浅谈计生药具档案管理工作中存在的问题及改进措施

浅谈计生药具档案管理工作中存在的问题及改进措施

张艳

陕西省宝鸡市岐山县妇幼保健计划生育服务中心 陕西省宝鸡市 722499

计划生育工作是我国的基本国策，直接影响着我国经济水平的发展和生产力的提升，是实现奔小康社会的重要策略。在我国控制人口计划生育政策出台的很长一段时间内，计划生育药具起着非常重要的作用，为有效控制人口的增长作出了很大的贡献，药具工作是计划生育工作顺利进行的物质保障，因此计生药具档案管理工作显得尤为重要^[1]。科学地进行计划生育药具档案管理，能够有效地提升计划生育工作的效率和质量，构造和谐社会^[2]。当前，我国计生药具管理工作在不断的改革的同时，也在不断提升档案管理水平。但是，在获得成绩的背后也暴露了一些不足之处，严重的制约着计划生育工作的健康发展。

　　一、当前基层人口计生药具档案管理工作中存在的一些问题

　　1、存在认识上的偏差。在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部认为计生药具档案的管理无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，加上部门改革使职能上有所变化，导致从认识上对计生药具档案管理不重视，认为档案管不管无关紧要，因此工作敷衍了事，致使档案资料收集不规范、归档不及时的现象存在。

　　2、内容存在漏管漏档情况。由于过去实行计划生育政策落实实行“一票否决”，少数乡镇在计生药具档案工作中没有严格落实计生节育方面的工作，由于人员变化等方面的原因对计生药具档案没有管理到位，偶尔出现漏管漏档的现象。

　　3、监督检查流于形式。检查组“走马观花”式的检查不能真正解决基层档案管理工作存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。

4、档案管理培训少数。基层计生药具档案管理人员参加县级以上档案规范管理方面培训较少，导致档案管理专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，影响档案管理水平的提高。

5、档案管理经费保障不足。基层计生档案管理存在支持经费保障不足问题，不能有效的规范档案的保存，不能实现档案电子化管理。

　6、管理制度不健全。对建立计生药具档案没有统一标准的要求，没有规范和完善管理制度，特别基层对自己的计生药具档案管理工作责任不明，处于放任状态，不能按科学化的电子化原则和规范收集归档，管理水平亟待提高。

　二、提升计划生育药具档案管理的措施

　　随着我国计划生育工作的陆续开展，并取得了较多成果，计划生育药具档案管理工作是计划生育工作的重要组成部分，计划生育药具档案管理工作的重要性也越来越得到重视^[3]。随着新时期对档案管理要求的不断增高，探索新的档案管理手段和管理方式也成为当前急需解决的问题。

　　1、档案工作者的角色定位。在传统档案管理中，由于主要的管理方式是手动管理，因此档案管理人员相当于保管人员，对计划生育药具档案起到保护和整理的作用。但是随着信息技术进入到档案管理工作中，档案管理人员也进行了重新的角色定位，以最快的速度提升个人知识水平，提升个人自身修养，努力适应新的档案管理工作对管理人员的挑战。只有这样，才能以更专业的管理方式、更贴近群众的管理态度为社会提供高质量的档案信息与资料，体现计划生育药具档案管理工作的实用性与科学性。

　　2、加强对档案管理的宣传。计划生育药具档案管理能够有效促进计划生育工作的进行，是党和国家事业发展的重要环节之一^[4]。作为计划生育药具档案的管理人员，应采用多种媒介对档案管理所涉及到的人员进行档案管理法律法规的宣传和教育，提升各地干部、工作人员对档案管理的认识，不断完善档案管理工作人员的专业知识和业务水平，普及工作人员对档案管理的思想认识，并将计划生育药具档案管理工作作为社会主义的发展规划，促使当地政府机关提供更多的资金、物质和人力支持，保障档案管理工作能够顺利进行和推广。

　　3、推进档案管理信息化的发展。随着信息技术在各行各业中的应用，档案管理工作人员应将信息技术引入当前的计划生育药具档案管理中，给档案管理模式和手段带来新的变革。在档案管理中，应建立档案网络化管理体系，实施计划生育药具档案的分级管理，并组建熟悉计算机技术、网络技术的小组，确保档案管理信息系统能够按照正常的方式运行，并对系统进行定期维护。

　　4、重视档案人员的在职培训。要积极组织档案人员参加业务培训和技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力^[5]。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。

　　5、合理调配人才，优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构，并使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，利于整体效能的发挥。

计划生育药具档案是记录计划生育药具工作发展历史及发展轨迹的综合性载体，是包含了药具工作信息的系统性信息库^[6]。做好计划生育药具档案的管理是药具档案发挥其社会作用和利用价值的重要途径，是衡量药具工作业绩与管理水平的重要尺度^[7]。对于计划生育事业的发展以及促进社会人文、经济发展具有重要的作用。作为档案管理人员，应努力提升个人综合素质，提升档案管理观念，力争在最短时间内完善档案管理的信息化建设和基础设施建设，完善档案管理的队伍建设，用现代化管理思想和管理方式武装自己的大脑，推动地方计划生育药具档案管理工作健康快速的发展。

【参考文献】

[1]饶净.浅论如何做好基层计生药具档案管理工作[J].人口与计划生育,2016(02):24-25.

[2]谭攸扬.计划生育档案管理存在的问题和解决途径分析[J].卷宗,2020,10(4):31.

[3]吴诗成.湖北利川市创新计生药具服务管理模式[J].人口与计划生育,2014,(11):12.

[4]刘一灿,刘烨.河南省人口和计生药管站检查组到辉县市检查指导计生药具示范站工作[J].黄河.黄土.黄种人,2018(01):56.

[5]齐涛.浅谈如何做好计划生育药具档案管理工作[J].卷宗,2018,8(35):72. 

[6]姜克峰.新时期做好基层计生药具档案管理工作的分析[J].人力资源管理,2018,(4):223.

[7]饶净.浅论如何做好计划生育药具档案管理工作[J].青春岁月,2015,(12):570-570,571.