着进入数字化的时代。

二、档案规范化管理中存在的问题

（一）档案管理制度不健全

当前我国档案规范化管理水平有待提升，主要是管理人员对档案管理工作重视不够。一方面，由于档案管理工作的复杂性，而且大多数档案管理人员往往身兼数职，而且档案管理工作比其他工作更枯燥乏味，管理人员容易丧失工作积极性。另一方面，由于大多数单位没有建立健全的档案管理制度。随着时代的发展，传统的档案管理方式已无法满足当前实际发展需求，同时档案管理人员的观念与接受新鲜事物的能力有待提升，这些因素是档案规范化管理水平不高的主要原因。

（二）档案管理信息化程度低

当前部分单位仍然沿用传统的档案管理方式，效率较低，文件管理工作量较大，标准化程度低等现象。首先，传统模式在处理文件时一旦中间某个环节出现问题，就可能需要推翻之前的工作从头开始，导致文件处理缓慢；其次，随着工作节奏的加快，档案的更新速度也在不断提高，这也在一定程度上增加了档案管理的难度。传统的纸质文档不容易搜索和保存。当需要检索信息时，需要大量的时间和人力进行检索。这不仅制约了档案规范化管理进程的推进，也导致了档案管理质量和效率未能得到明显提高。

（三）档案管理队伍素质低

档案管理人员需要直接参与档案管理工作，他们的素质将直接影响档案管理的质量和效率，甚至影响档案标准化改革的进程。从整体看，由于档案管理工作相对繁琐，年轻人很难静下心来开展这项工作，而且与其他工作相比，对专业能力和技术的要求都比较低，在选人用人方面存在一定问题，这直接导致档案管理队伍的综合素质不高，档案管理人员的年龄偏老，难以接受新事物、新观念，工作效率较低，这些现象对新制度的实施造成一定的障碍。另外，在档案管理工作的后期没有对管理人员进行专业培训，档案管理队伍无法满足规范化管理的需要。

三、解决档案规范化管理问题的措施

（一）完善档案管理制度

要真正解决档案规范化管理过程中标准化程度不高的问题，需要结合本单位自身发展实际，对原有的档案管理制度进行优化改革，制定符合本单位实际发展需要的档案管理制度，使之档案管理人员在实际工作中有法可依，保证了档案管理规范化进程的顺利进行。各单位在建立和完善档案管理制度过程中，需要注意以下两个方面：一方面，在制定档案管理制度时，要结合本单位未来发展规划，有针对性地开展档案管理工作；另一方面，要注意档案管理系统与本单位其他内部工作的相互配合，使系统更加灵活。针对当前档案管理工作中存在的一系列问题，在查阅档案时，应严格按照有关制度进行科学、系统、全面的分析。档案管理制度的建立和完善，有效防止了档案资料丢失或遗漏现象，确保档案完整准确性。另外，建立更加科学、高效的档案管理体系，完善管理工作流程。

（二）加强档案信息化管理

随着数字信息时代的到来，各单位也需要顺应时代潮流，及时改革和创新档案管理，确保其能更好地服务于本单位的发展。借助国内外先进科技，实现互联网技术与档案管理的充分融合，实现档案共享。在档案信息管理过程中，要特别注重网络个性化档案管理的创建，合理利用局域网，以本单位各部门为主要支撑，开展相关的整理工作，实现相互之间的互联互通各部门，以促进本单位的全面发展。在进行档案信息管理之前，我们需要提前收集相关信息并输入计算机。当我们需要检索档案时，我们可以直接在计算机上搜索，找到打印的目标，这样管理人员就不必浪费大量的时间寻找档案。当档案信息管理得到改进时，只需每隔一段时间对档案信息进行更新和补充，就可以最大限度地保证档案信息数据的完整性。

（三）提高档案管理队伍整体素质

档案是具有机密性的工作，其工作内容相对枯燥乏味。很多档案管理人员在工作若干时间后会失去激情及耐心。因此，在选拔档案管理人员时，首先要选择责任心强、能坚守岗位的人员。随着档案规范化管理进程的推进，为了保证档案信息的保密性和准确性，有必要对档案管理人员进行优化和调整。要加强对现有员工的素质教育，定期组织培训或知识讲座，丰富员工的专业知识，使他们认识到档案管理的重要性。此外，要及时选派一些有技术、有经验、有能力的人才加入档案管理队伍，提高档案管理队伍的综合实力和素质，进一步推进档案规范化管理进程。

四、结束语

总之，档案管理工作不可能一蹴而就，需要长期坚持，在此之前，我们需要全面认识档案管理在本单位运行中的重要作用，从而自觉提升档案管理意识，提高档案管理水平。此外，将信息技术融入到档案管理工作当中，实现档案价值的充分利用、档案管理的规范化、制度化的档案改革。

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