机要文件管理工作的相关要点

机要文件管理工作的相关要点

马一满

重庆燃气集团股份有限公司大渡口分公司 400060

【摘要】机要文件管理工作有着重要的作用，同时其时效性强，需要很强的保密性。在具体进行机要文件管理中，需要设置完善的管理制度和规范，制定具体的管理环节，同时加强机要文件信息化的有效管理，不断提高工作者的专业技能和综合素养，保证机要文件保密性，提高安全管理的效率和水平，从而使其能够给企业其他工作开展服务。

【关键词】机要文件；管理；相关；要点

机要文件保密工作的有效开展，能提升国有企业对于自身重要技术、管理模式、重要决策内容等的控制力。机要文件往往会涉及到国有企业的核心竞争内容，保密工作的开展，应提升相关人员工作能力、工作效率，保障有关工作良好开展，取得高质量工作成效。

一、制定适合实际工作的管理制度

机要文件主要是发挥其凭证和参考的作用。制定相应的制度，对于消除文件流失隐患，确保机要文件的安全保密有着积极的意义，因此应根据现行有效的保密法和单位保密管理实施细则制定有约束性和针对性的管理制度，制度应当既便于业务工作又保证保密;在日常工作过程中，还应当根据实际情况不断完善制度，制定符合实际工作的制度。根据机要文件的特点，应制定以下制度:

(一)机要文件管理员工作操作规程

按照机要文件的特点和类别，制定对应的程序和步骤，机要管理人员在日常工作时应严格按操作规程办理业务。

(二)机要文件登记制度

详细记载与文件相关的信息，记录文件传递的每一个环节，掌握机要文件的走向，做到有据可查。

(三)建立常态化自查制度

每日清点当日接收、发放机要文件的情况，核实持有文件是否与登记的台账对应，做到日事日毕，发现问题及时纠正，确保机要文件的保密安全。

(四)制定督促检查的制度

保密部门定期对机要文件的流转管理情况进行检查，对不足之处提出整改措施，确保机要文件的安全。

二、设置机要文件管理的具体环节

机要文件管理的工作环节主要有清点、签收、登记、发放、清退、借阅、存档和销毁等环节。每个环节都环环相扣，相互联系，任何一个环节出现问题，都可能导致泄密事件的发生。因此，在每一个工作环节中，都应严格遵守机要文件管理制度。各环节具体操作要求如下:

(一)清点及签收

在签收机要通信局投递来的机要件时应认真清点件数，检查机要件封口是否完好，有无破损、启封、拆取内装文件的痕迹，清点无误应签署姓名和日期。

(二)登记

收到机要文件登记时应将文件的来文单位、签收日期、文件编号、文件标题、文件份数和页数、密级和保密期限等全部要素逐项登记齐全，为便于管理，涉密文件与非密文件应分开登记。

(三)发放

发放机要文件要及时准确，发放时应当根据文件内容，按部门职能分发，注意文件中提到的要求报送截止时间或者开会时间等时效性要求，发放文件时做好提醒，涉密文件应当注意文件的知悉范围。

(四)清退和借阅

为保证机要文件的安全性，应当定期清点、催退文件，可以列出清单催退，文件归还后再次使用应当办理借阅手续，机要人员应把好借阅关，做好登记。

(五)存档和销毁

清退和使用完毕的文件应分类、立卷和归档，作为档案资料以后利用，无存档价值的按保密要求审批后销毁。

三、做好机要文件的电子化管理

随着现代网络和信息化的迅速发展，高效便捷的办公自动化手段已经普遍应用，机要文件管理也应从单一的纸质管理，逐渐向电子化管理转变。电子化管理可以提高工作效率，节约时间成本，对于机要文件的现代化管理有着重要的意义。

(一)机要文件电子化的趋势

首先，机要文件的载体种类日趋多样化，如光盘、U盘、移动硬盘、存储卡等具有存储功能的大容量介质在日常工作中应用非常普遍。其次，文件流转形式由传统的纸质文件流转逐渐转变为网络传递。

(二)电子化机要文件的保密管理

机要文件的电子化为工作带来方便的同时，也增加了机要文件的泄密隐患。要做好机要文件电子化的保密管理工作，加强保密意识、提高思想觉悟。要将保密工作落实到以下具体工作中:1.应当配备保密措施可靠的软件及相应的硬件，处理电子机要文件的办公计算机应安装正版软件，及时更新杀毒软件和防火墙;处理机要文件的计算机应当设置符合要求的密码，应设有专门的身份认证系统。2.控制机要文件传递的安全性和电子文件的使用权限，在需要向外单位传递和接收电子机要文件时应经过严格的审查和保密检查，确保机要文件的保密性。

四、提高机要管理人员专业技能和素质

(一)选拔机要人员

机要文件管理的岗位应当安排责任心强和热爱机要工作的人员，管理机要文件的人员需要细心缜密、任劳任怨的工作精神。

(二)加强学习，胜任本职工作

机要文件管理员应通过多渠道多形式的学习，提高自身文化素养和专业知识，树立正确的价值观和责任感，将工作态度和能力与机要文件管理紧密相连;注重党的方针、政策和制度的学习，牢记工作职责和肩负的使命，加强文件管理相关业务知识的学习，做到懂制度、业务精。

(三)通过培训，提高业务水平

单位应积极寻找培训机会，对机要人员进行专业知识培训，提高机要人员的业务素质，增强其职责意识。

(四)注重保密意识的增强

对机要管理人员应当加强保密培训和教育，通过举办专题讲座、案例讲解、观看警示教育片、印发宣传材料，经常开展多种形式的宣传活动，增强机要人员的保密意识，在工作中随时绷紧保密之弦，建立强烈的责任感。

(五)提高机要管理人员的工作积极性

在工作中给予适当精神奖励或物质奖励，调动机要人员的积极性、创造性和主观能动性，让机要管理人员更加热爱机要本职工作。

五、结束语

国有企业进行机要文件保密工作，对于国有企业的安全发展具有重要意义。提升在文件保密方面的思想认知，提升领导人员的重视程度，传递科学化的机要文件保密要求。发挥机要文件保密工作中的人才优势，提升工作落实优势；健全机要文件保密制度，提升工作的依据性和保密性；利用各种科学技术手段，提升技术保障优势。

【参考文献】

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[2]余鹏.浅谈事业单位机关机要文件细节化管理[J].办公室业务，2020(20):11+33.

[3]张艳芬.新时期对机要文件管理员的要求[J].现代经济信息，2018(22):110.