学校基建档案管理工作的现状及对策分析

学校基建档案管理工作的现状及对策分析

张娟

濮阳职业技术学院

摘要：在高校行政管理与档案管理工作中，基建档案管理属于主要内容，真实、全面的基建档案能够让使用者更好地掌握基建过程以及建筑本身，也为学校的后续建设提供了核心依据。在新经济常态下，社会实现了全面的进步，各个高校规模也逐渐扩张，进而使得基建数量逐渐增多，形成了大量基建档案。如何管理好高校基建档案，是需要深入探究的一个问题。

关键词：学校;基建档案;档案管理；现状；对策；

引言

基建档案(基础建设项目档案以下简称“基建档案”)是真实反映基础建设工程全貌的资料,是工程质量的重要组成部分,是项目进行维护、管理、改扩建等工作的重要依据。一个建设项目从立项、招标投标、勘察、设计、施工、检测到竣工验收,建设周期长,参建单位多,内外协调环节众,管理难度大,形成的文件有文字,图纸,影像等形式多样,来源多,数量大。可以说建设项目的档案管理是一个复合型管理学科(档案管理人员需要掌握档案学和工程管理的相关知识),加之高校本身就是一个综合体,存在基建项目种类多(包含教学楼、教职工宿舍、食堂、体育馆、配套基础设施等)档案内容复杂、差异性大的特点。基于此,高校基建档案管理对于档案管理人员的专业度提出了更高的要求,如何保证建设项目档案的规范齐全和有效利用,就要求我们必须深入了解和掌握高校建设项目的档案特点,积极探索档案形成规律,钻研工程管理类相关知识,并从被动接收到前期介入主动出击对建设项目档案进行全程监督指导,切实做好建设项目档案管理工作。

一、高校基建档案管理的重要性

一方面，高校对基础设施进行扩张、建设以及完善时，可通过基建档案重现历史以及证明历史。另一方面，对高校基建项目予以考察、扩建、修复时，基建档案能够为相关工作的顺利进行提供数据方面的支持。例如，其他高校在进行扩张建设的过程中，可以参考已经顺利实现扩建的高效基建档案，并基于此对扩建予以设计和优化，进而增强设计方案的科学性、规范性。

二、高校基建档案特点

1. 专业性强

基建档案涉及的面很广,涵盖可研、勘察、设计、施工、监理、招标采购、档案的相关知识,还包括工程管理过程中所需报批的各种手续文件。复杂的学科和步骤体现出建设项目档案专业性强的特点,这对档案管理的要求也就更高。

2. 复杂性、广泛性

高校基建档案中包含的内容众多，诸如环境、地质、建筑等，这些领域的信息具有复杂性的特点。同时，与工程建设相关单位及部门等基建档案均有涉及，如建设、地质勘探、涉及单位等，这体现出了高校基建档案的广泛性特点。

3. 项目建设周期长,资料收集时间跨度大

建设项目从申请立项到最终档案验收少则3~5年,多则5年以上,而档案资料从项目开始立项就已经产生,且会一直延续到项目竣工,在这期间有些资料会保存在其他部门或单位如学校基建处的施工科、学校的招采中心或施工单位等,这都会增加档案管理的难度,易出现管理不到位的问题。

三、现阶段高校基建档案管理存在的问题

1. 档案管理工作人员缺乏专业素养

在高校提高学生档案创新工作中，存在着档案管理人员缺乏专业素养的现象，导致管理人员无法提高档案管理工作的质量，限制着学生的发展。首先，档案管理人员在档案管理工作中并未及时更新自身的管理理念，不能加强对档案管理工作的重视，限制其提高自身工作水平，并且在实际工作中不能积极参与培训工作，使得管理人员无法提高自身的专业性，不能在高校的要求下加强对专业知识的学习，限制着企业的快速发展。其次，部分管理人员在管理工作中未认识到信息技术的重要性，未提高档案信息化建设的质量。最后，部分管理人员不仅不具备坚实的管理知识，更加不具备信息化专业知识，导致信息化水平降低，不能提高信息查阅速度，导致高校无法提高档案信息管理水平。

2. 相关人员档案意识薄弱,档案归档不及时

档案管理的第一步是收集一切建设工程操作所形成的成果,由于有关单位对档案文件的收集和管理的重视度不够,学校档案人员的工作就很难开展,资料收集存在滞后性,在亲身经历的工作中深刻体会到由于相关人员档案意识薄弱导致档案资料不能及时移交,有效利用,甚至因在个人手中停留时间过长出现损坏乃至遗失的情况,档案资料的归档就很难实现及时性和完整性。

四、高校基建档案的优化策略

1. 优化高校基建档案管理制度

其一，构建科学、合理的基建档案管理制度。高校需要根据内部情况，全面探究基建档案管理工作涉及到的性质、需求等，以便制定相应的规定和制度。并且需做到具体问题具体分析，制定科学的对策，促进高校基建档案资源运用效率的全面提升。其二，对高校基建项目和档案进行同步管理。首先，高校基建工程在建设时需对各类资料进行收集和整理，根据工程不同阶段的具体状况，落实好采集、整理基建档案资料等相关工作。其次，提高档案资料的完整性。开展项目验收工作的过程中，档案管理人员需要将前期文件建设、整理等工作做好，避免重要数据出现丢失的情况。最后，加强档案部门与各部门之间的了解。结合基建项目特点，设置专门人员跟踪工程进度，明确工作任务、责任、要求等，确保档案收集的真实性和实效性。其三，高校要通过问责机制以及考核指标等将基建档案管理工作所具备的重要作用突显出来，建立基建部门和档案部门职责清晰、相互监督以及协调合作的新模式，共同完成基建档案管理工作。

2. 提升人员主观能动性,将被动变主动

项目档案人员应走出去多与各部门人员沟通,定期主动询问项目资料产生情况,并主动参与到项目的整个建设工程中,做到“前端有指导,中端有把控,末端有审查”,具体操作就是在某阶段开始前对相关单位责任人进行技术交底,明确档案归档的各项标准和要求,并对单位提出的疑问进行解答,形成共识;在项目建设的重要节点如开工后,结构封顶后,竣工验收前或者定期对项目资料进行检查,与资料员沟通,有问题及时纠正,减少或避免后期整改的情况发生;项目竣工移交档案资料时要严格审查项目资料是否符合归档要求,保证档案的完整性和准确性。

3. 加强档案管理人员的专业素质

基建档案管理人员的专业能力和素养决定着整体工作的质量、效率[3]。作为管理工作的大类，基建档案管理工作在具体落实的过程中，对工作人员的专业性要求较高，例如需具丰富的管理经验，确保能够对基建档案进行科学的分类等。并且，档案管理人员提出的某些建议还能够增强管理工作的合理性、科学性，进而促进工作效率的提高。因此，高校需定期对档案管理工作人员开展专业技能、知识培训，确保其能够熟练掌握和工作相关的方法，并将学习到的内容运用到具体的工作之中，进而更好地开展基建档案管理工作。

结束语

基建档案是高校的宝贵财富,是学校基本建设的历史见证,也反映学校硬件设施的整体水平。基建档案工作是一项管理性极强的工作,它的信息化管理水平高低,与学校现代化程度息息相关。所以要从档案事业的发展趋势来对待学校基建档案管理的现代化问题,不断推进、完善高校基建档案的信息化管理工作,适应时代发展,也满足智慧校园的整体需要。

参考文献

[1]康芃.探究高校基建档案管理现实问题和改革之道[C].中冶建筑研究总院有限公司.中冶建筑研究总院有限公司:工业建筑杂志社,2020:1780-1782.

[2]张红梅.高校基建档案数字化的必要性和紧迫性研究[J].城建档案,2020(07):27-28.

[3]于健.如何做好高校基建档案规范化管理[J].城建档案,2019(08):65-66.

[4]梁世承.高校基建工程档案的管理困境与策略[J].城市建筑,2019,16(12):169-170.

[5]陈丽华.新常态下基建档案管理策略分析[J].城建档案,2018(12):82-83.